Depuis plus de 20 ans, MMedia accompagne les TPE et PME dans la gestion de leur parc informatique. L’entreprise familiale, dirigée par Emmanuel Boisseau, intervient principalement dans le Lot-et-Garonne et effectue des missions d’installation, de maintenance et de dépannage de matériel informatique auprès de ses clients.
Avec une centaine de contrats actifs et plus de 300 postes clients à gérer, la société devait trouver une solution simple, ergonomique et adaptée à son métier pour facturer efficacement et piloter ses contrats récurrents de prestation informatique. C’est ainsi que MMedia a choisi d’implémenter Kwixéo début 2024 lorsque son ancien logiciel est devenu obsolète.
“Nous avons dû changer d’outil de gestion et de facturation”
Quand je me suis installé à mon compte, j’étais certifié Apisoft. J’ai naturellement suivi leur évolution jusqu’à Sage PE, que j’utilisais notamment pour la gestion de mes contrats de maintenance informatique. Mais lorsque Sage a décidé d’abandonner ce produit, je me suis retrouvé sans solution vraiment adaptée à mon activité.
J’ai alors testé plusieurs alternatives comme Evoliz ou EBP. À chaque fois, la même déception : aucune ne me permettait de gérer simplement mes contrats récurrents, pourtant au cœur de mon modèle économique. Dans certains cas, il fallait même supprimer le contrat et la facture pour en recréer un nouveau ! C’était une perte de temps et une source d’erreurs.
En tant que prestataire informatique travaillant principalement avec des TPE et PME locales, la majorité de mes factures sont mensuelles et récurrentes. Sans logiciel adapté, la gestion devenait infernale : deux jours par mois consacrés uniquement à la facturation, et parfois jusqu’à une semaine complète sans outil digital, par le passé.
“Une gestion des contrats récurrents fluide… parmi d’autres fonctionnalités très utiles”
J’ai découvert Kwixéo il y a un an et demi. Après plusieurs essais et comparaisons avec des solutions concurrentes, j’ai rapidement compris que c’était l’outil qu’il me fallait.
Ce qui m’a convaincu :
- La gestion des contrats récurrents est incroyablement fluide. Qu’ils soient mensuels, trimestriels ou annuels, il suffit de quelques clics pour éditer devis, factures et contrats et choisir la périodicité désirée.
- Je peux ajuster facilement mon abonnement au service en fonction de mes besoins : ajouter ou retirer un module, modifier mon nombre de licences, etc. C’est un vrai plus, car les TPE et PME évoluent vite et ont besoin d’une tarification agile.
- Le module de facturation est clair et bien pensé. Ma femme, qui gère la comptabilité, utilise sans difficulté les mandats SEPA et les exports comptables.
- L’éditeur de documents est un vrai atout : devis et factures deviennent plus visuels avec des photos et une mise en forme soignée personnalisable à l’envie. Je mets en gras, je souligne, je change de taille de police et de typographie, etc. Les clients apprécient cette présentation plus professionnelle, moins uniforme et interchangeable.
- Tout est centralisé dans une seule interface : contrats, factures, notes, tâches, historique client. Grâce au moteur de recherche interne, je retrouve immédiatement l’historique d’un client, ses factures ou nos échanges, ce qui me permet de répondre rapidement à ses demandes. Il m’est également possible de retrouver un produit selon son numéro de produit ou sa licence.
Les bénéfices au quotidien
J’ai pris mon temps pour migrer de Sage vers Kwixéo, mais l’import de mes données s’est fait de façon très fluide, plus que ce que j’imaginais pour un ERP.
Concrètement, Kwixéo m’a fait gagner un temps considérable. Là où je passais plusieurs jours chaque mois sur la gestion administrative, je n’y consacre plus qu’un quart d’heure à une heure.
Une grande partie de mon travail se fait à distance grâce à des outils spécialisés, mais je me déplace aussi sur site quand c’est nécessaire. J’ai besoin d’être totalement disponible pour mes clients, et Kwixéo m’apporte cette liberté. J’apprécie aussi sa souplesse : si demain j’ai besoin de nouvelles fonctionnalités, je peux les ajouter. Par exemple, je songe en ce moment à essayer la signature électronique. Et si au contraire je dois réduire mes besoins ou que je n’utilise pas le module, c’est tout aussi simple, il me suffit de le désinstaller.
Je rajouterai que le contact direct avec l’équipe, que ce soit les développeurs ou le gérant, Julien, est un autre point fort de la solution. Même si le soft reste récent, l’équipe prend le temps de l’améliorer, d’échanger avec les clients et de faire évoluer la solution en fonction de nos retours. Ils se sont toujours montrés réactifs et ouverts à mes questions, ce que j’apprécie et qui manquait dans un gros logiciel.
Conclusion
En définitive, je dirais que Kwixéo est un ERP polyvalent et bien pensé pour les prestataires de services informatiques. Il combine la simplicité d’un logiciel généraliste avec la puissance d’un outil capable de gérer efficacement des contrats récurrents, ce qui est essentiel pour mon activité.
Je suis persuadé que Kwixéo pourra être très utile à de nombreux adhérents de la FP2I pour gérer leurs contrats et abonnements récurrents. Je vais le recommander autour de moi et sans doute à certains clients dont l’activité pourrait être digitalisée.
