Chez Kwixéo, la sécurité et la confidentialité de vos données sont une priorité. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la fiabilité de notre service et à protéger les informations qui nous sont confiées.
Cette page présente nos pratiques en matière de sécurité ainsi que les données susceptibles d’être collectées et traitées lors de l’utilisation de Kwixéo.
Données collectées et traitées
Dans le cadre de l’utilisation de Kwixéo, nous pouvons traiter différentes catégories de données selon les fonctionnalités utilisées.
Il peut notamment s’agir :
- des informations relatives au compte utilisateur : nom, prénom, adresse e-mail et coordonnées professionnelles ;
- des informations relatives à l’entreprise utilisant Kwixéo ;
- des informations concernant les clients, prospects, fournisseurs et autres tiers enregistrés par les utilisateurs ;
- des données commerciales et de gestion saisies dans Kwixéo : devis, factures, commandes, contrats, produits, prestations, tâches, rendez-vous et autres informations nécessaires aux fonctionnalités utilisées ;
- des documents et fichiers enregistrés dans l’application ;
- des informations provenant de services externes lorsque l’utilisateur choisit d’activer une intégration ;
- des données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service, telles que les journaux de connexion et informations techniques associées.
Le contenu enregistré dans Kwixéo est déterminé par nos clients et leurs utilisateurs en fonction de leur utilisation du logiciel.
Pourquoi utilisons-nous ces données ?
Les données sont traitées uniquement lorsqu’elles sont nécessaires au fonctionnement de Kwixéo et notamment pour :
- fournir les fonctionnalités du logiciel ;
- gérer les comptes et les droits des utilisateurs ;
- permettre la gestion commerciale, la facturation, le CRM, les achats, les stocks, les contrats et les autres fonctionnalités activées ;
- synchroniser les données avec les services externes volontairement connectés par l’utilisateur ;
- permettre l’envoi de communications ou de documents demandés par l’utilisateur ;
- assurer la sécurité, la maintenance et le bon fonctionnement du service ;
- fournir l’assistance demandée par nos utilisateurs ;
- respecter nos obligations légales et réglementaires.
Les données ne sont pas vendues ni exploitées à des fins publicitaires.
Connexion aux services Google
Kwixéo permet aux utilisateurs qui le souhaitent de connecter leur compte Google afin de synchroniser certaines informations avec leur CRM et d’utiliser certains services Google directement depuis Kwixéo.
Cette connexion est facultative et nécessite l’autorisation explicite de l’utilisateur par l’intermédiaire du mécanisme d’autorisation OAuth de Google.
Les autorisations demandées dépendent des fonctionnalités Google utilisées par l’utilisateur.
Google Agenda
Kwixéo propose une synchronisation avec Google Agenda.
Lorsque cette fonctionnalité est activée, Kwixéo peut accéder aux agendas, événements et paramètres Google Agenda nécessaires à la synchronisation.
La synchronisation étant bidirectionnelle, Kwixéo peut consulter, créer, modifier et supprimer les éléments concernés.
Lorsqu’un événement synchronisé est créé, modifié ou supprimé dans Kwixéo, cette modification peut ainsi être répercutée dans Google Agenda. Inversement, les modifications réalisées dans Google Agenda peuvent être synchronisées avec Kwixéo.
Kwixéo peut également consulter les paramètres de Google Agenda nécessaires au fonctionnement de cette synchronisation.
Google Contacts
Kwixéo permet de synchroniser les contacts du CRM avec Google Contacts.
Lorsque cette fonctionnalité est activée, Kwixéo peut consulter, créer, modifier et supprimer les contacts concernés afin d’assurer une synchronisation bidirectionnelle entre Kwixéo et le compte Google connecté.
Les données concernées peuvent notamment comprendre le nom, le prénom, l’entreprise, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les adresses postales et les autres informations présentes dans les contacts synchronisés.
Une modification ou une suppression effectuée dans l’un des services peut être répercutée dans l’autre lorsque le contact est concerné par la synchronisation.
Google Tasks
Kwixéo permet également de synchroniser les tâches du CRM avec Google Tasks.
Lorsque cette fonctionnalité est activée, Kwixéo peut consulter les listes de tâches et les tâches associées au compte Google connecté ainsi que créer, modifier, organiser ou supprimer les tâches nécessaires à la synchronisation.
Cette synchronisation peut fonctionner dans les deux sens afin que les modifications effectuées dans Kwixéo ou Google Tasks soient répercutées dans l’autre service.
Gmail
Kwixéo peut permettre à l’utilisateur d’envoyer des e-mails depuis son compte Google directement à partir de Kwixéo.
Pour cette fonctionnalité, Kwixéo utilise une autorisation permettant d’envoyer des e-mails au nom de l’utilisateur.
Cette autorisation n’accorde pas à Kwixéo l’accès à la lecture de la boîte de réception Gmail de l’utilisateur.
L’accès est utilisé uniquement lorsqu’un e-mail doit être envoyé dans le cadre d’une fonctionnalité demandée par l’utilisateur.
Utilisation des données provenant de Google
Les données obtenues par l’intermédiaire des API Google sont utilisées exclusivement afin de fournir les fonctionnalités Google activées par l’utilisateur dans Kwixéo, notamment la synchronisation des contacts, agendas, événements et tâches ainsi que l’envoi d’e-mails.
Kwixéo ne vend pas les données obtenues depuis les services Google.
Ces données ne sont pas utilisées pour :
- afficher ou personnaliser des publicités ;
- réaliser du ciblage ou du profilage publicitaire ;
- déterminer la solvabilité d’une personne ;
- constituer ou enrichir des bases de données destinées à être revendues ;
- entraîner ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle ou de machine learning généralisés.
L’utilisation par Kwixéo des informations reçues depuis les API Google respecte la Google API Services User Data Policy, notamment les exigences relatives au Limited Use.
Stockage des données liées aux services Google
Lorsque cela est nécessaire au fonctionnement des intégrations, Kwixéo conserve les informations techniques permettant d’établir et de maintenir la connexion avec le compte Google, notamment les autorisations et jetons OAuth nécessaires.
Les données synchronisées peuvent être enregistrées dans Kwixéo lorsque cela est nécessaire pour assurer les fonctionnalités demandées par l’utilisateur, par exemple lorsqu’un contact, une tâche ou un événement Google est synchronisé avec le CRM.
Ces informations bénéficient des mêmes mesures de sécurité que les autres données hébergées dans Kwixéo.
Partage et accès aux données Google
Kwixéo ne vend ni ne transmet les données utilisateur obtenues par l’intermédiaire des API Google à des tiers à des fins publicitaires ou commerciales.
Un transfert peut uniquement intervenir lorsqu’il est nécessaire à la fourniture d’une fonctionnalité explicitement demandée par l’utilisateur, pour assurer la sécurité du service, pour respecter une obligation légale ou lorsque l’utilisateur a explicitement autorisé le transfert concerné.
Les collaborateurs de Kwixéo n’accèdent pas au contenu des données Google synchronisées, sauf lorsqu’un utilisateur demande explicitement une assistance nécessitant cet accès, lorsque celui-ci est nécessaire pour assurer la sécurité du service ou lorsque la loi l’exige.
Déconnexion et suppression des données Google
L’utilisateur peut à tout moment désactiver une synchronisation ou déconnecter son compte Google de Kwixéo.
Il peut également révoquer directement les autorisations accordées à Kwixéo depuis les paramètres de sécurité de son compte Google.
La révocation ou la déconnexion empêche Kwixéo d’effectuer de nouveaux accès aux services Google concernés avec cette autorisation.
L’utilisateur peut également demander la suppression des données personnelles conservées par Kwixéo en nous contactant, sous réserve des données dont la conservation est imposée par une obligation légale ou contractuelle.
Hébergement en France
Vos données sont hébergées chez Octopuce, un prestataire français disposant de serveurs situés exclusivement en France.
Cela permet de conserver les données principales de Kwixéo au sein d’une infrastructure située en France et soumise au cadre européen applicable en matière de protection des données.
Sauvegardes quotidiennes
Nous réalisons une sauvegarde complète de nos serveurs chaque jour.
Ces sauvegardes sont conservées pendant 30 jours et régulièrement testées afin de garantir leur restauration en cas d’incident.
Les sauvegardes arrivées au terme de leur période de conservation sont supprimées selon nos procédures techniques.
Sécurité des échanges
Toutes les communications entre votre navigateur et nos serveurs sont protégées par un chiffrement HTTPS (TLS).
Ainsi, les données échangées avec Kwixéo circulent de manière chiffrée sur Internet.
Les communications avec les services externes et API compatibles sont également réalisées au moyen de connexions sécurisées lorsque celles-ci le permettent.
Protection de l’infrastructure
Nos serveurs bénéficient de protections renforcées et d’un suivi continu afin de prévenir les intrusions et de garantir la stabilité du service.
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la destruction ou la divulgation.
Gestion des accès
L’accès aux environnements sensibles est strictement limité aux personnes autorisées.
Chaque utilisateur dispose de droits adaptés à son rôle et, en cas de départ d’un collaborateur, les accès correspondants sont révoqués.
Disponibilité du service
Kwixéo s’engage à offrir une haute disponibilité de son service.
Notre infrastructure atteint un taux moyen de 99,9 % d’uptime, consultable à tout moment sur notre page de statut.
Confidentialité des données
Vos informations restent strictement confidentielles.
Nous n’accédons pas au contenu de vos données commerciales, par exemple vos devis et factures, sauf lorsque vous nous en faites explicitement la demande dans le cadre d’une intervention d’assistance ou lorsque cet accès est nécessaire pour assurer la sécurité du service ou répondre à une obligation légale.
Les données de nos clients ne sont pas vendues.
Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle généralisés ni à des fins publicitaires.
Prestataires et services externes
Pour assurer le fonctionnement de Kwixéo, nous pouvons faire appel à des prestataires techniques spécialisés, par exemple pour l’hébergement, l’envoi d’e-mails, la sécurité, les communications ou certaines intégrations.
Ces prestataires n’interviennent que dans le cadre nécessaire à la fourniture de leurs services.
Lorsque l’utilisateur choisit volontairement d’activer une intégration avec un service tiers, les informations nécessaires au fonctionnement de cette intégration peuvent être échangées avec ce service.
Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture de Kwixéo, à l’exécution de nos obligations contractuelles et au respect de nos obligations légales et réglementaires.
Certaines données peuvent ainsi faire l’objet de durées de conservation différentes en fonction de leur nature et des obligations légales applicables.
À la fin de la relation contractuelle, les données sont supprimées ou anonymisées conformément aux délais applicables, sous réserve des informations que nous sommes légalement tenus de conserver et des copies temporaires présentes dans nos sauvegardes.
Cookies et services externes
Kwixéo et son site internet utilisent des cookies nécessaires à leur fonctionnement ainsi que, lorsque cela est applicable, des cookies ou services permettant notamment la mesure d’audience et l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Lorsque le consentement de l’utilisateur est requis, les services concernés ne sont activés qu’en fonction de ses choix.
Vous pouvez configurer vos préférences à tout moment via notre gestionnaire de cookies.
Vos droits sur vos données personnelles
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), les personnes concernées disposent, selon les situations, de droits concernant leurs données personnelles, notamment les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité.
Pour exercer vos droits ou obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Kwixéo à l’adresse :
Nous pouvons demander les informations nécessaires afin de vérifier l’identité du demandeur lorsque cela est nécessaire pour protéger les données concernées.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Engagement continu
La sécurité est un processus en constante évolution.
Kwixéo fait évoluer régulièrement ses pratiques techniques et organisationnelles afin de maintenir un niveau de sécurité adapté et de protéger les données qui lui sont confiées.
Dernière mise à jour : 17 septembre 2026
