Le logiciel de gestion pour agences web et de communication

Un logiciel de gestion pour agence web doit permettre de chiffrer des forfaits, de suivre le temps passé sur chaque projet, de rattacher les factures de freelances et de prestataires à l’affaire concernée, et de facturer aussi bien des projets ponctuels que des contrats mensuels. Kwixéo réunit ces usages dans un même logiciel de facturation accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Vous enregistrez une fois vos prestations et vos taux journaliers, puis vous composez chaque proposition en sélectionnant les phases concernées : cadrage, direction artistique, production, développement, diffusion. Vous choisissez le taux de TVA applicable à chaque ligne et Kwixéo calcule les montants HT, la TVA et le total TTC, avec les mentions obligatoires. Les propositions récurrentes peuvent être enregistrées comme modèles réutilisables.

Oui. Chaque saisie de temps est rattachée à un projet ou à une intervention, et à un intervenant. Vous comparez ensuite le temps prévu au temps réellement passé pour ajuster vos prochains forfaits. Le suivi des affaires et du temps passé est disponible avec l’offre Expert.

Les factures de freelances, prestataires et régies s’enregistrent dans Kwixéo et se rattachent au projet concerné. Vous connaissez ainsi la sous-traitance engagée sur chaque affaire, et vous suivez les échéances de paiement avec le reste de votre trésorerie.

Le module Contrats et abonnements permet de gérer vos contrats de maintenance, d’hébergement ou d’accompagnement mensuel, de définir leur périodicité et de générer automatiquement les factures aux échéances prévues. Vous suivez ensuite les règlements et pouvez utiliser les prélèvements SEPA ou les liens de paiement selon votre offre.

Oui. Vous pouvez générer une facture d’acompte depuis un devis accepté, puis facturer le solde à la livraison, l’acompte étant automatiquement déduit. Pour les projets longs, la facturation à l’avancement, disponible avec l’offre Expert, permet de facturer au fur et à mesure des jalons.

En rapprochant trois éléments suivis dans Kwixéo : le montant vendu au forfait, les achats et la sous-traitance engagés, et le temps passé par l’équipe. Vous retrouvez également votre chiffre d’affaires, vos marges et vos encaissements dans un tableau de bord.

Oui. Les dossiers clients, documents, tâches et agendas sont partagés entre les membres de l’équipe, avec des droits selon les profils.

Les agences sont concernées par la réforme française de la facturation électronique selon le calendrier applicable aux entreprises. La réception des factures électroniques est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour les entreprises assujetties concernées, et l’émission ainsi que l’e-reporting deviennent obligatoires à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises concernées. Kwixéo intègre l’émission et la réception des factures électroniques via une plateforme agréée, ainsi que l’e-reporting.

Les prestations aux particuliers et les opérations avec des clients établis hors de France ne suivent pas le même circuit que les opérations entre entreprises françaises assujetties. Elles peuvent relever de l’e-reporting, qui consiste à transmettre les données des transactions et, selon les cas, des encaissements. Pour les PME et micro-entreprises concernées, cette obligation commence le 1er septembre 2027.

Kwixéo propose plusieurs offres selon les fonctionnalités dont votre agence a besoin. Les tarifs commencent à 18,33 € HT par mois avec un abonnement annuel, et les fonctions présentées sur cette page dépendent de l’offre choisie : le suivi des affaires, le temps passé et la facturation à l’avancement relèvent de l’offre Expert. Vous pouvez essayer Kwixéo gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire et sans engagement.