Le logiciel de gestion pour les bureaux d’études

Un logiciel de gestion pour bureau d’études doit permettre de chiffrer des missions au forfait ou en régie, d’imputer les temps à la bonne affaire, de rattacher les dépenses et la sous-traitance au dossier concerné, puis de facturer par jalons ou au temps passé. Kwixéo réunit ces usages dans un même logiciel de facturation accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Vous enregistrez une fois vos prestations d’étude et vos taux journaliers par profil, puis vous composez chaque proposition en sélectionnant les phases concernées : diagnostic, études préliminaires, études d’exécution, suivi de chantier. Vous choisissez le taux de TVA applicable à chaque ligne et Kwixéo calcule les montants HT, la TVA et le total TTC, avec les mentions obligatoires.

Oui. Vos lignes de devis et de facture peuvent être exprimées en jours ou en heures, avec le taux du profil concerné. Les temps saisis sur l’affaire vous servent de base pour préparer la facture correspondant à la période écoulée.

Le temps se saisit sur l’affaire ou l’intervention à laquelle il se rapporte, par intervenant. Vous comparez ensuite le temps prévu au temps réellement passé, ce qui permet d’ajuster vos prochains forfaits. Le suivi des affaires et du temps passé est disponible avec l’offre Expert.

Oui. Factures de sous-traitants, essais de laboratoire, déplacements et abonnements s’enregistrent dans Kwixéo et s’affectent à l’affaire concernée. Vous connaissez ainsi les dépenses engagées sur chaque mission et vous suivez les échéances de paiement avec le reste de votre trésorerie.

Les frais affectés à une affaire sont visibles au moment de préparer la facture : vous les reportez sur le document, au réel ou selon les modalités prévues au contrat, en les distinguant des honoraires.

Oui. Vous pouvez générer une facture d’acompte depuis un devis accepté, puis facturer chaque phase livrée, l’acompte étant automatiquement déduit du solde. Pour les missions longues, la facturation à l’avancement, disponible avec l’offre Expert, permet de facturer au fur et à mesure.

Le module Contrats et abonnements permet de gérer vos contrats d’assistance ou de maintenance, de définir leur périodicité et de générer automatiquement les factures aux échéances prévues. Vous suivez ensuite les règlements et pouvez utiliser les prélèvements SEPA ou les liens de paiement selon votre offre.

Oui. Les dossiers clients, documents, tâches et agendas sont partagés entre les membres de l’équipe, avec des droits selon les profils.

Les bureaux d’études sont concernés par la réforme française de la facturation électronique selon le calendrier applicable aux entreprises. La réception des factures électroniques est obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour les entreprises assujetties concernées, et l’émission ainsi que l’e-reporting deviennent obligatoires à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises concernées. Kwixéo intègre l’émission et la réception des factures électroniques via une plateforme agréée, ainsi que l’e-reporting.

Les opérations avec des clients établis hors de France ne suivent pas le même circuit que les opérations entre entreprises françaises assujetties. Elles peuvent relever de l’e-reporting, qui consiste à transmettre les données des transactions et, selon les cas, des encaissements. Pour les PME et micro-entreprises concernées, cette obligation commence le 1er septembre 2027.

Kwixéo propose plusieurs offres selon les fonctionnalités dont votre structure a besoin. Les tarifs commencent à 18,33 € HT par mois avec un abonnement annuel, et les fonctions présentées sur cette page dépendent de l’offre choisie : la facturation récurrente et les moyens de paiement sont disponibles à partir de Pro, le suivi des affaires, le temps passé et la facturation à l’avancement avec Expert. Vous pouvez essayer Kwixéo gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire et sans engagement.