The Wine School est un organisme de formation œnologique à Paris, qui s’adresse aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers. Sa fondatrice, Stéfany Canard-Luque, propose des ateliers événementiels, des cursus certifiants (WSET) en français et en anglais, ainsi que des formations sur mesure. En parallèle, elle dirige également plusieurs structures immobilières et des entreprises commerciales dans les domaines de la sécurité et de la télésurveillance.
Face à la diversité de ses activités et à la complexité administrative qui en découle, Stéfany cherchait à optimiser ses outils de gestion. Après avoir testé plusieurs ERP, elle choisit Kwixéo pour sa clarté, sa flexibilité, et sa capacité à faciliter la gestion de toutes ses structures. Elle partage avec nous son retour d’expérience.
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balise alt : cas client Stéfany CANARD-LUQUE
Quelles sont vos différentes entreprises et leurs secteurs d’activités ?
Je dirige plusieurs structures aux activités très différentes. Mon entreprise principale, The Wine School, est un organisme de formation basé à Paris. Nous proposons des formations en œnologie, pour les amateurs comme pour les professionnels, en français et en anglais, avec un volet événementiel et une branche diplômante (WSET niveaux 1 à 3). Nous accueillons chaque année entre 350 et 600 apprenants.
En parallèle, je pilote Argolide, une entreprise de télésurveillance accessible 24h/24 et 7j/7, qui s’adresse à une clientèle B2B et B2C. Elle propose une plateforme technique qui permet de gérer à distance les alarmes de nos clients et les interventions de sécurité lorsque cela est nécessaire. Nous sommes présents sur tout le territoire. Cette activité fonctionne en synergie avec Securinter, notre société de téléopérateurs spécialisée dans le pilotage des agents de sécurité.
Enfin, je gère également plusieurs structures dans le secteur immobilier, regroupées sous l’enseigne SOGEPIM. Je loue des biens immobiliers et des immeubles. Nous sommes en pleine réorganisation pour fusionner et rationaliser ces entités d’ici 2026. À terme, mon activité sera structurée autour de deux pôles : les sociétés commerciales d’un côté et les sociétés immobilières de l’autre.
Depuis quand utilisez-vous Kwixéo et pour quels types d’activités ?
J’ai commencé à utiliser Kwixéo pour mes structures immobilières en 2023. Après un an d’utilisation concluante, j’ai décidé de le généraliser à toutes mes sociétés, c’est-à-dire les entreprises dans le domaine de la sécurité privée.
Kwixéo m’a permis de centraliser la gestion de l’ensemble de mes activités.
J’utilise le module de facturation de base de Kwixéo : création de devis, factures, export comptable, CRM et reporting. J’ai également acheté le module complémentaire qui me permet de gérer et d’envoyer les factures récurrentes pour mes baux et téléopérateurs.
Quelle était votre situation avant Kwixéo ?
Avant d’adopter Kwixéo, ma gestion commerciale et administrative était morcelée et chronophage. J’utilisais plusieurs outils indépendants qui ne communiquaient pas entre eux, ce qui m’obligeait à faire beaucoup de saisies manuelles et de contrôles croisés.
La facturation récurrente, notamment pour mes abonnements, était un vrai casse-tête : je devais créer chaque facture une par une, vérifier les paiements, relancer les clients. Rien que pour générer les factures, cela me prenait des heures chaque mois, sans compter le temps de relecture et les erreurs inévitables.
Côté suivi des devis et des encaissements, c’était tout aussi compliqué : je n’avais pas de vue claire sur l’état de mes ventes, de mes encours, ou sur le chiffre d’affaires par entité. Je naviguais à vue.
En plus, sans automatisation, je passais beaucoup trop de temps sur des tâches répétitives et peu valorisantes, au détriment du développement de mes entreprises. J’avais souvent l’impression de lutter contre mes logiciels plutôt que de m’en servir, car certaines tâches nécessitaient plusieurs clics pour être effectuées. C’est pour cela que je me suis rapidement chargée de trouver de meilleurs outils.
Pourquoi avoir quitté Sage pour un autre ERP ?
À mon arrivée à la tête de l’entreprise, j’ai commencé par revoir l’ensemble de mes outils et partenaires (bancaires, logiciels, etc.) dans une logique d’optimisation financière et fonctionnelle.
J’avais auparavant un ERP historique, Sage, mais je le trouvais peu convivial et très rigide, avec un coût disproportionné par rapport à mes besoins.
J’ai comparé une quinzaine de solutions et testé plusieurs logiciels. Le premier que j’ai retenu était axé sur l’immobilier. Je l’ai testé à petite échelle, sur mes sociétés immobilières, mais il ne m’a pas convaincue. C’est pour cette raison que je suis ensuite passée à Kwixéo, qui dispose d’un positionnement plus généraliste, mais se révèle très personnalisable, agile et adaptable à l’usage. Il convient en réalité parfaitement pour gérer mes locataires, mes charges, ainsi que, bien sûr, mes autres activités. Il est désormais déployé sur l’ensemble de mes activités.
Quels ont été vos critères de sélection pour changer d’outil de gestion numérique ?
Après plusieurs échecs avec mes précédents outils, je n’avais plus envie de passer des semaines à paramétrer mon ERP. Mon besoin était clair : une solution simple à prendre en main, avec une interface conviviale, visuelle, et surtout, un outil capable de s’adapter à la diversité de mes activités. Il me fallait un outil suffisamment flexible pour tout centraliser au niveau gestion, suivi commercial et pré-comptabilité. Quelque chose de simple.
Enfin, je voulais un logiciel qui puisse évoluer avec moi, pas un produit figé.
Qu’est-ce qui vous a convaincue de choisir Kwixéo ?
Ce qui m’a tout de suite séduite chez Kwixéo, c’est l’équilibre entre simplicité d’utilisation et richesse fonctionnelle. L’interface était conviviale, agréable, avec quelques onglets bien pensés : je sais intuitivement où retrouver mes devis, mes factures, mes encaissements, mes abonnements. Les fenêtres et pop-ups sont aussi très bien pensés, tout est rationalisé pour pouvoir démarrer une tâche de n’importe quel onglet sans devoir stopper ce qu’on fait, et sans devoir réaliser trois ou quatre clics différents pour chaque étape ! C’est très appréciable en termes d’ergonomie et de gain de temps.
Ensuite, j’ai été impressionnée par la capacité du logiciel à s’adapter à mes deux univers. Je peux aussi bien gérer mes clients B2B, mes contrats locatifs, mes fiches d’intervention, mes mentions légales CNAPS sur mes factures, etc.
Enfin, au-delà de la technique, c’est aussi la qualité de la relation humaine qui m’a plu. Je connais bien le dirigeant, avec qui j’échange régulièrement dès que j’ai une question. Il m’appelle tout de suite. C’est rassurant de savoir que j’ai un interlocuteur de confiance joignable en cas de besoin.
Quels bénéfices concrets avez-vous observés ?
Le gain de temps est indiscutable. Sur certaines tâches comme la facturation récurrente, j’ai facilement gagné entre 4 à 6 heures par mois avec Kwixéo. Pour mes abonnements mensuels, Kwixéo génère automatiquement les factures, m’envoie une notification, et je n’ai plus qu’à les valider ou les envoyer en masse avec un modèle de mail déjà prêt.
J’ai aussi gagné en clarté : je vois enfin clairement mes devis en attente, mes factures réglées, mes impayés ou mes échéances par entité. Le suivi client est simplifié, je relance plus efficacement, je suis plus réactive. Côté comptabilité aussi, tout est plus lisible : je peux extraire mes données en quelques secondes, envoyer des tableaux clairs à ma comptable, visualiser la répartition de mon chiffre d’affaires.
En définitive, j’ai gagné en sérénité : je n’ai plus besoin de vérifier chaque action ou chaque envoi, je sais que Kwixéo fait bien le travail, ce qui me permet de me concentrer sur le développement de mes entreprises.
Quelles fonctionnalités appréciez-vous particulièrement
J’ai déjà mentionné pas mal de fonctionnalités que j’utilise. Si je devais en retenir quelques-unes, ce serait d’abord la configuration des mails types à envoyer. J’ai créé des variables selon les situations, ce qui me fait gagner un temps fou ! Renouvellement de bail, loyer, inscription à telle formation (en français ou en anglais) : chaque situation a son mail préconfiguré. Il ne me reste plus qu’à l’envoyer en un clic.
Ensuite, j’adore le tableau de bord personnalisable avec ses widgets. J’ai mis une couleur par entité ou type d’activité, ça me permet d’avoir une vue instantanée sur mon chiffre d’affaires, mes encours, mes charges ou encore mes bénéfices. Tout est tellement plus clair et accessible maintenant !
Enfin, c’est simple, mais tellement pratique : voir mes documents commerciaux s’actualiser en temps réel pendant que je les modifie. Plus besoin de cliquer, de télécharger ou de vérifier le document avant de le corriger, tout se met à jour sous mes yeux. Un casse-tête en moins.
Un dernier mot sur votre expérience ?
Kwixéo est un outil à la fois convivial, puissant et très agile. Il m’a permis de gagner du temps, de fluidifier la gestion de mes entreprises. C’est un immense plus de pouvoir m’appuyer sur un logiciel unique pour des entreprises dans des secteurs d’activités différents. On sent que Kwixéo a été pensé pour les PME comme les miennes : il va droit au but, sans complexité inutile.
