Facturer sur Excel : est-ce permis ?

Facturer sur Excel : pourquoi est-ce déconseillé ?

Certains chefs d’entreprise utilisent le logiciel de bureautique Excel pour établir leurs devis et factures. Néanmoins, une parfaite maîtrise de cet outil est indispensable pour éviter les risques d’erreurs dans vos comptes. De plus, travailler sur Excel est à la fois chronophage et complexe. L’idéal est d’acquérir un logiciel de facturation ergonomique qui ne nécessite pas de compétences particulières. Outre le gain de temps, cette solution offre de multiples avantages.

L’utilisation d’un fichier Excel pour éditer des factures est un choix peu judicieux, en raison des nombreux inconvénients que cela présente. En premier lieu, les formules utilisées sont compliquées. Elles nécessitent donc beaucoup de concentration, même pour une personne qui maîtrise bien cet outil. Pour éviter les erreurs, il est indispensable de vérifier constamment les formules appliquées, ce qui peut vous faire perdre un temps fou.

Vous devez aussi procéder à des sauvegardes régulières pour assurer la traçabilité des informations. La moindre faille dans la manipulation de vos documents peut vous coûter cher. En effet, des doublons dans vos factures ou des numéros manquants peuvent vous porter préjudice auprès des services fiscaux. Or, le montant de la TVA à déclarer doit absolument être exact.

Par ailleurs, depuis la loi anti-fraude TVA de 2018, toute entreprise assujettie à la TVA doit utiliser un logiciel de facturation conforme garantissant l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Excel ne répond pas à ces exigences. Et avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire dès 2026, la situation se durcit encore : toutes les entreprises devront émettre et recevoir leurs factures via des plateformes certifiées. Un simple tableur ne peut tout simplement pas s’y conformer.

De plus, les devis et factures rédigés sur Excel ne tiennent pas compte de l’évolution des textes en matière comptable et fiscale. Il vous faudra alors procéder manuellement à la mise à jour de vos documents, ce qui constitue une tâche rébarbative et à faible valeur ajoutée.

Pour toutes ces raisons, il convient de dématérialiser vos opérations de facturation en faisant le choix d’un logiciel performant. La bonne nouvelle, c’est que la transition d’Excel vers un logiciel dédié est aujourd’hui beaucoup plus simple qu’on ne le pense, en particulier avec les solutions en ligne (SaaS) qui ne nécessitent aucune installation.

Ce qu’un logiciel de facturation apporte par rapport à Excel

Au-delà de la conformité, un logiciel de facturation vous fait gagner un temps considérable au quotidien. Modèles de factures prêts à l’emploi, numérotation automatique, calcul de TVA intégré, relances en un clic — autant d’opérations qui prennent des heures sur Excel et quelques secondes avec un outil adapté.

Un logiciel comme Kwixéo va plus loin en connectant votre facturation à d’autres modules essentiels : gestion commerciale, suivi de trésorerie, tableau de bord. Chaque facture émise met automatiquement à jour vos indicateurs. C’est un vrai pilotage d’activité, impossible à reproduire avec un fichier Excel, même bien construit.

Pour les indépendants et auto-entrepreneurs, c’est aussi la garantie de ne pas se tromper sur les mentions obligatoires (numéro SIRET, TVA, conditions de paiement…) qui changent régulièrement.

Remplacer Excel par un logiciel de facturation

Mettez fin aux facturations sur Excel et laissez place à l’automatisation. Optez pour un logiciel de facturation pour les nombreux atouts qu’il présente. Certes, vous pouvez toujours conserver vos anciennes factures, mais assurez-vous de pouvoir les consulter à tout moment.

Changer de système de facturation peut être décourageant. D’autant qu’il faut se familiariser rapidement avec le logiciel pour pouvoir l’utiliser dans les meilleurs délais. Le mieux est donc de choisir une solution de facturation facile à prendre en main, avec des fonctionnalités simples. Assurez-vous toutefois que ces dernières vous permettent réellement d’atteindre vos objectifs.

Ergonomique et souple, le logiciel de facturation Kwixéo s’adapte à toutes les activités professionnelles. En cas de difficultés dans la manipulation de la solution, faites-vous conseiller par notre équipe. Réactifs et à l’écoute, nous saurons vous apporter toute l’aide dont vous avez besoin.

Avec le logiciel de facturation Kwixéo, profitez d’une large gamme de fonctionnalités que vous pouvez paramétrer à votre guise. Simplifiez l’établissement de vos devis et factures, ainsi que la déclaration de vos taxes. Vous êtes assuré de toujours respecter les réglementations en vigueur, et ce, malgré l’évolution permanente des textes législatifs. Kwixéo dispose aussi d’une fonctionnalité de mise à jour automatique et est conforme à la loi antifraude TVA.

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