Logiciel de facturation : ce que dit la loi

Le logiciel de facturation est une solution qui facilite l’édition des documents commerciaux tels que le devis ou la facture. Sur le marché, il se présente aujourd’hui sous diverses variantes, avec des fonctionnalités toujours plus innovantes. Les options proposées ne sont cependant pas les seuls critères à considérer pour le choisir. Il faut par-dessus tout s’assurer que la solution choisie réponde aux normes en vigueur. Revenons sur ces nouvelles réglementations.

Logiciel de facturation : les nouvelles réglementations en vigueur

En janvier 2018, une nouvelle loi vient de bousculer le mode de fonctionnement des entrepreneurs qui œuvrent dans le commerce et la distribution : celle qui les oblige à utiliser un logiciel de facturation agréé par l’administration à la place de leur logiciel classique.

Cette nouvelle mesure entre dans le cadre d’une politique qui vise à lutter contre les fraudes à la TVA. Afin de mieux réglementer les pratiques des commerçants, qui pouvaient auparavant modifier et supprimer librement les données concernant leurs encaissements, l’administration a donc imposé l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié.

Pour être certifié, un logiciel de facturation doit répondre à quatre grandes exigences :

• L’inaltérabilité des données : il doit vous permettre de sauvegarder les données sur vos recettes sans les altérer. Si des modifications ont eu lieu, le logiciel de devis et facture doit présenter un historique les concernant, avec la nature et la date de chaque modification.
• La sécurisation : le logiciel de facturation doit posséder un système de sécurisation fiable, qui permet de sauvegarder les données dans leur état d’origine.
• La conservation : le logiciel de facture doit mettre en avant un système de clôture, qui permet de la réaliser sur un intervalle régulier. Les données enregistrées doivent être conservées pendant 6 ans.
• L’archivage : il doit être possible de figer les données sur le logiciel de facture pendant une durée déterminée au moyen d’un système d’archivage fiable. Cette archive doit être facile d’accès pour l’administration.

Qui doit utiliser ce logiciel de facturation certifié ?

Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, susceptibles de tirer profit d’une éventuelle fraude. Elle s’applique par ailleurs sur toutes les solutions de facturation existantes, qu’il s’agisse d’un logiciel téléchargeable ou d’une application en ligne, d’une solution standard ou spécifique. De même, toutes les données qui concernent une transaction doivent être conservées sur l’application et répondre à ces quatre exigences que sont l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage.

Que risque-t-on si ces dispositions ne sont pas respectées ?

Une entreprise assujettie à la TVA qui omet d’utiliser un logiciel de facturation certifié sera sanctionnée par le paiement d’une amende de 7 500 euros. Elle dispose ensuite de 60 jours pour régler sa situation et se doter d’un logiciel agréé. Lors d’un contrôle administratif, la présentation d’une attestation de la certification est obligatoire afin d’éviter ces sanctions. Cette attestation est fournie par l’éditeur ou par un organisme agréé, si vous avez choisi de faire appel à celui-ci pour certifier votre logiciel de facturation.

Il convient en outre de noter que tous les logiciels utilisés pour gérer les transactions commerciales sont soumis à cette obligation de certification. Il arrive en effet que l’entreprise gère sa facturation au moyen d’un logiciel ERP. Celui-ci doit avoir la même certification que celle nécessaire pour un simple logiciel de facturation.

De même, si vous utilisez plusieurs logiciels de gestion à la fois, ils doivent disposer chacun d’une attestation. Si ce n’est pas le cas, l’amende sera appliquée à chaque logiciel qui n’est pas agréé par l’administration compétente.

Si vous disposez déjà d’un logiciel de devis et facture, pensez donc à vous renseigner auprès de l’éditeur pour obtenir l’attestation nécessaire. Si votre choix n’a pas encore été fait, dirigez-vous directement vers un logiciel de facturation agréé par l’administration. Pour bénéficier d’une solution facile à utiliser, respectant la législation en vigueur, choisissez Kwixéo qui est un logiciel de facturation en ligne certifiée conforme. Avec notre outil, vous profiterez de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront de gérer efficacement et aisément vos factures, et nous vous garantissons transparence et respect de la législation.