Logiciel de facturation : ce que dit la loi

Le logiciel de facturation est une solution qui facilite l’édition des documents commerciaux tels que le devis ou la facture. Sur le marché, il se présente aujourd’hui sous diverses variantes, avec des fonctionnalités toujours plus innovantes. Les options proposées ne sont cependant pas les seuls critères à considérer pour le choisir. Il faut par-dessus tout s’assurer que la solution choisie réponde aux normes en vigueur. Revenons sur ces nouvelles réglementations.

Logiciel de facturation : les nouvelles réglementations en vigueur

En janvier 2018, une nouvelle loi vient de bousculer le mode de fonctionnement des entrepreneurs qui œuvrent dans le commerce et la distribution : celle qui les oblige à utiliser un logiciel de facturation agréé par l’administration à la place de leur logiciel classique.

Cette nouvelle mesure entre dans le cadre d’une politique qui vise à lutter contre les fraudes à la TVA. Afin de mieux réglementer les pratiques des commerçants, qui pouvaient auparavant modifier et supprimer librement les données concernant leurs encaissements, l’administration a donc imposé l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié.

Pour être certifié, un logiciel de facturation doit répondre à quatre grandes exigences :

  • L’inaltérabilité des données : il doit vous permettre de sauvegarder les données sur vos recettes sans les altérer. Si des modifications ont eu lieu, le logiciel de devis et facture doit présenter un historique les concernant, avec la nature et la date de chaque modification.
  • La sécurisation : le logiciel de facturation doit posséder un système de sécurisation fiable, qui permet de sauvegarder les données dans leur état d’origine.
  • La conservation : le logiciel de facture doit mettre en avant un système de clôture, qui permet de la réaliser sur un intervalle régulier. Les données enregistrées doivent être conservées pendant 6 ans.
  • L’archivage : il doit être possible de figer les données sur le logiciel de facture pendant une durée déterminée au moyen d’un système d’archivage fiable. Cette archive doit être facile d’accès pour l’administration.

Qui doit utiliser ce logiciel de facturation certifié ?

Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, susceptibles de tirer profit d’une éventuelle fraude. Elle s’applique par ailleurs sur toutes les solutions de facturation existantes, qu’il s’agisse d’un logiciel téléchargeable ou d’une application en ligne, d’une solution standard ou spécifique. De même, toutes les données qui concernent une transaction doivent être conservées sur l’application et répondre à ces quatre exigences que sont l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage.

Que risque-t-on si ces dispositions ne sont pas respectées ?

Une entreprise assujettie à la TVA qui omet d’utiliser un logiciel de facturation certifié sera sanctionnée par le paiement d’une amende de 7 500 euros. Elle dispose ensuite de 60 jours pour régler sa situation et se doter d’un logiciel agréé. Lors d’un contrôle administratif, la présentation d’une attestation de la certification est obligatoire afin d’éviter ces sanctions. Cette attestation est fournie par l’éditeur ou par un organisme agréé, si vous avez choisi de faire appel à celui-ci pour certifier votre logiciel de facturation.

Il convient en outre de noter que tous les logiciels utilisés pour gérer les transactions commerciales sont soumis à cette obligation de certification. Il arrive en effet que l’entreprise gère sa facturation au moyen d’un logiciel ERP. Celui-ci doit avoir la même certification que celle nécessaire pour un simple logiciel de facturation.

De même, si vous utilisez plusieurs logiciels de gestion à la fois, ils doivent disposer chacun d’une attestation. Si ce n’est pas le cas, l’amende sera appliquée à chaque logiciel qui n’est pas agréé par l’administration compétente.

Si vous disposez déjà d’un logiciel de devis et facture, pensez donc à vous renseigner auprès de l’éditeur pour obtenir l’attestation nécessaire. Si votre choix n’a pas encore été fait, dirigez-vous directement vers un logiciel de facturation agréé par l’administration. Pour bénéficier d’une solution facile à utiliser, respectant la législation en vigueur, choisissez Kwixéo qui est un logiciel de facturation en ligne certifiée conforme. Avec notre outil, vous profiterez de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront de gérer efficacement et aisément vos factures, et nous vous garantissons transparence et respect de la législation.

Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne

Pour les commerciaux et les dirigeants en charge de la facturation, l’apparition du logiciel de facture a été une opportunité de gagner du temps en établissant les factures directement sur un logiciel dédié et optimal. Mais trouver la bonne solution n’est pas toujours facile. D’autant que les options sont nombreuses. Dans cet environnement marqué par la diversité, les logiciels de facturation en ligne comme Kwixéo disposent toutefois d’une bonne longueur d’avance sur les solutions On-Premise. Découvrez quels sont les principaux avantages d’un logiciel de facturation en ligne.

Vos documents accessibles partout, à tout moment avec un logiciel de facture en ligne

Dans la journée, un entrepreneur doit jongler entre ses différentes responsabilités, qui l’amènent parfois à se déplacer chez des clients, des partenaires et des fournisseurs. Le logiciel de facturation en ligne tente ainsi de répondre à cette problématique de mobilité afin de faciliter son quotidien.

En effet s’appuyant sur le stockage en nuage, il est accessible depuis n’importe quel support connecté, ordinateur, tablette ou Smartphone, et offre une grande liberté aux entrepreneurs. Que vous soyez au bureau ou en déplacement, vous pouvez toujours consulter ou éditer une facture et un devis sur votre logiciel.

Des factures sans erreurs et respectant les normes

Pour être en conformité avec la loi, une facture doit comporter quelques mentions obligatoires telles que les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, la date d’édition et le numéro de la facture, le taux de TVA ainsi que les montants HT et TTC. Grâce à un logiciel de devis et facture, tout ceci sera facile à gérer.

Le logiciel vous propose en effet des modèles de facture qui comportent déjà ces champs obligatoires. Il suffit d’y glisser les informations correspondantes. Vous pouvez par ailleurs enregistrer les informations sur vos clients dans la base de données du logiciel afin de les trouver facilement toutes les fois où vous en avez besoin.

Des modèles de facture personnalisables à votre disposition

Les devis et les factures que vous éditez constituent pour le client le reflet de votre image de marque. Il est ainsi important de soigner leur présentation pour faire preuve de professionnalisme et mettre en avant une bonne image de marque. Depuis votre logiciel de devis et facture, il vous sera facile de concevoir des modèles adaptés à votre image. Vous avez accès à des modèles personnalisables, que vous pouvez adapter selon le contexte d’émission de la facture.

Un processus simplifié et optimisé

L’édition d’une facture est une tâche contraignante pour un dirigeant d’entreprise. Heureusement, grâce au logiciel de facturation en ligne, il est possible de simplifier ce procédé. Vous pouvez en effet travailler sur une interface intuitive et facile à prendre en main. Par ailleurs, vous n’aurez plus à imprimer et envoyer vos factures. Depuis votre logiciel de facture en ligne, vous pouvez directement les envoyer au destinataire.

La facturation en ligne vous permet également de centraliser votre processus sur une plateforme unique. De cette manière, vous avez une vue d’ensemble sur l’état de vos factures afin d’identifier celles qui sont payées et déterminer les encours clients ou fournisseurs. Ce logiciel de facture vous aide ainsi à suivre de près votre état financier.

Vos données sécurisées avec un logiciel de facturation en ligne

Le processus de facturation implique de gérer des données sensibles qui concernent les clients. Mais à partir du moment où vous les avez en main, vous êtes tenu d’assurer leur confidentialité. Il vous faut ainsi un espace de stockage qui permet de les sauvegarder en toute sécurité. Ce que vous pouvez obtenir avec un logiciel de facturation en ligne.

Le stockage en nuage offre une sécurité optimale grâce à la clé de sécurité utilisée et au système de cryptage qui rendent les données inaccessibles à toute personne extérieure. Seuls les collaborateurs qui possèdent la clé d’accès pourront les visualiser. En outre, ce système inviolable n’est pas non plus soumis aux pannes informatiques et matérielles. Le logiciel en ligne est accessible de n’importe quel support.

Optez pour Kwixéo, notre logiciel de facturation en ligne

Kwixéo est un logiciel de facturation en ligne qui vous permet de créer vos documents de manière simple et intuitive. Notre solution offre toutes les fonctionnalités propres à un outil en ligne. Le plus réside dans sa facilité d’utilisation. Vous pourrez en effet éditer, envoyer et gérer vos factures aisément. Les relances des impayés se font de manière automatique avec Kwixéo. Ainsi, n’attendez plus ! Adoptez notre logiciel dès maintenant !

Facture d’avoir : exemple

Faire une facture d’avoir est nécessaire dès que vous avez besoin d’annuler une facture. Et pourtant, la création d’un tel document n’est pas évident pour certains. Apprenez alors à créer des factures d’avoir en bonne et due forme !

Dans quel cas éditer une facture d’avoir ?

Un avoir est un document émis en vue d’annuler une facture qui contient des erreurs et/ou de notifier le remboursement total ou partiel d’un paiement déjà effectué par le client. Plusieurs situations peuvent donc vous amener à éditer un tel document :

  • vous avez remis une facture contenant une erreur sur le montant ou la quantité du produit ou du service au client ;
  • le client a retourné le produit ou annulé la prestation ;
  • la facture a été remise au mauvais client ;
  • vous souhaitez appliquer une remise à la suite d’un produit défectueux ou d’un retard de livraison.

Dans de pareilles situations, l’édition d’un avoir permet de maintenir une comptabilité claire et sans erreur. L’annulation d’une facture est en effet interdite. L’avoir permet alors de préciser l’existence d’une erreur ou d’un remboursement afin d’en tenir ensuite compte dans la comptabilité.

Que contient une facture d’avoir ?

L’avoir est rédigé comme une facture ordinaire. Il reprend ainsi les mêmes informations que cette dernière, avec l’intitulé « Avoir » sur le haut du document. À la place du montant à payer, il faut toutefois mentionner le montant que vous devez rembourser.

À titre d’exemple, si vous avez émis une facture de 2 000 euros au client alors que vous avez revu le tarif de votre prestation pour être à 1 800 euros, le montant de 200 euros à rembourser est celui qui doit figurer dans votre facture d’avoir. Il est également nécessaire de préciser les modalités de remboursement de cette somme dans la facture d’avoir : remboursement par chèque n° XXX ou à faire valoir à la prochaine facture par exemple.

Une TVA est appliquée dans l’avoir sur facture uniquement si le paiement initial y est assujetti. La facture doit également disposer d’une numérotation, au même titre qu’une facture classique. Vous avez alors deux options possibles : soit vous continuez avec la même numérotation que celle de vos factures, soit vous créez une numérotation parallèle pour tous vos avoirs.

Utiliser un logiciel de facturation pour suivre et éditer ses avoirs

La gestion des avoirs est une tâche quelque peu complexe. Elle nécessite surtout une bonne organisation et un suivi efficace pour éviter les erreurs dans les montants restants à payer et dans le chiffre d’affaires. Pour cette raison, le recours à un logiciel de facture reste un choix judicieux.

Avec un logiciel de facturation, les données seront en effet sauvegardées sur un espace de stockage commun. Il sera alors plus facile de faire la liaison entre l’avoir et la facture à annuler. Le document sera également créé plus rapidement, de manière automatique. Il suffit alors de reporter les informations sur la facture d’avoir, sans qu’il soit nécessaire de les ressaisir.

Une fois la facture d’avoir envoyée au client, vous pouvez directement mettre à jour le solde de l’encours. De même, il est possible de communiquer directement ces modifications à votre expert-comptable en vue de la comptabilisation.

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous fait ainsi gagner du temps et vous évite à la fois les erreurs sur vos factures ou dans votre comptabilité. Vous pouvez en ce sens choisir parmi les différentes solutions mises en avant sur le marché. Si vous gérez une TPE ou une PME, vous pouvez opter pour Kwixéo. Notre application de facturation en ligne vous permet d’éditer et de gérer tous vos documents commerciaux.

Accessible depuis un ordinateur ou une tablette, Kwixéo vous permet de créer facilement vos factures d’avoir et de suivre de près vos écritures comptables. Vous pouvez également vous en servir pour l’édition de factures et de devis.

Exemple facture d’acompte

Le paiement d’un acompte est fréquent dans la vente de biens comme dans la prestation de services. Pour le vendeur ou le prestataire, ce paiement implique l’émission de la facture d’acompte. Mais comment l’éditer ? Et quelles obligations légales faut-il remplir pour l’édition et l’émission d’un tel document ? Éléments de réponse !

Une facture d’acompte : qu’est-ce que c’est ?

L’acompte est une partie du montant total à payer, que le client peut vous verser avant la livraison ou la réalisation de la prestation. Il peut être équivalent à un pourcentage du montant total ou à un montant défini en euros.

Bien souvent, ce versement est effectué afin de valider la commande. Il apporte ainsi une sécurité pour votre entreprise quant à l’engagement du client. Pour ce dernier, il permet d’alléger la facture. Les paiements seront en effet répartis dans le temps, parfois même tout au long de la prestation ou de la production. Les paiements effectués seront ensuite soustraits du solde à payer afin d’obtenir le montant restant dû.

Il convient cependant de noter qu’à partir du moment où le client règle un acompte, vous avez l’obligation de lui remettre une facture : la facture d’acompte. Cette obligation concerne toutes les entreprises, assujetties ou non à la TVA, y compris donc les autoentrepreneurs. Vous devez également préciser l’existence de l’acompte en amont. Vous pouvez en faire mention dans le devis ou dans la facture pro forma.

Que contient une facture d’acompte ?

S’apparentant à une facture ordinaire, la facture d’acompte reprend les mêmes mentions légales que celle-ci, à savoir : le nom et les coordonnées de votre entreprise, sa forme juridique, le numéro SIREN, le nom et l’adresse du client, un numéro et une date.

La numérotation doit suivre le même ordre chronologique que celui des factures ordinaires. Quant à la date, elle correspond à celle de l’émission de la facture d’acompte. La date du paiement sera également précisée dans l’acompte. Il est alors possible de mettre une date exacte ou la mention « Payable à réception ». Il faut en outre se référer au devis qui fait suite à cet acompte.

Si le client doit payer plusieurs acomptes, vous avez le choix entre émettre une ou plusieurs factures. Il faut ensuite les recenser dans la facture finale en précisant le montant, la date et le numéro de chacun. À titre d’exemple, pour une prestation facturée à 1 000 euros et pour laquelle le client a versé trois acomptes de 150 euros, il faut les mettre au clair dans une facture d’acompte. Dans la facture finale, le montant dû est donc de 550 euros, en précisant que 450 euros ont déjà été payés en acompte.

Établir la facture d’acompte avec un logiciel de facturation

L’édition de la facture d’acompte peut se faire avec un logiciel de facturation, qui permet alors de simplifier cette tâche. L’outil vous donne en effet la possibilité de centraliser les opérations de facturation. Aussi, depuis une plateforme unique, vous pouvez éditer vos devis, vos acomptes et votre facture de solde. De cette manière, vous n’aurez pas à ressaisir les données plusieurs fois.

Vous avez simplement à créer l’acompte à partir du devis édité en amont. Au terme de la prestation, vous pouvez également reprendre les factures d’acompte pour éditer la facture de solde.

Le logiciel de facture évite ainsi les erreurs sur les montants et vous fait gagner du temps. Si vous gérez une micro entreprise ou une PME, vous pouvez à cet égard vous servir de notre outil, Kwixéo. Vous aurez accès à un modèle de facture d’acompte que vous pouvez personnaliser pour gagner du temps. Vous pouvez directement l’envoyer au client une fois édité.

L’édition d’une facture d’acompte, et de la facture de solde qui suit, demande une réelle attention pour éviter les erreurs. C’est pourquoi utiliser un logiciel de facturation, avec les modèles proposés, sera toujours plus judicieux.

Exemple de facture

L’édition d’une facture est obligatoire pour tout entrepreneur qui exerce une activité commerciale. Mais les règles à suivre pour ce faire restent peu connues de certains d’entre eux. Une facture qui n’est pas établie suivant les règles prévues par la loi peut cependant perdre sa validité ou amener au paiement d’une amende. Il est alors recommandé d’utiliser un logiciel de facturation qui édite un exemple de facture répondant aux exigences réglementaires et que vous pouvez personnaliser.

Pourquoi et dans quel cas éditer une facture ?

Remettre une facture conforme à la loi est obligatoire à la suite d’une vente ou après la réalisation d’un service pour le compte d’un particulier ou d’un professionnel qui représente le client. Elle doit être délivrée au moment de la livraison ou au terme de la réalisation de la prestation, et établie en deux exemplaires, dont l’un pour le client et l’autre pour le vendeur ou le prestataire.

Cette facture constitue une pièce justificative du paiement pour le client. Pour le vendeur ou le prestataire, il représente également un justificatif juridique et fiscal, qui permet de suivre les impositions, le chiffre d’affaires et les bénéfices. En cas de contrôle de l’administration, vous devez donc avoir la capacité de la présenter. Vous devez d’ailleurs la conserver pendant au moins 10 ans.

Il est néanmoins possible de confier l’édition de ses factures à un tiers, dans le cadre d’une sous-traitance. Vous avez également le choix entre proposer une facture sur papier ou une facture électronique.

Que doit contenir une facture ?

Pour être valable, une facture doit comporter quelques mentions obligatoires, prévues par la loi, que sont :

  • les informations sur l’entreprise prestataire (nom, numéro, SIREN, forme juridique, etc.) ;
  • les informations sur le client (nom, adresse, numéro) ;
  • la date d’émission ;
  • le délai de paiement convenu ou la date limite de paiement ;
  • le numéro de la facture ;
  • le taux de TVA ou la mention « TVA non applicable » pour les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA ;
  • une description de la prestation (dénomination, quantité, prix unitaire HT et TTC) ;
  • les moyens de paiement.

En plus de constituer un justificatif juridique, la facture est utile pour le suivi de la comptabilité. D’où l’importance de la précision apportée par les informations qu’elle contient.

Établir la facture à l’aide d’un logiciel de facturation

Un logiciel de facturation vous permet d’éditer automatiquement vos factures. Après le paramétrage initial, vous pouvez retrouver vos factures personnalisées sur la plateforme, avec les informations sur votre entreprise et les mentions obligatoires nécessaires. Le logiciel de facture sera également d’une aide précieuse lorsque vous débutez dans la facturation. Il vous propose en effet un exemple de facture que vous pouvez modifier en incluant les informations sur votre entreprise et vos prestations.

En utilisant un logiciel de facture, vous gagnez ainsi du temps. Vous évitez également les erreurs en suivant l’exemple de facturedéjà fourni. Vous devez toutefois choisir une solution qui possède des fonctionnalités adaptées à votre activité. C’est pourquoi pour les auto entrepreneurs et les PME, nous proposons Kwixéo. Étant une application en ligne, notre outil est accessible depuis votre ordinateur ou votre tablette. Il permet d’éditer des documents commerciaux fiables par le biais d’un exemple de facture pour auto entrepreneur et pour les PME.

Que faire en cas d’erreur sur la facture ?

Les erreurs peuvent être fréquentes sur les factures, qu’elles concernent le montant ou la nature de la prestation. Pour les corriger, vous pouvez rectifier ou annuler la facture. La première possibilité consiste à émettre une facture rectificative qui notifie l’existence de la facture à annuler et le montant à rembourser ou le nouveau montant à payer.

Vous avez également la possibilité d’émettre une facture d’avoir, qui fait référence à l’annulation et/ou le remboursement avant de remettre une deuxième facture avec le montant exact dû.

Il convient de noter que supprimer une facture est une démarche interdite. Cela vous amène en effet à faire disparaître la facture de votre comptabilité. C’est pourquoi, plutôt que de supprimer une facture, vous devez éditer une autre. L’utilisation d’un logiciel de facturation limite par ailleurs de telles erreurs. Vous pourrez en effet travailler sur une plateforme unique avec toutes les informations sur le client. Vous évitez ainsi les saisies multiples, à l’origine des fautes.

Comment faire une facture ?

Une facture est un document remis au client et qui met en avant les conditions de livraison d’une marchandise ou de réalisation d’un service. Son émission, ses formes et ses contenus doivent être conformes aux dispositions prévues par la loi. Il est ainsi important de connaître les normes réglementaires appliquées afin de toujours éditer les factures en bonne et due forme.

La facture, une obligation pour le prestataire ou le vendeur

Toute personne physique ou morale qui exerce une activité économique se trouve dans l’obligation de remettre au client une facture toutes les fois où elle fournit le service à celui-ci. Dans les activités de vente comme dans la prestation de services, l’émission de facture est ainsi obligatoire. Cette disposition concerne également les auto-entrepreneurs, bien que leurs obligations comptables semblent allégées.

La facture est à remettre au client au plus tard le jour de la livraison, s’il s’agit d’une vente, ou pendant le dernier jour de la réalisation du travail, lorsqu’il s’agit d’une prestation de services. Elle doit être établie au nom du vendeur ou du prestataire et pour son propre compte. Il est toutefois possible de confier son édition à un tiers dans le cadre d’une sous-traitance. Il arrive également que le client établisse lui-même sa facture, avec l’auto-facturation.

Les mentions légales à inclure dans une facture

La facture est toujours à éditer suivant les normes réglementaires imposées. Elle doit ainsi comporter :

  • les informations d’identification du vendeur ou du prestataire : nom et adresse, numéro d’identification à la TVA, numéro d’identification et mention RCS, forme et dénomination sociale, montant du capital, informations sur l’état de la société ;
  • le nom et l’adresse du client ;
  • un numéro de facture, qui doit être unique et suivre une séquence continue et chronologique ;
  • la date d’émission de la facture ainsi que la date de la vente ou de la prestation si elles sont différentes ;
  • les informations sur la vente ou la prestation : dénomination et quantité, prix unitaire HT, le rabais, la remise ou la ristourne s’il en existe ;
  • le taux et le montant de la TVA ;
  • la date du règlement.

Si des pénalités de retard ou des indemnités forfaitaires sont appliquées, il faut également les préciser dans la facture.

Utiliser un logiciel de facturation pour gérer efficacement ses factures

Un logiciel de facturation est une application informatique qui permet de créer et de gérer les devis et les factures. Elle constitue une alternative aux programmes tels que Word ou Excel, utilisés autrefois pour l’édition des factures. Cette solution présente de nombreux avantages, comparée à ces programmes bureautiques.

Le logiciel de facturation permet en effet d’automatiser l’édition des devis et des factures. En quelques clics, il est possible de créer des factures personnalisées, comportant le logo et les informations sur l’entreprise. Les modèles sont déjà enregistrés sur sa base de données. Il suffit de les modifier pour obtenir la version à émettre aux clients.

Le logiciel de devis et facture est d’autant plus intéressant avec cette possibilité d’émettre la facture en format électronique. Il n’est donc plus nécessaire de l’imprimer. Il suffit de l’envoyer directement au client depuis l’interface du logiciel de facturation. Cette solution informatique promet ainsi un gain de temps inestimable et réduit en même temps le coût de traitement des documents commerciaux. Et pourtant, l’utilisateur ne perd pas en efficacité.

Le logiciel de devis et facture dispose d’une base de données où toutes les informations sur les clients sont stockées. Il suffit de les transmettre sur la facture lorsqu’il faut l’éditer. De même, avec les modèles préconçus, il n’y a plus aucun risque de faire des erreurs et d’omettre certaines mentions obligatoires.

Le choix du logiciel constitue toutefois une étape cruciale pour bénéficier de tous ces avantages. Il est important de trouver une solution qui répond à ses besoins et ses problématiques. Certains logiciels sont effectivement destinés aux grandes structures, d’autres pour les PME. Avant de prendre une décision, il s’avère donc nécessaire d’évaluer les fonctionnalités de l’application par rapport à ses problématiques pour trouver la solution la mieux adaptée.

Intégrant diverses fonctionnalités, Kwixéo est un logiciel de devis et facture facile à utiliser. Il vous permet de créer aisément vos factures et de les gérer d’une manière intuitive et optimale. Pensez ainsi à adopter notre outil d’édition et de gestion de factures en ligne.

Comment annuler une facture ?

L’annulation d’une facture survient lorsqu’il y a une erreur sur le montant ou sur la prestation. Si la facture n’a pas encore été envoyée au client, la situation sera facile à gérer. Il suffit en effet d’établir une nouvelle facture sous le même numéro. Si en revanche elle a déjà été transmise au client concerné, une facture rectificative ou un avoir sera nécessaire pour corriger cette erreur. Découvrez comment et dans quel cas vous devez élaborer ces documents.

Comment procéder pour annuler une facture ?

En règle générale, il est interdit de supprimer une facture, bien qu’elle comporte des erreurs. La loi oblige en effet les commerçants et les prestataires de services à garder toutes les factures établies pendant au moins 10 ans. Lorsqu’une erreur survient, il n’est donc pas permis de faire disparaître la facture déjà émise. Il est toutefois possible de la corriger par l’édition d’une nouvelle facture, une facture rectificative ou un avoir sur facture.

La démarche est simple, car il suffit de créer un seul document pour annuler et corriger la précédente facture. Néanmoins, elle peut facilement induire en erreur. Le risque est alors d’oublier cette rectification lors de la saisie comptable. L’émission d’une facture d’avoir reste donc la pratique la plus fiable, car elle permet d’indiquer clairement l’annulation.

La facture d’avoir est un document édité en dehors des factures classiques. Elle est conçue pour notifier la modification ou l’annulation d’une ou de plusieurs factures. Après l’avoir, il faut éditer une nouvelle facture qui remplace celle erronée. La création de documents bien distincts et bien précis pour l’annulation et la nouvelle facturation facilitera la comptabilisation.

Dans quel cas faut-il annuler une facture et émettre un avoir ?

L’annulation d’une facture a lieu lorsqu’il y a une erreur sur ses contenus : au niveau du montant, de la quantité des marchandises ou de la prestation. Il arrive également que le client ait affaire à une double facturation ou qu’on facture le mauvais client. Mais dans certains cas, c’est le client même qui annule la transaction en raison d’un produit ou d’une prestation qui ne lui correspond finalement pas. Toutes ces situations vous amènent à émettre une facture d’avoir afin de rectifier l’erreur commise ou annuler la facturation.

L’avoir sur facture peut également vous aider à éviter un litige avec vos clients. Suite à un retard de livraison ou un problème au niveau de la qualité des produits ou de la prestation, vous pouvez par exemple proposer une ristourne pour vous rattraper et maintenir une bonne relation avec ces derniers. Si la facture a déjà été remise, un avoir permet de notifier l’existence de la ristourne et son prélèvement au prochain paiement.

Comment rédiger un avoir sur facture ?

L’avoir est rédigé comme une facture classique. Il reprend donc les informations d’identification de l’entreprise et celle du client. Il faut également indiquer le montant HT et TTC de l’avoir, et préciser les modalités de compensation. De même, il faut faire mention de la facture à laquelle il fait référence. Il n’est cependant pas nécessaire d’indiquer le montant que le client doit payer et les conditions de paiement puisqu’en règle générale, il n’existe aucune facture à régler.

La mention « Avoir » doit toujours se trouver en tête du document. En ce qui concerne la numérotation, vous pouvez suivre celle des factures classiques ou créer une numérotation parallèle.

Pour faciliter la réalisation de vos factures d’avoir, vous pouvez directement les éditer à l’aide d’un logiciel de facturation tel que Kwixéo. Notre application en ligne vous propose des modèles préétablis que vous pouvez compléter en quelques clics. Grâce à notre logiciel de facture, vous pouvez également suivre de près les modifications et les informations sur vos transactions. Vous pouvez en effet centraliser vos documents sur une base de données unique, accessible à tout moment, depuis n’importe quel support connecté. Vous évitez ainsi les erreurs dans la comptabilisation et dans votre chiffre d’affaires.

Pourquoi choisir un logiciel de facturation agréé ?

L’intérêt d’un logiciel de facturation n’est plus à prouver. Au cœur de cette solution se trouvent l’automatisation et la centralisation du process, qui garantissent gain de temps et efficacité. Compte tenu de ses avantages, les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à les demander, et les offres sur le marché se sont multipliées. Il faut toutefois faire un choix réfléchi. Car, par-delà les fonctionnalités, il faut avant tout un logiciel de facturation agréé par l’administration.

Un logiciel de facturation agréé par l’administration

Un logiciel de facturation agréé est une solution qui a reçu un « certificat » de la part de l’administration fiscale. Pour obtenir cette attestation, il doit garantir :

  • l’inaltérabilité des données : le logiciel de facturation doit conserver une trace de toutes les opérations et les modifications réalisées sur les documents commerciaux et les encaissements, avec la date exacte de leur réalisation.
  • la sécurisation : le logiciel de devis et facture doit disposer d’une solution qui permet de sauvegarder les données d’origine et les modifications en toute sécurité.
  • la conservation : sur le logiciel de facturation, il doit y avoir un moyen qui permet de réaliser une clôture annuelle ou par exercice. Outre les données enregistrées, cette obligation de conservation concerne également les données récapitulatives et cumulatives entrées après la clôture.
  • l’archivage : il faut que le logiciel de devis et facture propose un système d’archivage qui permet de sauvegarder les données. Il doit également garantir l’intégrité des informations archivées.

L’utilisation de ce logiciel de facturation certifié est devenue obligatoire depuis janvier 2018. L’objectif étant de lutter contre les fraudes à la TVA, qui entraînent jusqu’à 17 milliards d’euros de perte pour l’État. En effet, avant cette mesure anti-fraude, les utilisateurs pouvaient modifier et supprimer les informations sur les transactions et les encaissements. Une possibilité qui favorise la fraude. Avec le logiciel de facturation certifié, le but est alors d’avoir une meilleure traçabilité des informations commerciales de l’entrepreneur.

Logiciel de facturation certifié : qui est concerné ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation agréé par l’administration ou certifié conforme est obligatoire pour toute entreprise assujettie à la TVA. Celles qui doivent émettre des factures à des clients professionnels peuvent en revanche s’en passer. Toutefois, dès que l’entreprise doit éditer ne serait qu’une seule facture à un client particulier, elle doit la réaliser sur un logiciel de facturation certifié.

L’administration effectue des contrôles réguliers pour vérifier le respect de cette nouvelle norme réglementaire. Pour justifier l’utilisation d’un logiciel agréé, l’entreprise doit présenter une attestation d’accréditation fournie par l’éditeur. Elle peut également demander à un organisme agréé de vérifier et d’attribuer un certificat à son logiciel actuel. Sans une attestation ou un certificat, elle devra payer une amende de 7 500 euros et dispose d’un délai de 60 jours pour se doter d’un logiciel certifié.

Recourir à un logiciel de facturation comme Kwixéo est indispensable

Bien que facultative, l’utilisation d’un logiciel de devis et facture est indispensable pour l’entreprise. Cela permet en effet de simplifier l’édition et le suivi des factures. Toutes les informations sur les clients seront alors disponibles sur une interface unique et dédiée. Grâce à ce logiciel, il sera également plus facile de rester en conformité avec la loi. Il propose en effet des modèles qui comportent déjà les mentions obligatoires à mettre dans une facture ainsi qu’un certificat de conformité. L’implémentation de ce logiciel reste donc une décision stratégique.

Comme les solutions proposées sur le marché sont nombreuses, la sélection du logiciel répondant à vos attentes peut s’avérer difficile. Ne cherchez pas loin ! Adoptez Kwixéo, notre logiciel de facturation qui est certifié conforme à la loi anti fraude TVA. D’une prise en main facile, notre outil dispose de nombreuses fonctionnalités qui faciliteront l’édition et la gestion de vos factures.

Choisir son logiciel de facturation

Le recours à un logiciel de facturation permet de gagner du temps et de réaliser un travail soigné lorsqu’il s’agit d’éditer un devis ou une facture. Conscients de son utilité, de nombreux dirigeants décident donc de l’adopter. Mais le choix du logiciel n’est pas à faire au hasard. Il faut en effet disposer d’une solution performante qui contribue à améliorer votre process. Suivez donc nos conseils pour apprendre comment choisir votre application.

Définir ses besoins en amont

Les logiciels disponibles sur le marché mettent en avant des fonctionnalités différentes. Aussi, avant de vous arrêter sur une solution en particulier, vous devez d’abord clarifier vos besoins. Quelles problématiques souhaitez-vous résoudre ? Avez-vous besoin d’un logiciel de devis et facture ou d’un logiciel de comptabilité ? Il s’agit ensuite de confronter vos besoins aux fonctionnalités du logiciel de facturation retenu.

S’assurer des possibilités de personnalisation

Un logiciel de facturation doit vous donner la possibilité de créer des factures et des devis personnalisés, à l’image de votre entreprise. Il est indispensable de pouvoir inclure votre logo sur le document, changer la forme de la police ou choisir une mise en page qui correspond à votre image de marque. Il sera également intéressant de pouvoir changer la forme du document suivant le contexte et le destinataire, qui peut être un client particulier ou professionnel.

Tenir compte de l’ergonomie du logiciel de facturation

Il est important de choisir une solution simple et intuitive que les utilisateurs peuvent facilement adopter. Ainsi, l’interface du logiciel de facture doit être simple et claire, qui permet une navigation fluide. Une première phase de test s’avère dans ce cas nécessaire pour évaluer la performance du logiciel et la prise en main par les utilisateurs.

Logiciel de facturation en ligne ou solution On-Premise ?

Le logiciel de facture en ligne vous permet de travailler sur une plateforme web et de stocker vos données sur un serveur distant. Les logiciels On-Premise demandent en revanche une installation sur site.

Le logiciel de facturation en ligne tend à gagner du terrain en raison de son accessibilité qui peut se faire n’importe où, depuis un support connecté, ordinateur ou tablette. Il facilite ainsi l’accès aux données et la collaboration entre les personnes impliquées dans la gestion des documents commerciaux et du processus de vente.

Vérifier l’articulation avec le logiciel de comptabilité

Certaines applications de facturation intègrent directement un module de comptabilité. Si ce n’est pas le cas, vous devez vous assurer que le logiciel de facture soit compatible avec la solution dédiée à la comptabilité. Autrement, il sera difficile d’opérer le transfert des documents commerciaux.

Choisir son logiciel de facture suivant l’organisation comptable

Le choix du logiciel de devis et facture varie selon que l’entreprise garde ses opérations comptables en interne, ou les confie à un prestataire externe. Si toutes les opérations se réalisent en interne, vous devez opter pour un logiciel assez fourni en termes de fonctionnalités, qui permet de gérer l’ensemble des tâches liées à la facturation et à la comptabilité.

Si en revanche l’externalisation a lieu, un logiciel de facturation en ligne va suffire. L’expert-comptable doit toutefois accéder aux bases de données pour faciliter l’échange des documents commerciaux.

Considérer le rapport qualité/prix

Le prix d’un logiciel de devis et de facture varie en fonction de l’étendue de ses fonctionnalités. Il faut néanmoins une solution qui soit rentable pour l’entreprise. Afin d’optimiser le budget, vous devez également identifier vos besoins et déployer uniquement les fonctionnalités qui vous sont utiles. Ceci est notamment possible sur un logiciel de facturation en ligne.

Le service client en plus

Pour le choix du logiciel de facture, le service proposé par l’éditeur constitue également un critère à considérer. Il faut notamment se tourner vers un prestataire fiable et présent pendant et après le déploiement, en mesure de répondre aux éventuelles questions. S’il propose un service client, c’est donc un atout non négligeable. Par ailleurs, le service doit être réactif et disponible.

Kwixéo, un logiciel de facturation conforme à la loi

Réunissant les fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’entreprise, d’un logiciel de comptabilité et d’un CRM dans un seul outil, Kwixéo est par ailleurs un logiciel de facturation. Simple d’utilisation, cette solution en ligne est en mesure de satisfaire vos différentes attentes. Conforme à la loi anti fraude TVA, le logiciel de facturation répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données exigées par la loi, en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Avec Kwixéo, créez et envoyez vos factures en quelques clics, gérez aisément leur paiement, relancez automatiquement celles qui sont impayées… Ainsi, n’hésitez pas à adopter notre logiciel de facturation.

Ce qu’il faut savoir sur la facture d’avoir

Beaucoup de dirigeants ignorent encore l’utilité et les modalités d’émission d’une facture d’avoir. Son édition s’avère ainsi complexe pour eux. Ce document est cependant nécessaire chaque fois qu’il y a annulation d’une facture ou d’une transaction. Il est donc indispensable d’apprendre enfin comment le créer et dans quelle condition.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Un avoir, que l’on appelle également note de crédit, avoir sur facture ou avoir comptable, est une facture qui constate l’annulation d’une autre facture et/ou notifie le remboursement total ou partiel du paiement effectué par le client. Le montant qui figure sur cette facture est donc négatif.

Avec l’annulation de la facture, l’avoir implique également une annulation du chiffre d’affaires. Il requiert donc un suivi pertinent de la part du vendeur ou du prestataire pour éviter de déclarer un chiffre d’affaires qui n’a même pas été réalisé. Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de facturation est indispensable. Grâce à une base de données centralisée, celui-ci permet d’obtenir une vue à 360 degrés des transactions effectuées et évite les oublis et les erreurs dans le calcul du chiffre d’affaires.

Dans quel cas faut-il émettre une facture d’avoir ?

L’avoir intervient lorsqu’il faut rectifier ou annuler une facture. Trois situations peuvent donc amener l’entreprise à le créer :

  • Pour résoudre un litige avec le client : il arrive que la livraison d’un produit ou d’un service ne se passe pas tel qu’on le souhaite ; il existe un retard ou la qualité de la prestation ou du produit a été jugée insuffisante par les clients. Dans de pareilles situations, l’entreprise doit faire un geste à l’égard de ces derniers pour garder une bonne image de marque. Bien souvent, ce « geste » se concrétise par une ristourne. Il faut alors éditer une facture d’avoir pour l’attester.
  • Pour constater un retour de marchandises : lorsque la marchandise livrée ne correspond pas aux attentes du client, celui-ci a la possibilité de le retourner. Si la facture définitive lui a déjà été remise, il faut un avoir pour l’annuler. Le même cas s’applique lorsqu’une prestation est annulée par le client, mais la facture déjà à sa disposition.
  • Pour rectifier une erreur : s’il y a une erreur sur la facture (erreur sur le montant, facture attribuée au mauvais client, doublon), il faut un avoir sur facture pour les corriger et reverser le montant déjà encaissé aux clients. Pour éviter ces erreurs, un logiciel de facturation comme Kwixéo s’avère utile. Cette solution de gestion permet en effet d’automatiser l’édition des factures. Il est également possible d’accéder à un tableau de bord personnalisable et une base de données centralisée pour suivre l’état des factures.

Comment éditer une facture d’avoir ?

Telle une facture classique, l’avoir doit disposer d’un numéro et indiquer le montant HT et TTC relatif à la facture, avec le montant de la TVA. Cette fois-ci, le montant sera toutefois versé au client et non au vendeur ou au prestataire. On peut par ailleurs omettre les informations sur le montant dû par le client et les conditions de paiement vu qu’il n’y a aucune facture à régler. Il faut en revanche préciser les modalités de compensation : avoir à déduire sur la facture X, à faire valoir à la prochaine facture, remboursement par chèque n° X.

Le terme « Avoir » doit toujours se trouver au début de la facture. La numérotation peut, quant à elle, se faire de deux manières. La première consiste à inclure les factures d’avoir dans la numérotation des factures classiques. La seconde est de créer une numérotation parallèle à celle des factures classiques.

Pour faciliter l’édition de ces factures d’avoir, il est possible de se servir directement des modèles proposés par le logiciel de facturation comme Kwixéo. Cela évite les temps perdus à transcrire chaque information pour créer le document. Les champs nécessaires pour une facture d’avoir figurent déjà sur le modèle proposé. Il suffit ensuite de les modifier suivant le contexte.