Un ordre de réparation sert de point de repère entre l’accueil du client, les travaux de l’atelier et la facture. Pour bien le gérer, chaque personne doit pouvoir retrouver ce qui est prévu, ce qui a été accepté et ce qui reste à faire.
Voici une organisation en cinq étapes pour un garage auto ou moto, suivie d’un exemple fictif. Pour préparer le document lui-même, consultez le modèle d’ordre de réparation et les repères sur l’accord client. Pour découvrir les fonctions du produit, retrouvez le logiciel Kwixéo pour garage.
1. Ouvrez un dossier à partir du client et du véhicule
À la prise de rendez-vous ou au dépôt du véhicule, retrouvez sa fiche et les interventions précédentes. Distinguez le symptôme décrit par le client du diagnostic de l’atelier : un bruit signalé ne suffit pas à décider quelle pièce remplacer.
- Rattacher l’intervention au bon client et au bon véhicule, notamment lorsqu’un client en possède plusieurs.
- Noter le kilométrage relevé et le motif de la visite avec les mots du client.
- Désigner la personne chargée de rappeler le client et prévoir le prochain point de contact.
Si le montant de la réparation dépend d’un diagnostic, séparez cette première prestation des travaux qui pourraient suivre. L’accueil et le mécanicien doivent partager le même périmètre de départ.
2. Reprenez les travaux acceptés dans l’OR
Le devis décrit les prestations proposées et leur prix. L’OR permet d’organiser l’intervention correspondante. Avant de transmettre le dossier à l’atelier, vérifiez que les références des pièces, les quantités, la main-d’œuvre et les conditions retenues concordent avec l’accord obtenu.
Une mention « en attente » dans votre organisation ne doit pas être comprise comme une autorisation de commencer. Gardez la version du document acceptée et distinguez-la des propositions encore en discussion.
Pour les repères sur la preuve de cet accord, utilisez le guide consacré au document OR.
3. Préparez les pièces et l’intervention
Avant de bloquer un créneau, rapprochez les travaux prévus de la disponibilité des pièces et de l’équipe. Une commande fournisseur passée n’est pas une pièce reçue ; un rendez-vous fixé n’est pas une intervention prête à démarrer.
- Confirmer les pièces réellement disponibles et celles qui restent à recevoir.
- Prévoir le collaborateur et le créneau adaptés aux travaux retenus.
- Transmettre les observations utiles et identifier ce qui pourrait retarder la restitution.
Avec plusieurs personnes à l’accueil et à l’atelier, prévoyez un court point quotidien sur les dossiers incomplets. Un responsable identifié évite que chacun pense que le collègue s’en charge.
4. Traitez les imprévus avant de modifier les travaux
Des travaux supplémentaires nécessitent l’accord du client avant leur réalisation. L’Institut national de la consommation rappelle ce principe. Dans votre organisation, identifiez l’écart, préparez le complément proposé et conservez la réponse avec la version concernée.
Exemple de message à préparer : « Nous avons relevé [constat]. Nous proposons [travaux] pour [montant TTC], avec une restitution prévue [date]. Merci de confirmer votre accord sur cette proposition avant notre intervention. » Adaptez le message au dossier et au mode de preuve retenu.
Ne remplacez pas silencieusement les anciennes lignes de l’OR : gardez une trace de la proposition initiale et de la modification acceptée. L’équipe doit pouvoir identifier les travaux autorisés à reprendre.
5. Contrôlez l’OR avant de préparer la facture
À la fin de l’intervention, rapprochez les travaux effectués des éléments acceptés. Vérifiez les pièces utilisées, les prestations réalisées et les éventuels compléments. Un transfert de données entre documents réduit la ressaisie ; la validation du contenu reste nécessaire.
- Retirer les lignes prévues mais finalement non réalisées.
- Vérifier le prix convenu et les quantités retenues avant émission de la facture.
- Retrouver les acomptes et les informations de règlement utiles au dossier.
- Classer les documents pour pouvoir expliquer la facture au client et préparer sa prochaine visite.
Le choix entre forfait et temps passé se prépare en amont : notre comparatif des méthodes de facturation en garage explique cette distinction avec des calculs.
Exemple : suivre une révision de moto avec un imprévu
Scénario fictif : une moto entre pour une révision prévue au devis. L’atelier constate ensuite un élément à remplacer en plus. Le tableau décrit une méthode de suivi interne ; ces libellés ne sont pas présentés comme des statuts automatiques de Kwixéo.
| Moment | Point à traiter | Trace utile |
|---|---|---|
| Accueil | Révision prévue et véhicule identifié | Fiche véhicule et proposition acceptée |
| Préparation | Créneau et pièces vérifiés | Dossier prêt pour le mécanicien |
| Imprévu | Remplacement supplémentaire proposé | Complément chiffré et réponse du client |
| Clôture | Travaux réalisés et lignes contrôlées | OR, accord complémentaire et facture rapprochés |
Utiliser Kwixéo pour relier les documents de votre garage
Kwixéo réunit les fiches clients et véhicules, les devis, les ordres de réparation et la facturation. Vous pouvez reprendre les informations entre les documents et retrouver les interventions du véhicule pour limiter les ressaisies.
Le planning partagé aide à organiser les interventions. Le stock et les commandes fournisseurs sont disponibles avec Pro et Expert ; avec Expert, l’interface techniciens permet de retrouver les interventions et de les compléter avec des notes et des photos. Un utilisateur est inclus ; les accès supplémentaires dépendent de l’offre.
Consultez les fonctions et les offres sur la page Garage, puis testez un dossier représentatif pendant 14 jours d’essai gratuit. Kwixéo est ensuite proposé sur abonnement payant, sans offre gratuite permanente.
Tutoriel vidéo : présentation de la gestion d’un garage avec Kwixéo.
Questions fréquentes
Rattachez les documents au même dossier client et véhicule, conservez la version acceptée et contrôlez les travaux réalisés avant de préparer la facture. Désignez une personne responsable de chaque dossier.
Le guide OR avec modèle à copier traite le contenu du document, l’accord client et les modifications. Cet article-ci décrit l’organisation de l’atelier autour de ce document.
La méthode présentée ne suppose pas un portail de suivi en direct. Organisez les échanges avec le client selon les outils effectivement disponibles et les points de contact prévus par votre atelier.
Le stock et les commandes fournisseurs sont disponibles avec Pro et Expert ; l’interface techniciens avec notes et photos relève d’Expert. Retrouvez le périmètre des offres de notre logiciel de gestion de garage. L’essai gratuit dure 14 jours, puis un abonnement payant est nécessaire.
