Ordre de réparation auto : modèle à copier et accord client

L’ordre de réparation auto décrit l’intervention confiée au garage. Il aide le client et l’atelier à retrouver ce qui a été demandé, le prix convenu ou son mode de calcul et les conditions de réalisation.

Vous trouverez ci-dessous un modèle à copier et compléter, puis les points à vérifier pour l’accord client, les travaux supplémentaires et la conservation des documents. Ce modèle est une trame de travail à adapter à votre prestation ; il n’est pas présenté comme un formulaire officiel.

L’ordre de réparation est-il obligatoire ?

En réparation automobile, l’OR n’est pas soumis à une obligation générale de forme pour la validité du contrat. Un document signé reste fortement recommandé pour établir ce qui a été convenu, comme l’explique l’Institut national de la consommation. Son absence ne signifie pas automatiquement qu’aucun contrat n’existe.

Le devis n’obéit pas à un seuil général de 150 € propre à ce secteur. Lorsque le prix du service n’est pas fixé à l’avance, l’article R111-3 du Code de la consommation prévoit, sur demande du consommateur, la communication du prix, de sa méthode de calcul ou d’un devis suffisamment détaillé.

Distinguer OR, devis et facture

Un devis accepté peut aussi servir d’ordre de réparation si son contenu décrit l’intervention ; voir les repères de la DGCCRF. Pour les mentions d’une facture, consultez le guide de facturation.

Les informations à préparer avant de remplir le modèle

La DGCCRF recommande de préciser notamment les parties, le véhicule et son kilométrage, les travaux, le coût estimé ou son calcul et le délai d’immobilisation. Distinguez le symptôme rapporté, le diagnostic et la réparation proposée.

Le modèle ci-dessous ajoute des champs pratiques pour relier les documents et préciser les limites de la commande. Il ne transforme pas chacun de ces champs en mention légalement obligatoire pour tous les garages.

Précisez le mode de chiffrage avec le comparatif forfait, temps passé et temps barémé en garage avant de présenter les travaux au client.

Modèle d’ordre de réparation auto à copier

Copiez cette trame dans votre document, remplacez les champs entre crochets et retirez les options inutiles. Remettez au client la version acceptée. Pour un diagnostic seul, remplissez son périmètre et son prix sans autoriser par défaut une réparation encore inconnue.

• Référence et date : OR [référence] — établi le [date] — devis lié [référence et version, si applicable].
• Garage : [raison sociale, adresse et coordonnées] — interlocuteur du dossier [nom].
• Client : [identité et coordonnées] — personne autorisant les travaux [nom et qualité si nécessaire].
• Véhicule : [marque et modèle] — immatriculation [ ] — kilométrage relevé [ ] — autre identifiant utile [ ].
• Demande du client : [symptômes et circonstances décrits] — observations à la réception [ ].
• Travaux confiés : [opérations précises, pièces prévues et quantités] — exclusions ou points soumis à un nouveau diagnostic [ ].
• Prix et calcul : [montant convenu ou estimation clairement identifiée] — main-d’œuvre [forfait, temps prévu ou méthode de calcul] — pièces [détail] — taxes applicables [ ] — total TTC [ ].
• Diagnostic distinct, si prévu : [opérations autorisées et prix convenu] — suite des réparations soumise à une proposition séparée [ ].
• Organisation : dépôt prévu [ ] — délai ou date de restitution convenu [ ] — acompte et règlement, si prévus [ ].
• Documents remis : devis [référence], conditions applicables [version] et précisions acceptées [ ].
• Accord : « J’accepte les travaux et les conditions décrits dans cette version du document. » — date [ ] — client [nom et signature] — garage [nom et signature].

Ajoutez une ligne par prestation lorsque plusieurs opérations sont prévues. Évitez les désignations trop larges comme « remise en état complète » si elles ne permettent pas au client d’identifier le travail commandé.

Signature papier ou électronique : conserver la preuve de l’accord

Sur papier, faites signer la version complète du document et remettez-en un exemplaire au client. Pour un échange à distance, identifiez clairement le document concerné et conservez la réponse avec cette version.

L’article 1366 du Code civil reconnaît la preuve électronique sous conditions d’identification de son auteur et d’intégrité de l’écrit. L’article 1367 encadre le procédé de signature et son lien avec l’acte. Un simple dessin à l’écran ne permet donc pas, à lui seul, d’affirmer que toutes les conditions de preuve sont remplies.

Vérifiez le dossier de preuve fourni par la solution choisie, la version signée et les possibilités de conservation. Ne confondez pas une signature recueillie sur tablette avec une qualification juridique automatiquement acquise.

Travaux supplémentaires : compléter l’accord initial

Si une opération non prévue apparaît, demandez l’accord du client avant de l’exécuter. L’INC rappelle qu’une réparation non acceptée peut être contestée. Préparez un complément qui permet de retrouver la demande initiale et la modification proposée.

• OR concerné : [référence et version initiale].
• Constat complémentaire : [description compréhensible].
• Travaux ajoutés ou remplacés : [périmètre précis].
• Incidence : [prix du complément, nouveau total et délai révisé].
• Réponse du client : [accord ou refus, date et justificatif conservé].

Classez ce complément avec l’OR d’origine. Pour organiser les dossiers en attente d’accord, de pièces ou de facturation, consultez la méthode de gestion des ordres de réparation.

Rapprocher la facture et conserver le dossier

Avant émission de la facture, comparez les travaux réalisés avec l’OR et les compléments acceptés. Une opération finalement abandonnée ne doit pas rester facturée par simple reprise du devis. Gardez les documents liés pour expliquer les écarts et retrouver l’historique du véhicule.

Les documents comptables et pièces justificatives se conservent dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Pour l’OR et les autres pièces du dossier, déterminez la durée selon leur nature et leur rôle de justificatif ; évitez de présenter un délai unique comme applicable indistinctement à tout document. Consultez les durées de conservation indiquées par Service Public.

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Pour retrouver les pièces utilisées et leurs mouvements, reliez ce dossier à votre organisation du stock de l’atelier.