Depuis les annonces faites en 2020 sur la réglementation des formats de facturation, il peut être difficile pour les entreprises de s’y retrouver. Suis-je concerné ? Quels sont mes droits ? Comment mettre en place ces nouveaux systèmes de création de factures ? Autant de questions pratiques dont il peut être compliqué de trouver les réponses tant les informations sont nombreuses. Avec une nouvelle échéance prévue pour juillet 2024, les experts Kwixeo vous ont préparé un guide complet pour ne rien louper et vivre sereinement ce changement administratif.

La facturation électronique, qu’est-ce que c’est ?

Pour certains, la facturation électronique est un format totalement inédit, qui suscite beaucoup de questionnements. Avant toute chose, et pour bien aborder le sujet, il est important de comprendre ce que sont les factures électroniques. Aussi, si cette nouvelle façon de créer des factures va devenir, à terme, obligatoire pour tous, ce changement ne se fera pas au même rythme. Tout cela semble rendre la réglementation compliquée et fastidieuse, mais vous allez le voir, c’est surtout une belle opportunité pour les entreprises de gagner en productivité.

Ne pas confondre factures électroniques et factures dématérialisées

Il n’est pas rare de confondre factures électroniques et factures dématérialisées. Et pour cause ! La différence est subtile, mais bien présente. La facture dématérialisée est en réalité une transformation d’un support physique en un support numérique. Généralement, on réalise des factures dématérialisées pour archiver ses documents. La facture électronique est, quant à elle, totalement numérisée. Elle est émise et transmise entièrement de manière électronique. Aucun support papier n’est utilisé. De ce fait, la signature doit également se faire de manière électronique.

Factures numériques et e-invoicing

Ce terme peut paraître barbare et complexe, mais pas d’inquiétude, il traduit une notion simple. L’e-invoicing n’est que le terme technique pour désigner l’acte de facturation électronique. Pour préciser, il fait référence à l’émission et la réception de factures sous forme numérique sur une plateforme spécialisée.

Une autre façon de déclarer : l’e-reporting

Avec le déploiement de la facture électronique, une autre notion vient compléter l’e-invoicing : l’e-reporting. Cette deuxième étape concerne les activités BtoB et BtoC non-domestiques. Elle consiste à transmettre toutes les données de transactions qui ne s’intègrent pas dans la facturation. Cette déclaration se fait directement à la DGFiP (Direction générale des finances publiques). Elle comprend :

• Les données de transaction BtoB pour des clients non-français
• Les données de transaction BtoC taxables en France
• Les données d’achat auprès des opérateurs étrangers (en dehors des importations)
• Les informations de paiement des factures de services

Pour s’assurer du bon déroulement de l’e-reporting, des sanctions sont applicables en cas de non-respect de ces obligations :

• 15€ d’amende par facture omise
• 250€ d’amende par transmission omise

Ces deux sanctions s’appliquent dans la limite d’un total de 15 000€ par an. A terme, la facturation électronique permettra de pré-remplir ses déclarations de TVA pour améliorer son suivi et limiter la fraude.

A qui s’adresse la facturation électronique ?

Aujourd’hui, ce système administratif est déjà mis en place pour les entreprises publiques. Le projet est maintenant de développer ce système étape par étape à tout le privé, selon un calendrier prédéfini. A terme, elle concernera toutes les structures françaises d’ici 2026, des plus grosses aux micro-entreprises. Le but est de démocratiser et d’uniformiser les déclarations au niveau européen afin de permettre à tous les partis une optimisation de la paperasse administrative.

Pourquoi passer à la numérisation des factures ?

En y regardant de plus près, il est tout à fait légitime de se demander pourquoi rendre obligatoire ce format de facturation. Même si c’est avant tout un système de contrôle des déclarations, n’y soyez pas pour autant réfractaire ! La numérisation peut vous apporter, à vous et votre entreprise, bien plus que vous ne le pensez.

Des mesures fiscales renforcées

La facturation électronique vise à apporter plus de transparence entre les entreprises et l’administration. Un suivi régulier des données de transaction est mis en place pour limiter les fraudes fiscales, mais pas seulement ! Le but final sera d’automatiser les déclarations de TVA et donc d’accélérer et de faciliter les démarches administratives. Un mécanisme profitable pour les deux camps !

Un gain de temps administratif

Les factures sous forme numérique sont non seulement économiques, mais aussi pratiques. Grâce à elles, vous pourrez grandement simplifier toutes vos démarches administratives, notamment à l’aide d’un logiciel de facturation. Avec ça, vous réduirez la durée de création et l’envoi de vos factures, mais également le traitement et la validation du paiement. En confiant l’ensemble à un portail spécialisé, vous permettez aussi une plus grande traçabilité de vos factures qui vous assurera une comptabilité simple et sereine.

Une réduction des coûts pour les entreprises

Il n’est pas rare pour certaines structures que le coût d’une facturation papier puisse monter jusqu’à une dizaine d’euros. Ce n’est pas si étonnant quand on sait que plusieurs frais entrent en jeu. Parmi eux, on retrouve les frais postaux qui restent les plus importants dans le cycle de vie de la facture. Passer à l’électronique sera donc plus rapide et moins coûteux.

Autres avantages

Si le plus gros avantage pour l’entreprise est une optimisation administrative, ce n’est pas le seul. Le passage aux factures digitales induit plusieurs autres atouts non-négligeables :

• Une administration des factures plus simples : de nombreux logiciels vont pouvoir vous épauler dans votre comptabilité afin de faciliter vos démarches. On ne dit jamais non à une simplification des démarches administratives !
• Un geste sympa pour la planète : ce n’est pas toujours la priorité de tous, mais c’est un petit bonus non-négligeable
• Une amélioration des délais de paiement : en facilitant le suivi de vos factures, vous pourrez très rapidement suivre les échanges et proposer des solutions sous forme numérique, plus confortables pour vos clients et fournisseurs
• Une sécurité renforcée : les documents seront suivis selon les différents statuts de traitement, tracés et archivés tout au long de la démarche. Un vrai plus en matière de sécurité

Calendrier de la réglementation

La réglementation de la facturation électronique peut, pour certains, faire peur. Ne vous inquiétez pas, la réforme compte se mettre en place progressivement pour ne pas trop perturber les échanges commerciaux. Si les entreprises titulaires de marchés publics sont déjà entrées dans l’ère du numérique, les obligations à destination du privé laissent encore un peu de marge. Le déploiement de la réforme pour ces dernières s’étendra de juillet 2024 à janvier 2026 selon la taille de l’organisme. Toutefois, toutes les structures doivent être en mesure de recevoir des factures émises de manière électronique d’ici 2024.

Une première échéance à juillet 2024 pour les grandes entreprises

Les premières à mettre en place la facturation électronique seront les grandes structures (+ de 5 000 salariés). A partir de cette date, elles seront dans l’obligation de transmettre et de réceptionner des factures faites de données numériques. Elles commenceront également l’e-reporting.

Janvier 2025 pour les entreprises intermédiaires

L’année qui suit, ce sont les ETI (entreprises de taille intermédiaire dont l’effectif ne dépasse pas 250 salariés) qui seront concernés. Tout comme les grandes structures, elles devront transmettre et réceptionner leurs factures de façon électronique et commenceront à leur tour l’e-reporting.

Janvier 2026 pour les PME, TPE et micro-entreprises

Enfin, viendra le tour des petites, très petites et micro-entreprises. Ce seront les dernières à devoir se mettre à l’e-invoicing ainsi qu’au e-reporting.

Le but de ces échéances est de permettre à toutes les entreprises assujetties de s’organiser au mieux avec leurs clients et leurs fournisseurs pour mettre en place ce nouveau système.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Pour aider au mieux les entreprises soumises à la réglementation, de nombreuses structures d’accompagnement vont être organisées pour accompagner les entreprises. Elles vous permettront d’aborder sereinement les nouveaux processus et de les adapter au mieux à votre secteur. Avant ça, nous vous avons préparé un guide pratique qui retranscrit les points principaux de la mise en place de factures numériques.

Les règles à respecter pour dématérialiser ses factures

La dématérialisation de ses factures doit respecter quelques règles pour être légalement valables. Ce qu’il ne faut pas oublier, c’est que la facture électronique reste une facture. A ce titre, on doit pouvoir retrouver l’ensemble des éléments obligatoires d’une facture papier classique sur une facture électronique. Cependant, de nouvelles mentions viendront faire leur apparition, comme :

• Le numéro de SIREN du client assujettis
• La nature du service
• Les options de débits
• L’adresse complète de livraison/réalisation du service

Des impératifs de format seront également exigés par l’administration. Si la solution la plus simple est d’émettre un PDF, ce n’est pas ce que prévoit la réforme. Au début, les PDF seront alors acceptés, mais ils seront amenés à disparaître sur le moyen terme. Il est donc recommandé de prendre de bonnes habitudes dès le départ. Deux solutions seront viables :

• Les factures aux données structurées (EDI) : il s’agit d’un fichier structuré, purement informatique, qui ne peut pas être lu par l’Homme. Pour cette raison, il sera nécessaire de l’accompagner d’un format PDF pour vos clients ou fournisseurs. Dans cette catégorie de factures structurée, on retrouve le XML par exemple
• Les factures de données mixtes (Hybrid Invoice) : elles sont hybrides, c’est-à-dire qu’elles présentent l’avantage de convenir à la fois aux machines, qui vont pouvoir procéder à une extraction de la donnée, mais aussi à l’œil humain. Dans ce format, on retrouve une nouvelle solution appelée Invoice X ou Factur-X. Ces factures seront le nouveau format fiable, gratuit et donc fortement recommandé si vous souhaitez simplifier vos démarches

Enfin, si vous souhaitez procéder à la conservation de vos factures, là aussi, il vous faudra respecter quelques règles :

• Les factures seront archivées dans la même qualité et la même conformité que lors de leur émission, dans leur format original
• Les documents seront horodatés avant de rejoindre un coffre-fort digital pour garantir leur pérennité

Choisir une plateforme de transfert numérique

Pour facilité votre gestion administrative et bénéficier de nouvelles fonctionnalités, il existe de nombreux portails liés au traitement et au transfert sous forme numérique. Il vous faudra alors en choisir un adapté à vos besoins et à votre budget. Le choix est donc totalement libre, le seul impératif est que cette plateforme doit être partenaire de l’administration. Si vous ne souhaitez pas investir dans des prestataires privés, vous pourrez toujours utiliser les outils informatiques de la plateforme publique Chorus Pro. Ce logiciel de dématérialisation opéré par l’Etat est utilisé par l’ensemble des entreprises du marché public, déjà soumis à cette obligation. Cette plateforme ne nécessite aucune connaissance particulière et est totalement gratuite.

Ce qu’il faut retenir de la facturation électronique

La facturation électronique va devenir obligatoire pour l’ensemble des entreprises françaises d’ici 2026 :

• Juillet 2024 pour les grandes entreprises
• Janvier 2025 pour les ETI
• Janvier 2026 pour les PME, TPE et micro-entreprises

Avec cette réforme, le but des finances publiques est de lutter contre les nombreuses fraudes et de mettre en place une automatisation de bout en bout des systèmes de déclaration de TVA. Pour les entreprises, c’est une belle opportunité pour réduire le coût de leurs déclarations. C’est également un très bon système pour optimiser et faciliter les démarches administratives liées à son entreprise. Toutefois, il faudra faire attention à quelques règles de mise en place lors du passage aux factures informatisées. Le contenu ainsi que le format seront deux points sur lesquels votre attention devra se porter. Heureusement, vous pourrez choisir entre plusieurs logiciels de gestion dédiés pour vous aider dans votre tâche. L’Etat met également à disposition son propre portail : Chorus Pro.

FAQ – Vos interrogations sur la facture électronique

Comment utiliser une facture électronique ?

Lors de votre passage à la facturation électronique, vous devrez vous munir d’un système permettant de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Ces 3 principes sont fondamentaux pour que vos factures numériques soient légalement valides et exploitables.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

Grâce aux factures numériques, vos économies seront doubles : des documents plus rapides à produire et moins coûteux à émettre. L’archivage sera également facilité et à moindres coûts. A terme, c’est également la déclaration de la TVA qui sera facilitée grâce à un principe de pré-remplissage organisé par l’administration fiscale.

Qui est concerné par la facture dématérialisée ?

Ces nouveaux textes réglementaires concernent toutes les entreprises françaises. Si pour les entreprises du secteur public, la réforme est d’ors et déjà applicable, pour le privé, l’entrée en vigueur se fera par étape, selon le schéma suivant :

• Juillet 2024 pour les grandes entreprises
• Janvier 2025 pour les moyennes entreprises
• Janvier 2025 pour les PME, TPE et micro-entreprises

L’ensemble de ces obligations devrait s’étendre à toute l’Europe d’ici quelques années.

En tant qu’auto-entrepreneur, suis-je concerné par la facturation électronique ?

En tant qu’auto-entrepreneur, vous faites, depuis 2016, parti des micro-entreprises. Même si vous ne payez pas de TVA, vous restez assujetti à cette dernière. Vous êtes donc également concerné par la loi et ferez partie des derniers à devoir passer au tout numérique. Toutefois, au même titre que les autres structures, ce mode de déclaration vous apportera rapidité et efficacité dans vos tâches administratives.