Modèle de devis pour une association

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Le devis est l’acte par lequel le prestataire retranscrit en détail les prestations qu’il propose à son client. Dans certains cas, son établissement est obligatoire. Il engage aussi bien le prestataire que le client dès sa signature. Découvrez pourquoi et comment établir un devis pour une association ? Quelles sont les obligations qui pèsent sur cette dernière après l’élaboration du devis ?

Association et prestation de service

Tout comme les entreprises, les associations sont tout à fait à même de proposer des services, donc d’élaborer un devis. Cependant, elles ne cherchent pas à faire des profits, car les associations à but lucratif n’existent pas. 

Leurs objectifs doivent se conformer aux exigences de la loi du 1er juillet 1901. Ces personnes morales peuvent faire des bénéfices qui ne profiteront pas aux membres. Les recettes réalisées serviront à assurer le fonctionnement de l’association. Elles peuvent aussi servir pour financer diverses activités socio-culturelles.

Pourquoi établir un devis ?

L’établissement d’un devis est obligatoire si le prix d’une prestation est supérieur à :

  • 150 euros pour les travaux et les dépannages ;
  • 100 euros par mois.

Les dépassements d’honoraire au-delà de 70 euros doivent aussi faire l’objet d’un devis s’ils sont liés à des services de soins médicaux. Le devis est aussi nécessaire pour des prestations funéraires, de travaux ou de déménagement.

Même si l’établissement d’un devis n’est pas obligatoire, il s’avère toujours nécessaire d’en élaborer. Cet acte permet de sécuriser la relation entre le client et le prestataire. D’une part, ce dernier doit respecter ses engagements dans la réalisation des tâches mentionnées dans le document. Et d’autre part, le client a l’obligation de payer le prix de la prestation indiqué dans le devis. Cet acte peut servir de preuve en cas de litige.

Comment établir un devis ?

Le document doit mentionner :

  • Le titre : devis, offre commerciale, etc. ;
  • La date d’élaboration du devis ;
  • Les informations relatives au prestataire : coordonnées, numéro de SIRET, siège… ;
  • Les informations relatives au client : nom, coordonnées, etc. ;
  • La description précise des prestations à fournir ;
  • La date de début, la durée et le prix de la prestation ;
  • Les conditions de règlement ;
  • L’acompte si le client en a versé ;
  • Les conditions de garantie ;
  • La durée de validité du devis ;
  • Les informations relatives au contrat d’assurance si besoin : coordonnées de l’assureur, zone couverte par les garanties, etc.

Eu égard aux diverses informations devant figurer dans un devis, son établissement peut devenir une tâche fastidieuse. L’utilisation d’un logiciel de devis trouve alors tout son intérêt. Pour bénéficier d’une solution facile à prendre en main, optez pour Kwixéo ! Vous profiterez par ailleurs de différentes fonctionnalités qui optimiseront l’édition de vos devis.

Les éléments à prendre en compte lors d’un devis

La valeur juridique du devis est équivalente à un contrat établi dès lors que le client le signe. C’est la raison pour laquelle il est important d’élaborer un devis détaillé avec un maximum de précisions.

À noter que l’établissement d’un devis est généralement gratuit. Le client n’est pas obligé d’engager le prestataire qui a élaboré un devis pour lui. Il est tout à fait libre de ne pas solliciter ses services du moment qu’il n’a pas posé sa signature sur le devis. 

Cependant, si le prestataire s’est déplacé pour élaborer le devis, il peut le facturer. À part cela, le devis sera également payant si son établissement a requis la mise en œuvre d’une étude approfondie. Dans ce cas, le prestataire doit fournir le prix du devis. Il est aussi tenu de préciser la modalité de paiement applicable à son client au préalable.

Juridiquement, le devis vaut contrat dès qu’il est signé par le client. Ce qui implique qu’il ne peut plus faire l’objet de modification. Dans ce contexte, le prestataire ne peut plus changer le prix, ni les services mentionnés dans le document. 

C’est la raison pour laquelle il doit fournir des informations détaillées et précises. Les deux parties doivent également s’entendre sur le prix et les prestations à fournir avant la signature. Cela permet d’éviter ou du moins de limiter les conflits.

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Faire un devis en ligne, simplement avec Kwixeo

La transparence au niveau du prix est une obligation que tout prestataire ou vendeur est tenu de respecter. Dans le cadre d’une vente de produits, il est d’usage d’afficher le prix. Faire un devis n’est donc pas forcément utile, sauf si le montant est important. Pour la prestation de service, l’édition du devis est également optionnelle, excepté pour certaines prestations. Lorsqu’il est nécessaire, il est alors possible de le créer depuis une application en ligne.

Pourquoi créer un devis ?

Un devis est un document établi pour le client afin de lui donner suffisamment d’informations sur le produit ou la prestation, sur leurs prix, la date et le délai de la livraison. Lorsqu’il est signé par le prestataire et le client, il implique l’engagement des signataires. Toutefois, il engage déjà le fournisseur qui l’a édité même sans signature.

Faire un devis est obligatoire dès que le montant estimé du produit ou de la prestation dépasse 1 500 euros. Pour certaines prestations, notamment les travaux et les dépannages, les services à la personne, les prestations de santé et le déménagement, créer un devis est également obligatoire même avec un montant inférieur à 1 500 euros. Ce document reste toutefois nécessaire, avec ou sans obligation.

Proposer un devis précis et clair évite en effet les malentendus avec les clients et permet d’établir une bonne relation avec ceux-ci. Il apporte également une sécurité pour le vendeur ou le prestataire comme pour le client. À partir du moment où il est signé, le devis devient en effet un contrat commercial qui engage les signataires. Il réduit donc les risques de non-paiement ou de non-réalisation de la prestation.

Que faut-il inclure dans un devis ?

Un devis doit contenir :

  • le nom et les coordonnées de l’entreprise ;
  • le statut et la forme juridique ;
  • le numéro de TVA ;
  • le nom et l’adresse du client ;
  • la date et la durée de validité du devis ;
  • la date de début et la durée estimée de la prestation ;
  • la description, la quantité et le prix unitaire de chaque prestation ;
  • le montant total à payer HT et TTC avec le taux de TVA applicable ;
  • les modalités de paiement et d’exécution de la prestation ;
  • les modalités de réclamation et les conditions du service après-vente ;
  • les frais de déplacement, s’il y en a.

Il doit toujours porter la signature du client pour être valide et signifier la prise de connaissance des conditions et des tarifs par le client.

Bien choisir son logiciel de devis en ligne

Si auparavant, il fallait se servir des programmes tels que Word ou Excel pour créer un devis, il est désormais possible de le réaliser au moyen d’un logiciel de facturation en ligne. Kwixéo se trouve ainsi parmi les solutions que vous pouvez utiliser. Notre logiciel propose des modèles de devis pour auto entrepreneur et pour société, que vous pouvez modifier suivant les informations sur votre entreprise et vos prestations. Il contient déjà toutes les mentions obligatoires à inclure dans votre devis pour vous faire gagner du temps.

Notre application de devis en ligne facilite ainsi la création de devis et l’accès aux données. L’interface en ligne est en effet accessible depuis n’importe quel support connecté, que ce soit un ordinateur ou une tablette. Aussi, même en déplacement, vous pouvez continuer à éditer un devis et l’envoyer à un potentiel client.

Cette possibilité de faire un devis en ligne favorise bien entendu la réactivité commerciale. En quelques clics, votre devis sera en effet disponible. De cette manière, vous avez donc un moyen de satisfaire vos potentiels clients et de devancer la concurrence. Vous n’aurez plus à les faire attendre pour obtenir une estimation exacte du tarif de la prestation demandée.

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Exemple de devis

Du fait de leur activité, certains entrepreneurs se trouvent dans l’obligation de créer un devis. Pour être valable, ce document doit cependant se faire suivant les normes réglementaires imposées. En adoptant un logiciel d’édition de devis, vous aurez sous la main un exemple de devis en bonne et due forme.

Faire un devis : dans quel cas est-ce obligatoire ?

L’établissement d’un devis est obligatoire uniquement pour certains professionnels. Tel est le cas des entreprises qui proposent des travaux et des dépannages dans le secteur du bâtiment ou des équipements électriques et électroniques, lorsque le montant estimé excède 150 euros.

Pour les professionnels de la santé, le devis est également obligatoire lorsqu’il y a dépassement d’honoraires, qui va au-delà de 70 euros.

Enfin, pour les professionnels qui proposent des services de déménagement, faire un devis est une obligation, quel que soit le montant.

Dans les secteurs où elle est optionnelle, l’édition du devis devient nécessaire dès que le client en fait la demande. Par ailleurs, bien que le client omette cette demande, le proposer demeure utile tant pour celui-ci que pour votre entreprise.

Pourquoi faire un devis ?

Le devis est conçu pour apporter davantage de précision sur le service fourni au client et les tarifs y afférents. Créer un devis augmente donc vos chances d’obtenir un contrat. Pour le client, la prise de décision sera en effet difficile sans ce document écrit qui détaille les conditions de réalisation de la prestation.

Dans un même temps, le devis va sécuriser la relation avec le client. Une fois signé, il acquiert en effet le statut de contrat commercial. Il engage ainsi le client à payer le montant convenu. En somme, il apporte une assurance tant pour votre entreprise que pour le client.

Créer un devis : les obligations légales à respecter

L’édition d’un devis doit se faire suivant les réglementations prévues par la loi. Il doit ainsi comporter les mentions légales obligatoires que sont :

  • les informations sur l’entreprise ;
  • les informations sur le client ;
  • la date d’édition du devis ;
  • la description des prestations ;
  • la date de début et la durée estimée de la prestation ;
  • le prix de la prestation et de la main-d’œuvre ;
  • le montant total à payer ;
  • les conditions de règlement ;
  • les conditions de garantie ;
  • les frais de déplacement.

Pour les auto entrepreneurs et les artisans qui doivent souscrire une assurance, il faut également préciser la solution adoptée, la couverture géographique du contrat et les coordonnées de l’assureur dans le devis. Il faut par ailleurs préciser la durée de validité du devis et son statut gratuit ou payant. Enfin, pour qu’il soit valide, le devis doit être signé par le client.

Utiliser un logiciel de facturation pour faire un devis

En raison des différentes informations qu’il doit contenir, l’établissement d’un devis peut vite devenir une tâche fastidieuse, notamment lorsque plusieurs clients en font la demande. Au fil des répétitions, les erreurs et les oublis peuvent également se produire facilement. Afin de les éviter, un logiciel de devis est d’une grande utilité.

Depuis cette solution, vous avez accès à un exemple de devis, que vous pouvez individualiser selon la demande du client. Vous pouvez également enregistrer les modèles personnalisés sur le logiciel pour les retrouver facilement chaque fois que vous en avez besoin.

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permet ainsi d’éditer un devis précis, avec toutes les informations légales nécessaires, en seulement quelques clics. Outre le gain de temps, votre devis sera également exempt d’erreurs grâce à ce logiciel.

Sur le marché, ces logiciels de facturation sont proposés sous des versions différentes avec des fonctionnalités diversifiées. Il est toutefois important de trouver une application qui s’adapte à votre activité. Pour la création de devis auto entrepreneur, nous proposons notre logiciel de devis en ligne, Kwixéo. Il s’agit d’une application complète, qui vous permet de créer tous vos documents commerciaux. Vous trouverez sur notre logiciel un modèle de devis pour auto entrepreneur, établi en conformité avec la loi.

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Devis auto entrepreneur : ce qu’il faut savoir

Après des mois à peaufiner votre projet et à réaliser toutes les démarches administratives, votre entreprise est enfin prête à servir les clients. Mais au premier prospect qui se présente, vous êtes confronté à une problématique : vous ignorez comment faire un devis et quelles mentions il doit comporter. Pas de panique, notre article vous donne toutes les informations qui concernent la rédaction d’un devis auto entrepreneur.

Auto entrepreneur : pourquoi et dans quel cas rédiger un devis ?

Bon nombre d’entrepreneurs font face à des réclamations et des litiges avec des clients qui contestent le prix. Pour éviter les malentendus, la rédaction d’un devis est ainsi recommandée. Ce document permet en effet de renseigner de manière claire et précise le service ou le produit fourni avec le prix à payer. Le client poursuit donc la collaboration en étant en connaissance de cause. Cela peut par ailleurs éviter les factures impayées et les longues procédures de recouvrement, puisque celui-ci connaît déjà le montant à régler.

L’intérêt d’un devis auto entrepreneur se trouve également dans sa valeur juridique. Une fois signé par le client et le prestataire, il acquiert en effet la valeur d’un contrat commercial et engage les deux signataires. Vous êtes engagé pour le service à fournir et le client s’engage également à payer le prix. Dans le même temps, le devis constitue un argument commercial qui permet de fournir un aperçu positif du service et de rassurer le client.

Le devis est-il obligatoire pour un auto entrepreneur ?

Si vous proposez votre service à un professionnel, vous n’êtes pas tenu de créer un devis. Si en revanche vous vous adressez à un particulier, la création de devis est obligatoire lorsque la prestation concerne des services de déménagements, des travaux et des dépannages dans le secteur du BTP, des services à la personne ou des prestations funéraires.

Il est également obligatoire de créer un devis dès que le client en fait la demande. Néanmoins, pour les interventions d’urgence, vous pouvez passer outre cette obligation.

Devis auto entrepreneur : les mentions légales à intégrer dans le document

Un devis auto entrepreneur doit impérativement comporter :

  • un intitulé « Devis » en tête du document ;
  • le nom et les coordonnées de votre entreprise ;
  • le numéro d’immatriculation au RCS ou au Répertoire des métiers ;
  • le nom et l’adresse du client ;
  • les détails de chaque prestation et le prix ;
  • le taux horaire de la main-d’œuvre TTC ;
  • la date de début et la durée estimée de la prestation ;
  • la date du devis ;
  • les frais de déplacement ;
  • le montant total à payer TTC ;
  • la mention « TVA non applicable », qui s’applique pour les auto entrepreneurs ;
  • deux signatures : la vôtre et celle du client.

Vous pouvez également rajouter des mentions supplémentaires en fonction du service que vous proposez. Il s’avère par ailleurs nécessaire de préciser les conditions de révision du prix et la possible modification de la date de livraison.

Créer un devis au moyen d’un logiciel de facturation pour auto entrepreneur

L’édition du devis paraît simple. Mais lorsque les demandes s’accumulent, les erreurs peuvent se produire facilement. Il faut également pouvoir éditer le document plus rapidement afin de répondre à temps aux demandes de chaque client. Dans ce cas, le logiciel de devis pour auto entrepreneur sera d’une aide précieuse.

À cet égard, vous pouvez utiliser notre logiciel de devis en ligne, Kwixéo. Destiné aux micro entreprises, il vous permet de créer un devis personnalisé et sans erreur en quelques clics. Vous pouvez d’ailleurs travailler avec le modèle de devis auto entrepreneur déjà proposé sur le logiciel.

Étant une application en ligne, Kwixéo est accessible depuis tous vos supports connectés. Notre solution vous permet par ailleurs de centraliser vos documents sur un espace de stockage unique. Il vous sera alors facile de gérer vos devis et la relation avec vos potentiels clients.

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Comment faire un devis ?

Un devis est toujours nécessaire, que vous travailliez avec des particuliers ou des professionnels. Il apporte en effet une précision sur le prix des produits ou le coût de la prestation. Signé par les deux parties, il constitue également un document commercial à part entière qui reflète l’engagement pris des deux côtés. Il est ainsi important de savoir faire un devis correctement pour remettre un document authentique au client.

Le devis : obligatoire ou facultatif ?

Un devis est un document qui met en avant les informations sur les conditions de réalisation d’une prestation et le tarif y afférent. Il permet au client d’avoir une idée précise du coût et l’aide à comparer les offres existantes, s’il fait appel à plusieurs prestataires.

Si la prestation est proposée à des professionnels, créer un devis n’est obligatoire que si le montant estimé est supérieur à 1 500 euros. Cela reste toutefois nécessaire pour éviter les malentendus. Il permet également de protéger les deux parties à travers un contrat signé par chacune d’elles.

Si le client est un particulier, le vendeur ou le prestataire est tenu de lui communiquer le tarif de son produit ou de sa prestation. Afficher le prix sur chaque produit ou avec chaque prestation suffit pour remplir cette obligation.

Pour certaines prestations, créer un devis reste toutefois obligatoire. Tel est le cas pour les travaux et les dépannages dont le montant estimé dépasse 150 euros ou pour les services à la personne avec un montant estimé à 100 euros. Il en est de même pour les prestations de déménagement, quel que soit le montant, et les prestations de santé dont le montant de dépassement d’honoraires va au-delà de 70 euros.

Quelles informations faut-il relater dans un devis ?

Le devis est rédigé comme une facture. Il reprend ainsi les informations d’identification obligatoires que contient une facture classique, à savoir : le nom et l’adresse de l’entreprise et du client, le montant du capital, la forme de la société ainsi que le numéro de SIREN de l’entreprise du vendeur ou du prestataire. Il faut également préciser la date d’émission du devis, la dénomination, la quantité et le prix unitaire HT des marchandises ou de la prestation ainsi que la date de début et la durée estimée de la prestation.

Sans oublier le montant TTC à payer, le taux et le montant de la TVA, les modalités de paiement et de livraison du bien ou du service. S’il y a des acomptes à payer, des frais de déplacement et un service après-vente, il faut également en faire mention dans le devis.

Sur le haut du document, il faut toujours l’intitulé « Devis », « Offre commerciale », « Proposition de mission » ou « Proposition de prix ». Le délai de validité du document et son caractère gratuit ou payant doivent également être clairement mentionnés. Par ailleurs, bien que cela ne soit pas obligatoire, il est nécessaire de préciser les conditions de révision du prix dans le devis pour éviter un conflit avec le client.

Utiliser un logiciel de facturation pour faire un devis : une solution simple et rapide

Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire de perdre des heures sur papier ou sur Excel pour élaborer un devis. En effet, grâce à un logiciel de facturation comme Kwixéo, il est possible d’en éditer un en quelques minutes. Des modèles de devis pour auto-entrepreneur ou pour société sont déjà proposés sur le logiciel. Il vous suffira de remplir les champs disponibles.

Utiliser un logiciel de devis vous permet ainsi de gagner du temps. Cela vous évite également les erreurs sur les champs obligatoires. Vous pouvez ainsi vous assurer de toujours remettre un document en bonne et due forme à vos clients, ce qui améliore votre image de marque et la relation que vous entretenez avec eux.

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Choisir son logiciel de devis

Avant de prendre une décision d’achat, le client demande souvent un devis pour avoir une idée précise du prix de la prestation. Ces demandes étant devenues fréquentes, le nombre de devis à gérer a également augmenté. L’utilisation d’un logiciel de devis s’avère alors indispensable. Nombreuses sont les solutions proposées sur le marché. Il faut toutefois savoir choisir pour profiter pleinement des fonctionnalités d’un tel outil.

Les avantages d’un logiciel de devis

Un logiciel de devis est une application qui permet d’automatiser la création de ce document. Depuis une interface dédiée, vous pouvez le personnaliser en ajoutant les informations sur votre entreprise, sur la prestation et sur le prix à payer. Le recours à une telle application offre de multiples avantages.

Un gain de temps

Une application de devis vous permet de créer vos documents en quelques clics seulement. Depuis le logiciel, vous avez en effet accès à des modèles personnalisables, que vous pouvez modifier pour intégrer les informations sur votre entreprise et votre prestation. Vous pouvez ensuite enregistrer le modèle pour le retrouver chaque fois que vous recevez une demande de devis.

Un devis précis, respectant les normes

Bien que le devis affiche des prix estimatifs, le client s’attend à des informations détaillées, fiables et précises. Selon la nature et la quantité de la prestation demandée, le devis peut donc se présenter en plusieurs pages. L’utilisation d’un logiciel de devis et facture permet néanmoins de réaliser ces pages en très peu de temps, sans craindre les erreurs.

Un devis personnalisé

Le devis est un document commercial à part entière, qui reflète votre professionnalisme. Il est donc important de soigner son design pour garder une image de marque. À partir du logiciel de devis et facture, vous pouvez créer des devis qui correspondent à votre image, en y ajoutant votre logo et en choisissant le design adéquat.

Comment choisir un logiciel de devis ?

Compte tenu de la pluralité des solutions qui existent sur le marché, il peut être difficile de faire le choix. Avoir quelques critères de sélection va dans ce cas vous aider.

L’étendue des fonctionnalités

Embarquant différentes fonctionnalités, les solutions proposées sur le marché sont conçues pour répondre à des besoins spécifiques. Afin de faire le bon choix, il est donc important de mettre vos besoins au clair et d’évaluer ensuite la capacité de votre logiciel de devis à y répondre.

Les possibilités de personnalisation

Tâchez de toujours choisir un logiciel de devis et facturation qui propose différentes fonctions de personnalisation. La possibilité de modifier le format et le design du document est par exemple importante pour éditer des documents à l’image de votre entreprise.

La compatibilité avec vos outils de gestion

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité ou de gestion d’entreprise en plus de votre application de devis, vous devez vous assurer que ces outils peuvent communiquer entre eux. Ceci est indispensable pour le partage d’informations entre les collaborateurs internes.

La prise en main

Le logiciel choisi doit disposer d’une interface intuitive et ergonomique, facile à utiliser. Vous devez par ailleurs organiser des sessions d’informations et de formations pour votre équipe afin de les aider à se familiariser avec cette nouvelle solution.

Le rapport qualité-prix

Le prix constitue un dernier élément déterminant dans le choix du logiciel. L’objectif est bien évidemment de disposer d’un logiciel suffisamment performant au meilleur prix.

Kwixéo, le logiciel de devis pour PME et micro entreprise

Si vous êtes autoentrepreneur ou dirigeant d’une PME, à la recherche d’une application de devis, optez pour Kwixéo. Vous pouvez accéder à notre logiciel en ligne depuis votre ordinateur ou votre tablette. Avec notre solution, vous bénéficierez d’un espace de stockage en ligne où vous pouvez sauvegarder les devis établis et les informations sur les clients.

Kwixéo propose par ailleurs des fonctions de facturation. Conçu pour les microentreprises, notre logiciel met en avant des modèles de devis pour les autoentrepreneurs et pour les PME. Il vous permet ainsi d’éditer un devis personnalisé, conforme aux normes établies.

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Facturer ses clients quand on est Auto-entrepreneur

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Devenir auto-entrepreneur, c’est faire le choix d’un statut très attractif. Il permet de lancer son activité professionnelle facilement et à moindres coûts. Si la création d’entreprise est désormais simplifiée, il ne faut pas pour autant sous-estimer les tâches administratives ou commerciales d’un auto-entrepreneur. Il va, entres autres, devoir chercher, convertir puis facturer ses nouveaux clients. Et lorsque l’on débute, ce n’est pas toujours une tâche aisée. La bonne nouvelle, c’est que de nombreux outils existent pour vous accompagner dans la facturation de vos clients.

Comprendre le statut d’auto-entrepreneur

Certes, le statut d’auto-entrepreneur est accessible à tous. Il est tout de même nécessaire de bien comprendre les enjeux de ce statut pour se lancer. Avant de définir vos prix, il est par exemple essentiel d’évaluer le montant des charges à payer en fonction de votre catégorie.

Les charges à payer en fonction de son statut

Les professions s’exerçant en auto-entreprises se répartissent en effet en 3 catégories : artisanales, commerciales ou libérales. Chacune de ces catégories implique un plafond annuel de chiffre d’affaires ainsi qu’un montant de cotisations sociales à régler chaque mois ou chaque trimestre. Nombreux sont les travailleurs indépendants qui négligent ces éléments en élaborant leurs offres, ce qui peut leur coûter très cher. Vous devez donc saisir tous les enjeux du statut d’auto-entrepreneur avant de vous concentrer sur le montant des produits et/ou prestations que vous comptez facturer à vos clients.

Bien définir la nature et le coût de son offre

Une fois cette étape bien respectée, vous pouvez construire votre offre et définir votre taux journalier moyen (TJM). Ici encore, prenez le temps de vous renseigner : quels tarifs pratiquent les professionnels de votre secteur ? Quels types de prestations souhaitez-vous proposer ? Combien d’heures de travail représente chacune de ces missions ? Ne sous-estimez pas votre travail, ni vos compétences. Définir un TJM trop faible peut vous desservir. En effet, au lieu de vous rendre plus attractif vis à vis de la concurrence, il risque aussi et surtout de vous décrédibiliser auprès de vos futurs clients.

Facturer ses clients avec le bon logiciel de facturation

Ca y est, vous connaissez bien votre statut ! Vous avez établi votre plan de prospection et vous commencez à travailler sur vos premiers dossiers. Il est maintenant temps de facturer vos clients. Et là… ce n’est pas toujours évident. Comment se construit une facture ? Quels sont les éléments à faire figurer de manière obligatoire sur le document ? Existe-t-il des outils permettant de facturer simplement ses clients ? A cette dernière question, nous répondrons oui ! En effet, nombreux sont les outils qui, comme Kwixeo, vous permettent de gérer la facturation client.

A quoi servent les logiciels de facturation client ?

Une fois que votre activité professionnelle est bien lancée, vous allez naturellement être amené à facturer des prestations à vos clients. Deux possibilité s’offrent alors à vous : vous compliquer la vie en passant par excel (pour votre information, c’est interdit, même si beaucoup le font encore). Ou bien, faire le choix de la simplicité et investir dans une solution de facturation en ligne.

Grâce aux logiciels de facturation, vous allez pouvoir créer, envoyer et stocker tous les documents commerciaux, dont les factures, liés à votre activité professionnelle. Facturer ses clients devient alors un véritable jeu d’enfant !

Choisir la meilleure solution pour facturer ses clients

Maintenant que vous avez conscience de l’utilité d’un tel outil dans le cadre de votre profession, il faut être capable de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. En tant qu’auto-entrepreneur évoluant seul, vous devez vous concentrer sur des solutions de facturation client simples et abordables. En effet, ces plateformes ont été développées dans le but de vous faire gagner du temps, elles doivent donc être intuitives et simples d’utilisation. De même, votre activité débute. Il n’est donc pas question d’investir dans des solutions trop onéreuses pour facturer vos premiers clients.

Pour vous aider à affiner encore un peu votre choix, nous vous conseillons de miser sur le modèle SaaS (Service as a Software). Accessibles en ligne, sur n’importe quel appareil, il vous offre une utilisation plus flexible du logiciel. Vous pourrez donc facturer vos clients n’importe où et n’importe quand, tout en faisant l’acquisition d’autres modules utiles à votre activité.

Kwixeo, le partenaire réussite des auto-entrepreneurs

Les solutions de facturation en ligne sont nombreuses. Parmi elles, vous trouverez le logiciel de gestion Kwixeo. Le créateur de cet outil, lui-même auto-entrepreneur à ses débuts, a parfaitement saisi les enjeux de ce statut. Il connait également ses besoins ainsi que les difficultés rencontrées. Et c’est dans l’optique de faciliter la vie des travailleurs indépendants que Kwixeo a été développé.

Fort de sa simplicité d’utilisation et de ses tarifs des plus attractifs, ce logiciel s’impose comme le partenaire réussite des auto-entrepreneurs. L’outil est effectivement conçu de manière à pouvoir réaliser tous vos documents commerciaux rapidement, et à moindres coûts. L’offre de base, disponible sous forme d’abonnement mensuel ou annuel, vous permet notamment de facturer vos clients en quelques clics seulement.

Vous avez toutes les cartes en main, à vous de jouer maintenant !

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Parrainage : et si on s’y mettait ?

Vous gérez une entreprise et vous souhaitez acquérir de nouveaux clients tout en fidélisant ceux que vous avez déjà séduits ? Ne cherchez plus ! L’une des meilleures solutions consiste à mettre en oeuvre un système de parrainage. On vous explique comment et pourquoi !

Le parrainage, ça consiste en quoi ?

Le parrainage est avant tout une opération commerciale qui consiste à élargir sa clientèle en recherchant de nouveaux prospects. Jusque là, rien de bien nouveau. Mais tout l’intérêt du parrainage réside dans le fait que ce n’est pas vous qui partez à la recherche de ces nouvelles cibles. Non. Ce sont vos propres clients !

Il s’agit en effet d’encourager votre clientèle initiale à parler de votre entreprise, de vos produits et/ou de vos services à leur entourage. Si l’un de vos clients vous en apporte un nouveau, alors le premier devient parrain tandis que le deuxième arrive dans votre portefeuille client en tant que filleul.

Pourquoi faut-il se lancer ?

Le parrainage marketing permet de séduire de nouveaux clients, et ce à moindre coûts.

Vous faîtes d’abord économiser du temps de prospection à vos commerciaux, qui se font remplacer par vos propres clients ! C’est donc, indirectement, un gain en termes d’argent. Et oui ! Notez dans un premier temps que retirer partiellement la tâche de prospection à vos commerciaux leur permet d’être plus productifs sur d’autres dossiers. Et donc de travailler activement à l’augmentation de votre chiffre d’affaire.

Mais ce n’est pas tout ! L’opération de parrainage présente un double intérêt pour votre entreprise. En plus d’acquérir de nouveaux clients, vous fidélisez les anciens. Mieux encore : vous les incitez à consommer davantage via les différents privilèges que vous leur offrez.

En effet, un bon système de parrainage encourage vos clients à parler de vos produits et/ou de vos services à leur entourage. Pourquoi ? Tout simplement car, comme vous, ils seront gagnants ! En recommandant votre entreprise à leurs proches, ils vous donnent de la visibilité. De ce fait, vos clients deviennent indirectement les ambassadeurs de votre marque. Il en font la promotion, mais sans cet aspect commercial qui déplaît parfois à certains. Et soyons honnête : un client qui promeut une marque, c’est un client heureux. Y a-t-il à ce jour un meilleur vecteur de communication ? 

Comment le mettre en place ?

Si l’aventure vous tente, essayez de construire votre plan de parrainage étape par étape. 

Les conditions de votre programme

Pensez d’abord aux conditions de votre offre : sera t-elle permanente ou ponctuelle ? Quelles sont les conditions exactes pour devenir parrain ? Quelles sont celles pour devenir filleul ?

Vous devez penser au système à mettre en place pour prendre en compte le parrainage effectué. Vous pouvez passer par des codes ou des emails à renseigner au moment de l’inscription sur votre site, d’un lien personnalisé permettant de suivre l’origine du nouveau client, etc. Les possibilités sont nombreuses. Il vous suffit de choisir celle qui est le plus en accord avec le fonctionnement de votre activité.

De belles récompenses pour les parrains et les filleuls

Sélectionnez ensuite les avantages que vous souhaitez proposer aux parrains, et éventuellement aux filleuls. Abonnement gratuit ? Bon d’achat à utiliser à partir d’un certain montant ? Un produit offert ? L’important, c’est de leur proposer une belle récompense, qui aura une répercussion des plus positives sur votre business.

Le bon d’achat encouragera à la consommation. Le cadeau permettra de découvrir vos produits. L’abonnement gratuit quant à lui facilitera la conversion vers une formule payante. Le tout consiste à savoir fidéliser vos clients.

Choisir les bons outils pour communiquer

Une fois l’offre bien structurée, il ne vous reste plus qu’à la communiquer à vos clients. La meilleure option reste l’e-mailing. Il vous permet de vous adresser directement à vos clients, et de détailler l’offre autant que nécessaire.

Idéalement, vous la partagerez également sur vos réseaux sociaux. Cela vous permettra d’instaurer un dialogue avec les premiers intéressés, mais aussi d’en faire la promotion auprès des internautes qui vous contactent en messages privés.

Enfin, n’oubliez pas de la mettre en avant sur votre site internet, dès la home page, ou via une rubrique entièrement dédiée à votre offre !

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Parrainage : quel intérêt pour vos clients ?

Beaucoup de clients, généralement séduits par les services et/ou produits d’une entreprise, prennent leur rôle de parrain très à coeur. Grâce à leur rôle dans votre programme de parrainage, ils se sentiront privilégiés, importants, valorisés. Ils auront le sentiments d’être utiles à votre entreprise.

Il ne vous reste alors plus qu’à récompenser les jeunes parrains : Cadeaux, offres promotionnelles, bons de réduction… Vous pouvez même offrir un avantage aux filleuls. C’est un bon moyen de les encourager à devenir client chez vous.

Parfois un petit geste de votre part peut pousser votre clientèle à faire de grandes choses. 

Chez Kwixeo, on a aussi notre programme de parrainage : On fait gagner 10€ à tous nos parrains, sans limite de durée ou de parrainage. Le petit plus ? Vous faites gagner la même somme à vos filleuls ! 

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Fidéliser ses clients : Le B.A.-BA de la relation client.

Oui, vous avez raison d’être heureux lorsque vous ramenez un tout nouveau client dans votre boite ! C’est ce qu’on vous demande, alors pourquoi ne pas fêter ça comme il se doit? Et bien… Peut-être parce qu’acquérir un nouveau client, c’est bien. Mais fidéliser les clients que vous avez déjà, c’est bien mieux ! Vous en doutez encore ? Pas de soucis : aujourd’hui, Kwixeo vous explique pourquoi la fidélité des clients, c’est sacré.

Fidélisation VS Acquisition

Quand vous êtes commercial, on vous demande de vendre, encore et toujours plus. Qu’il s’agisse de produits ou de services, vous devez prospecter, contacter puis convertir au maximum. Et ce travail d’acquisition, vous le savez surement, demande énormément de temps. Et aussi beaucoup d’argent ! En effet, quand on fait de la relation client, il faut savoir une chose essentielle : Convertir un prospect en client vous coûte en moyenne 7 fois plus cher que de fidéliser les clients que vous avez déjà séduits.

Fidélisation 1 – 0 Acquisition !

Pensez-y deux minutes : Pour amener un nouveau client dans votre portefeuille, vous allez devoir faire un long travail de prospection. Google Ads sera peut-être votre première piste. Vous allez surement opter pour une campagne e-mailing, qui suppose des compétences en marketing ainsi que l’achat d’une base de données. Vous avez même certainement pensé à la téléprospection, un exercice chronophage et difficile pour les téléprospecteurs.

Et devinez quoi ! Les taux de conversion de ces outils en BtoB sont cruellement faibles, avec une moyenne de 4% pour Google Ads et les campagnes e-mailing, et de seulement 2% pour la téléprospection. Pire encore, ces chiffres ne correspondent qu’à la phase de prospection. Il faut ensuite entretenir le lien avec ces prospects « intéressés » pour les convertir définitivement en clients.

Et si justement, on vous disait que vous pourriez perdre ces clients plus vite que vous ne le pensiez ? Une enquête a récemment démontré que 46 % des clients quittent leur fournisseur après la 1ère  commande, 24 % après la seconde, 14 % après la 3ème et 12 % après la 4ème. On peut en conclure qu’un client est véritablement acquis non pas à la première commande, mais seulement après la 3ème. Un effort important doit donc être maintenu pour y parvenir !

Fidélisation 2 – 0 Acquisition !

Certes vous nous direz qu’acquérir de nouveaux clients reste indispensable. L’argument principal réside dans la loi de Pareto : 20% de vos clients réalisent 80% de votre chiffre d’affaires. Vous avez donc tout intérêt à augmenter leur nombre afin de réduire les risques commerciaux autant que possible. Et dans un sens, vous avez raison.

Sauf que, si on y réfléchit bien : Pourquoi vos clients voudraient-ils partir si vous les chouchoutez ? A leur place, auriez-vous envie de quitter une entreprise qui répond à vos besoin et qui prend soin de vous ? La réponse est sûrement… Non.

Fidélisation 3 – 0 Acquisition ! Victoire par K.O !

Pourquoi faut-il fidéliser ses clients ?

Vous l’avez compris, la fidélisation de sa clientèle demande un investissement moindre comparé à celui de l’acquisition. Fidéliser vos clients vous permet donc de gagner de l’argent, ou du moins, de faire de réelles économies.

Mais ce qu’il faut comprendre avant tout, c’est que vous avez entre les mains des clients qui vous font d’ores et déjà confiance. Ils croient en votre concept, puisqu’ils le consomment. Elle est là votre plus belle opportunité ! Pourquoi ? Tout simplement parce qu’un client fidèle :

  1. Consomme davantage (en quantité comme en diversité)
  2. Communique naturellement et utilement avec l’entreprise
  3. Devient un vecteur de communication pour l’entreprise en faisant sa promotion auprès de ses proches
  4. Réduit les coûts de gestion (administratifs, logistiques, commerciaux, etc.)
  5. Négocie moins les prix, et produit donc des marges plus confortables

Et oui ! Inutile de rechercher la poule aux oeufs d’or : vous l’avez déjà trouvée ! 

Fidéliser ses clients, c’est s’assurer des ventes et une rentrée d’argent régulières. Ces derniers vont davantage partager leurs ressentis avec vous, et donc vous aider à améliorer vos prestations. Satisfaits de leur choix, ils vont naturellement communiquer pour vous auprès de leur entourage. Le petit plus ? Ils sont moins attentifs aux prix, et seront moins tentés à l’idée de négocier avec vous. Bref, que du positif, non ?

Comment fidéliser ses clients ?

La réflexion autour de la fidélisation de sa clientèle commence par 2 questions d’apparence assez simples :

  1. Quel type de clients voulez-vous fidéliser ? ?
  2. Comment allez vous fidéliser les clients identifiés ?

En effet, tous les clients de se ressemblent pas. Ils consomment différemment. Leurs attentes vis à vis de votre entreprise ne sont pas les mêmes. Certains seront exigeants, d’autres pas. D’où l’impératif de segmenter ! Vous devez en effet multiplier les outils de fidélisation et les adapter au profil de vos clients.

Allez, parce que nous aussi on aime nos clients, on vous partage quelques stratégies de fidélisation de sa clientèle et les outils qui vont avec :

  1. Humaniser la relation clientèle

Un client n’est pas acquis lorsque vous avez répondu à sa demande, mais bien lorsque vous avez réussi à entretenir une relation de confiance avec lui. Et cela passe par l’humain. Soyez naturel dans vos échanges. Appelez-le par son prénom dès que vous le pouvez. Anticipez ses besoins et répondez au mieux à ses attentes. N’oubliez pas que vos clients veulent faire affaire avec des hommes, pas des entreprises !

      2. Fidélisez vos clients en les impliquant

Le vendeur pense parfois, à tort, qu’un fois le client acquis, le questionnement devient une forme d’ignorance sur ce qu’il devrait savoir sur lui. Or, les enjeux des clients changent à la même vitesse que notre société. Vous devez donc évoluer avec eux et les aider à trouver des solutions innovantes. D’où l’importance de les questionner sur les préoccupations et sur les nouveaux enjeux auxquels vous devriez pouvoir répondre.

Vous pouvez solliciter vos clients dans le cadre de témoignages clients ou de questionnaires de satisfaction. Ils auront ainsi le sentiment de participer activement à l’amélioration de votre activité. Plus encore, ils se sentiront écoutés, utiles. Si vous pensez séduire vos clients uniquement en donnant, vous vous trompez. Savoir demander reste un acte d’humilité perçu de manière très positive par la clientèle. Croyez-nous : les retours seront très bons, surtout si vous prenez en compte leurs recommandations.

      3. Remercier vos clients avec sincérité

L’important dans la relation client, c’est de montrer aux clients que vous êtes reconnaissant de la confiance qu’ils vous témoignent. Pensez donc à les remercier lorsqu’ils passent commande, récompensez leur fidélité par des offres promotionnelles. Invitez-les à visiter vos locaux, envoyez leur un petit cadeau de fin d’année… Les gestes sont nombreux et parfois très simples, mais ils feront tous leur effet.

Chaque client est unique, à vous de leur donner la sensation d’être privilégié.

Si vous doutiez encore de la force commerciale de la fidélisation de votre clientèle, nous espérons vous avoir fait changer d’avis ! Certes, il est indispensable de gagner de nouveau clients afin de réduire au maximum les risques commerciaux. Mais n’oubliez pas qu’il est plus facile, et surtout plus sain de travailler sur la satisfaction de votre clientèle actuelle et de fidéliser vos clients au quotidien.

Misez sur des outils CRM tels que Kwixeo, qui vous accompagnent dans la gestion de votre clientèle, de la prospection à la fidélisation, en passant par l’étape phare de la conversion !

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Logiciel de facturation certifié – Êtes-vous concerné ?

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C’est au 1er janvier 2018 que la loi finances de 2016 impose à la majorité des entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié.  Mais qu’en est-il réellement ? Quelles sont les entreprises réellement concernées par cette nouvelle obligation ? Et quelles sont les sanctions en cas de non-utilisation de logiciel certifié ?

La loi de finances de 2016, pourquoi et dans quel but ?

L’objectif principal de cette loi est de lutter contre les fraudes à la TVA. Sur l’année 2015, ces fraudes représentaient un manque à gagner estimé à 17 milliards d’euros selon le Ministère de l’Économie et des Finances.

Devant un tel manque à gagner, fin 2015, l’État a pris la décision d’interdire à partir du 1er janvier 2018, tout système qui permet d’effacer ou de modifier la comptabilité d’une entreprise. En effet, jusqu’à maintenant, de nombreux logiciels permettaient de modifier et de supprimer librement les tickets, factures et encaissements.

Les logiciels de facturation, exclus puis réintégrés à la loi de finances de 2016

Initialement inclut dans la loi, en juin 2017, un revirement s’opère afin que la loi se recentre uniquement sur les logiciels de caisse, principaux vecteurs de la fraude à la TVA, et exclus ainsi tous les logiciels de facturation et de comptabilité.

Mais fin novembre 2017 a lieu un nouveau revirement qui annule les dispositions prises en juin 2017, obligeant ainsi une grande partie des entreprises à s’équiper de logiciel certifié au 1er janvier 2018.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié ?

Un logiciel de facturation certifié est un système qui satisfait à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

  • L’inaltérabilité : Le logiciel doit conserver toutes les données d’origines relatives aux documents de vente et aux encaissements tout en assurant leur inaltérabilité. Toute modification doit être conservée et datée précisément afin d’assurer un traçage complet de toutes les actions de l’utilisateur.
  • La sécurisation : Les données stockées doivent être protégés contre toute modification. Kwixéo a choisi d’utiliser une empreinte numérique avec le chaînage des enregistrements afin de garantir l’intégrité des données dans le temps.
  • La conservation : Tout logiciel de facturation certifié doit proposer une fonction de clôture afin d’empêcher toute action sur une période passée. Cette clôture doit être au minimum annuelle ou par exercice lorsque celui-ci n’est pas calé sur l’année civile. Pour chaque période clôturée, des données cumulatives doivent être enregistrées dans le logiciel.
  • L’archivage : Le logiciel doit permettre d’archiver les données (par période maximum d’1 an) et de garantir l’intégrité de ces archives dans le temps. Ces archives doivent pouvoir être facilement exploitables par l’administration. Une fois archivées, les données peuvent être purgées du logiciel.

Qui est donc concerné par l’utilisation de logiciel de facturation certifié ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de facturation permettant d’enregistrer les règlements de leurs clients sont concernées. Les entreprises facturant uniquement des professionnels ne sont pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cependant, si une seule facture est émise au nom d’un particulier, alors l’entreprise se doit d’utiliser un logiciel certifié.

Pour les entreprises non concernées par cette loi, il reste quand même conseiller d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

En cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable. Celui-ci sera à même de vous apporter une réponse qualifiée et vous accompagner dans le changement de votre logiciel.

Comment justifier l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié ?

L’État a donné deux possibilités aux éditeurs de logiciels :

  • Faire certifier leur logiciel par un organisme accrédité.
  • Délivrer eux-même une attestation individuelle à chaque client.

Kwixéo a choisi de garantir la certification de son logiciel de facturation par attestation individuelle. Celle-ci est fournie automatiquement depuis l’espace abonnement du logiciel.

Attention, l’entreprise doit conserver les certificats ou l’attestation pour chaque version du logiciel utilisée. Pensez donc à télécharger votre attestation à chaque fois que Kwixéo est mis à jour.

Quelles sont les mesures de contrôle ?

L’Administration a mis en place une toute nouvelle mesure de contrôle afin de s’assurer que l’entreprise possède bien les justificatifs nécessaires. Ce contrôle vise à vérifier que l’entreprise utilise un logiciel de facturation certifié conforme à la loi « Anti-fraude à la TVA ». Il ne sera pas question de contrôle plus poussé mais la non-présentation du certificat peut amener à un contrôle fiscal ultérieur.

Quelles sanctions en cas de non-utilisation d’un logiciel de facturation certifié ?

Toute entreprise qui n’utilise pas de logiciel de facturation certifié au 1er Janvier 2018, s’expose à une amende de 7500 € et sera dans l’obligation de s’équiper d’un logiciel certifié dans les 60 jours suivant le contrôle par l’administration fiscale. De plus, dans ce cas de figure, les contrôleurs pourront effectuer un contrôle fiscal avec comme possibilité, d’avoir un éventuel redressement.

Toutefois, dans un premier temps et devant les multiples modifications de la loi, une confusion a été créée dans l’esprit des entreprises et des éditeurs. L’administration fiscale devrait dans un premier temps, faire preuve de prévention et de pédagogie. Celle-ci devrait accompagner les entreprises dans le changement de leur logiciel plutôt que d’appliquer des sanctions financières.

Vous êtes concernés par la loi de finances 2016 et vous n’utilisez pas un logiciel de facturation certifié conforme ?

Les équipes de Kwixéo peuvent vous accompagner dans le changement de votre logiciel de facturation. Sachez qu’il est possible d’importer tout votre historique sous conditions que votre logiciel actuel permet d’exporter les données sous le bon format, ce qui est généralement le cas.

N’hésitez pas à essayer Kwixéo gratuitement et sans engagement pendant 15 jours et découvrez un logiciel de facturation certifié, simple et intuitif.

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/actualites/A12301

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2017/12/30/CPAX1723900L/jo/article_105

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