Vous venez de finaliser les démarches de création d’entreprise et vous avez enfin trouvé un local dans lequel vous installer ? Vous envisagez de déménager votre activité ? Vous allez donc faire face à une série de démarches administratives et techniques qu’il est nécessaire de bien préparer pour garantir un emménagement serein et efficace. Faisons le point ensemble !

Souscrire un nouveau contrat d’énergie

L’installation dans un nouveau local nécessite la souscription à un fournisseur d’énergie. C’est l’occasion de comparer les offres présentes sur le marché pour trouver celle qui sera la plus adaptée à vos besoins et à votre budget !

Engie ou EDF ?

Vous préférez faire confiance aux fournisseurs d’énergie historiques, mais vous hésitez entre Engie ou EDF ? Découvrez ici le comparatif des deux entreprises pour l’année 2020 ! Globalement, Engie propose des offres d’électricité plus intéressantes financièrement que son concurrent, mais EDF propose une plus grande diversité d’abonnements. Pour le gaz, c’est le contraire ! En effet, EDF est soumis au TRV d’électricité quand Engie est soumis à celui du gaz. Il conviendra donc d’analyser avant toute chose vos besoins pour faire le meilleur choix.

Des contrats d’électricité dédiés aux professionnels avec EDF pro, Eni, Enercoop, Happ’e…

Il est tout à fait possible de souscrire à une offre d’électricité spécifique aux besoins des professionnels. C’est le cas d’EDF pro avec son contrat EDF pro qui est surtout intéressant pour les entreprises dont le local comporte une puissance électrique supérieure à 36 kVA (kilovoltampère). Mais d’autres fournisseurs alternatifs se sont emparés de la démarche, comme Enercoop, Happ-e, ou encore ENI. Pour vous assurer d’être éligible à ces fournisseurs, vous pouvez consulter la page dédiée aux professionnels sur le site d’information du médiateur national de l’énergie.

La signature du bail

Une étape importante en cas de location consiste en la signature du bail avec le propriétaire de votre futur local. Vous devrez prendre soin d’analyser toutes les clauses pour vous assurer d’exercer votre activité dans les bonnes conditions. Pensez à regarder notamment :

  • La durée du bail ;
  • Le montant du loyer ;
  • Le dépôt de garantie ;
  • Les modalités de résiliation anticipée et de renouvellement ;
  • Les annexes (état des lieux, état des risques naturels et technologiques, etc.)

Repensez l’activité dans votre nouveau local

Entreprendre des démarches de création d’entreprise et d’installation dans un nouveau local, c’est aussi l’occasion de repenser la manière dont votre activité peut se faire. Pour vous aider dans cette nouvelle étape de vie professionnelle, pourquoi ne pas adopter un outil de gestion d’entreprise ? Gestion de stock, de chantier ou de charges, mais aussi facturation, outils collaboratifs… Ce précieux allié pourrait bien vous permettre de booster votre activité et faciliter votre quotidien !

Enfin, ne négligez pas l’étape de l’emménagement à proprement parler. Pensez ergonomie, confort, décoration, identité visuelle… c’est l’occasion de revoir la fonctionnalité des locaux et de travailler sur l’image de l’entreprise pour que clients et collaborateurs aient envie de travailler avec vous. À vous de jouer donc !

Communément connue sous le nom de “note de crédit”, la facture d’avoir est rédigée pour  annuler ou corriger une facture précédemment établie. Quelles sont les règles à suivre pour élaborer une facture d’avoir ? Dans quelles occasions l’entreprise doit émettre un avoir ? Et comment l’établir ? Ci-après les réponses à ces questions. 

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Pratiquement, une facture d’avoir constitue un document d’annulation. Dans celui-ci, l’entreprise reconnaît qu’elle a une dette envers son client. Cette facture l’oblige à restituer une partie ou la totalité du paiement dû par ce dernier lors d’un précédent achat. 

Deux situations peuvent expliquer cette créance. Soit le client a retourné les marchandises. Soit l’entreprise lui a accordé une réduction qui n’a pas été comptabilisée dans la facture précédente. Dans ce contexte, ce document lui permet de corriger une éventuelle erreur ou de faire un geste commercial.

Dans quel cas élaborer une facture d’avoir ?

Toutes les entreprises peuvent émettre une facture d’avoir. Cependant, cette pratique s’avère beaucoup plus courante dans les sociétés qui opèrent dans le commerce. Il existe plusieurs types d’avoirs :

Avoir commercial

L’avoir commercial est généralement rédigé dans le cas d’un conflit lié à la livraison du produit ou du service. Les faits pouvant être à l’origine du litige sont multiples : retard de livraison, non-conformité de la prestation, mauvaise qualité du produit…

S’il n’est pas possible de retourner le produit ou le service, l’entreprise peut effectuer un geste commercial pour fidéliser son client. Pour cela, elle peut réduire le prix de la marchandise ou de la prestation et émettre une facture d’avoir a posteriori. Elle doit alors établir un avoir partiel. Par conséquent, elle est obligée de restituer une partie de la somme versée par son client.

Avoir pour un retour de marchandise

En cas d’annulation ou de retour de marchandise, l’élaboration d’une facture d’avoir s’avère aussi nécessaire. À la différence de l’avoir commercial, l’entreprise doit rédiger un avoir total qui entraînera le remboursement intégral de la somme due par le client.

Avoir pour corriger une erreur

L’entreprise peut également corriger les erreurs commises sur une facture par le biais d’un avoir. Elle a la possibilité d’annuler une partie ou l’intégralité de la facture erronée. 

Ces erreurs peuvent se présenter sous plusieurs formes :

  • La facture a été adressée au mauvais destinataire ;
  • Le prix affiché est erroné ;
  • Le contenu de la facture est erroné ou a fait l’objet d’omission ;
  • L’entreprise a facturé deux fois le même achat. 

Comment rédiger une facture d’avoir ?

L’établissement d’un avoir doit respecter certaines règles. La facture d’avoir  doit notamment comporter un numéro. En effet, quelle que soit la raison pour laquelle il a été établi, il demeure une facture. Le vendeur peut alors choisir entre une numérotation continue ou séparée des factures. 

Le document en question doit mentionner :

  • Le terme « Avoir » pour éviter de le confondre avec la facture de doit ;
  • Le numéro de la facture initiale faisant l’objet d’avoir ;
  • Le montant de l’avoir ; 
  • La modalité de remboursement du montant dû au client.

Autres éléments à prendre en compte

Pour établir correctement l’avoir, le vendeur doit mentionner son montant HT et TTC. Les gestes commerciaux de l’entreprise peuvent se traduire par :

  • Une remise ;
  • Une ristourne ;
  • Un rabais ;
  • Un escompte.

Le vendeur peut utiliser des logiciels de facturation comme Kwixéo pour élaborer un avoir. Cet outil en ligne lui permettra d’opérer en toute sécurité et l’empêchera de commettre une nouvelle erreur. Complet et intuitif, il a aussi été pensé pour faciliter le processus de facturation. Le commerçant peut ainsi s’en servir pour établir un devis, assurer le suivi de ses activités commerciales, etc.

Le devis est l’acte par lequel le prestataire retranscrit en détail les prestations qu’il propose à son client. Dans certains cas, son établissement est obligatoire. Il engage aussi bien le prestataire que le client dès sa signature. Découvrez pourquoi et comment établir un devis pour une association ? Quelles sont les obligations qui pèsent sur cette dernière après l’élaboration du devis ?

Association et prestation de service

Tout comme les entreprises, les associations sont tout à fait à même de proposer des services, donc d’élaborer un devis. Cependant, elles ne cherchent pas à faire des profits, car les associations à but lucratif n’existent pas. 

Leurs objectifs doivent se conformer aux exigences de la loi du 1er juillet 1901. Ces personnes morales peuvent faire des bénéfices qui ne profiteront pas aux membres. Les recettes réalisées serviront à assurer le fonctionnement de l’association. Elles peuvent aussi servir pour financer diverses activités socio-culturelles.

Pourquoi établir un devis ?

L’établissement d’un devis est obligatoire si le prix d’une prestation est supérieur à :

  • 150 euros pour les travaux et les dépannages ;
  • 100 euros par mois.

Les dépassements d’honoraire au-delà de 70 euros doivent aussi faire l’objet d’un devis s’ils sont liés à des services de soins médicaux. Le devis est aussi nécessaire pour des prestations funéraires, de travaux ou de déménagement.

Même si l’établissement d’un devis n’est pas obligatoire, il s’avère toujours nécessaire d’en élaborer. Cet acte permet de sécuriser la relation entre le client et le prestataire. D’une part, ce dernier doit respecter ses engagements dans la réalisation des tâches mentionnées dans le document. Et d’autre part, le client a l’obligation de payer le prix de la prestation indiqué dans le devis. Cet acte peut servir de preuve en cas de litige.

Comment établir un devis ?

Le document doit mentionner :

  • Le titre : devis, offre commerciale, etc. ;
  • La date d’élaboration du devis ;
  • Les informations relatives au prestataire : coordonnées, numéro de SIRET, siège… ;
  • Les informations relatives au client : nom, coordonnées, etc. ;
  • La description précise des prestations à fournir ;
  • La date de début, la durée et le prix de la prestation ;
  • Les conditions de règlement ;
  • L’acompte si le client en a versé ;
  • Les conditions de garantie ;
  • La durée de validité du devis ;
  • Les informations relatives au contrat d’assurance si besoin : coordonnées de l’assureur, zone couverte par les garanties, etc.

Eu égard aux diverses informations devant figurer dans un devis, son établissement peut devenir une tâche fastidieuse. L’utilisation d’un logiciel de devis trouve alors tout son intérêt. Pour bénéficier d’une solution facile à prendre en main, optez pour Kwixéo ! Vous profiterez par ailleurs de différentes fonctionnalités qui optimiseront l’édition de vos devis.

Les éléments à prendre en compte lors d’un devis

La valeur juridique du devis est équivalente à un contrat établi dès lors que le client le signe. C’est la raison pour laquelle il est important d’élaborer un devis détaillé avec un maximum de précisions.

À noter que l’établissement d’un devis est généralement gratuit. Le client n’est pas obligé d’engager le prestataire qui a élaboré un devis pour lui. Il est tout à fait libre de ne pas solliciter ses services du moment qu’il n’a pas posé sa signature sur le devis

Cependant, si le prestataire s’est déplacé pour élaborer le devis, il peut le facturer. À part cela, le devis sera également payant si son établissement a requis la mise en œuvre d’une étude approfondie. Dans ce cas, le prestataire doit fournir le prix du devis. Il est aussi tenu de préciser la modalité de paiement applicable à son client au préalable.

Juridiquement, le devis vaut contrat dès qu’il est signé par le client. Ce qui implique qu’il ne peut plus faire l’objet de modification. Dans ce contexte, le prestataire ne peut plus changer le prix, ni les services mentionnés dans le document. 

C’est la raison pour laquelle il doit fournir des informations détaillées et précises. Les deux parties doivent également s’entendre sur le prix et les prestations à fournir avant la signature. Cela permet d’éviter ou du moins de limiter les conflits.

Les associations soumises à la loi du 1er juillet 1901 œuvrent dans un but non lucratif. Cela ne les empêche pas de vendre des produits et de proposer des services aux particuliers. Dans la mise en œuvre de leurs activités, elles peuvent émettre des factures. Parfois, cela constitue même une obligation. Focus sur la facture d’association

Une association peut-elle émettre une facture ?

Comme les associations ne sont pas autorisées à réaliser des activités lucratives, comment se fait-il qu’elles puissent émettre des factures ?

Les associations ont effectivement le droit de proposer des prestations de service et de vendre des produits. Elles peuvent donc émettre des factures dès lors qu’elles sont enregistrées auprès de la préfecture.

À noter qu’elles ont tout à fait la possibilité de percevoir les bénéfices issus de leurs activités. Cependant, les membres ne peuvent pas en profiter. Les bénéfices seront affectés à d’autres fins. Ils serviront par exemple à financer des activités sociales ou culturelles. Ils peuvent également alimenter le budget de fonctionnement de l’association.

Dans quels cas l’élaboration d’une facture est-elle obligatoire ?

Dans l’exercice de ses activités, une association légalement constituée doit se plier à certaines règles légales. Selon l’article L 441-3 du Code du commerce, l’association a l’obligation d’élaborer une facture dans le cas où le client :

  • Constitue une personne morale ;
  • Est une personne physique assujettie à la TVA ;
  • A versé un acompte ;
  • Est un particulier exerçant une activité imposée par la loi (vente aux enchères, à distance…)
  • Souhaite recevoir une facture.

Cependant, les cas suivants dérogent à cette règle. La facture n’est pas requise si l’activité consiste à vendre des marchandises aux particuliers lors d’un événement sportif ou culturel. Ces marchandises comprennent généralement des produits alimentaires.

À noter que les associations peuvent être soumises aux impôts commerciaux si elles pratiquent régulièrement des activités commerciales. 

Les mentions obligatoires dans une facture

L’association peut fournir une facture électronique ou sur papier, manuscrite ou imprimée. Elle doit être élaborée en deux exemplaires, l’une pour le client et l’autre pour le prestataire ou vendeur. 

La facture d’une association doit au minimum mentionner :

  • Le nom et l’adresse du prestataire ou du vendeur ;
  • Le nom et l’adresse du client ;
  • Le numéro de la facture ;
  • La date d’élaboration de la facture ;
  • L’objet de la facture ;
  • Le prix du produit ou de la prestation ;
  • Les éventuelles remises ;
  • Le montant à payer par le client ;
  • La date de paiement.

À noter que les associations loi 1901 ne sont pas assujetties à la TVA. Dans ce sens, les factures qu’elles émettent doivent indiquer la mention « TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts (CGI)». Ce qui implique qu’elles n’ont pas à faire la distinction entre le prix TTC et le prix HT.

Les remises peuvent comprendre les déductions issues d’une promotion, d’une ristourne, etc. 

Parce que l’édition des factures peut être chronophage et fastidieuse, il est recommandé de recourir à un logiciel de facturation comme Kwixéo. Accessible en ligne, notre outil facilite profite de diverses fonctionnalités qui faciliteront l’établissement de factures pour votre association.

Omission des mentions obligatoires

Le non-respect des obligations relatives aux mentions légales sur la facture émise par les associations peut entraîner des sanctions. L’association concernée peut faire l’objet :

  • D’une amende pénale pouvant atteindre 75 000 euros ;
  • D’une amende fiscale à hauteur de 15 euros pour chaque mention omise ou inexacte.

Il est important de préciser que la cumulation des deux peines est tout à fait possible. 

Selon l’article 1737 du CGI, le non-respect de l’obligation de facture peut être sanctionné d’une amende fiscale. Celle-ci est fixée à 50 % du montant de la facture. La même sanction pécuniaire s’applique également aux associations qui émettent de fausses factures ou des factures fictives. 

La loi Macron oblige désormais les entreprises à émettre des factures dématérialisées. Cela profite à ces dernières dans la mesure où l’utilisation de la facture électronique simplifie les tâches courantes. Y recourir contribue à une optimisation de la production. Et pourtant, les habitués des factures papiers ont parfois besoin de temps pour s’y familiariser. Afin de profiter pleinement des avantages de la facture électronique, il est important de bien comprendre son mode de fonctionnement.

Les avantages de la facture électronique pour une entreprise

L’utilisation de la facture électronique diminue la manipulation des documents et leur vérification. Son édition, son envoi et son archivage se fait en quelques clics. Il s’agit par ailleurs d’un moyen fiable pour sécuriser les envois. Au lieu d’engager des intermédiaires pour délivrer vos factures, elles arrivent directement aux destinataires par voie électronique. 

Le coût d’émission d’une facture électronique est beaucoup plus faible, comparé à celui d’une facture en papier. Par ailleurs, la facture dématérialisée permet à une enseigne de se distinguer de ses concurrents. Bien que toutes les entreprises soient désormais contraintes de l’utiliser, certaines prennent encore du temps à l’adopter. Et pourtant, il s’agit d’une alternative qui leur permet de mieux développer leur image de marque et d’augmenter leur notoriété.

L’obligation d’utiliser une facture électronique

L’utilisation de la facture électronique n’est plus une alternative qui concerne uniquement les entreprises intéressées. Devenue obligatoire, la loi Pacte, suivie de la loi Macron en août 2015, a dématérialisé le processus de facturation. 

Depuis, les entreprises privées n’ont plus le droit de refuser la réception de factures électroniques. D’ailleurs, l’État envisage également l’utilisation de la facture dématérialisée pour les transactions B2B. Et pour faciliter la collecte et le contrôle de la TVA, toutes les données d’une facture électronique doivent être transmises systématiquement à l’administration fiscale.

La garantie d’une facture électronique authentique

Avant d’abandonner l’utilisation des factures papiers, il est important de garantir l’authenticité de votre facture électronique

Tout d’abord, l’entreprise doit utiliser une signature électronique. Elle permet d’identifier les modifications apportées à un document signé. Ensuite, il est nécessaire d’effectuer les contrôles par rapport à la gestion des factures. 

C’est un moyen fiable pour classer les factures par ordre chronologique. Finalement, il est nécessaire d’établir une liste récapitulative des partenaires avec qui l’entreprise a déjà échangé des factures papiers. 

La conservation des factures électroniques

Tout comme les versions papiers, les factures électroniques doivent être conservées afin que l’État puisse procéder à une vérification. Toutes les documents envoyés doivent être sauvegardés sur une base de données afin qu’ils restent disponibles durant 3 ans. Les factures peuvent ensuite être transférées vers un autre support. Le but étant de les conserver 3 ans de plus. 

Pour le cas des factures qui comportent une signature électronique, les entreprises doivent garder les versions originales pendant 6 ans. Il en est de même pour celles qui sont émises en EDI (échange de données informatisées).

Les premiers pas pour utiliser une facture électronique

Pour une meilleure utilisation de la facturation électronique, commencez l’expérience avec vos nouveaux clients. 

  • Modifiez vos conditions générales de vente et vos contrats. Ce sera une manière d’informer vos nouveaux clients qu’ils recevront leur facture par voie électronique. 
  • Collectez les adresses e-mails de vos clients. 
  • Informez également vos anciens clients du changement. Commencez par exemple par joindre un courrier à la facturation papier pour pouvoir le supprimer définitivement.

Afin de mieux gérer vos factures électroniques, prévoyez déjà d’utiliser un logiciel de facturation simple. Cela va vous éviter d’effectuer différentes tâches à la fois. Kwixéo est un logiciel de facturation facile à utiliser. Spécialement destiné aux indépendants et aux dirigeants des entreprises, il dispose de plusieurs fonctionnalités. En quelques clics, vos factures électroniques seront prêtes pour être envoyées directement aux clients.

La TVA est un impôt indirect prélevé par les entreprises auprès de leurs clients. Elle est par la suite versée à l’État. Entre TVA collectée, TVA déductible, TVA à décaisser… de nombreuses entreprises se perdent encore et ont du mal à comprendre les différences entre ces taxes à payer. Les essentiels à savoir dans cet article.

Les règles relatives à la TVA

La TVA est un impôt qui respecte un principe non cumulatif. Pour le compte de l’État, les entreprises la collectent auprès de leurs clients en les intégrant dans leurs facturations. Ensuite, elles la reversent au service des impôts. 

La TVA est un impôt neutre qui n’affecte pas le résultat de l’entreprise. Cependant, elle a une influence directe sur la trésorerie, d’où la nécessité de bien la gérer. Chaque mois ou chaque trimestre, l’entreprise verse à l’État la différence entre la TVA qu’elle a collectée et celle qu’elle a déduit. Et au cas où la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, l’entreprise bénéficie d’un crédit d’impôt de TVA.

Faire la différence entre les notions de TVA

TVA collectée, TVA déductible ou TVA à payer… ces notions se confondent assez souvent. Ci-dessous leurs points de différence.

La TVA collectée

La TVA collectée est le montant de la TVA qu’une entreprise a collecté sur ses ventes. Il s’agit d’une taxe prélevée par l’État à chaque service ou produit vendu. Si une entreprise a par exemple effectué une vente de 100 euros HT et que le taux de la TVA est de 20 %, la TVA collectée est donc de 20 euros. Il s’agit là du montant qui doit être rendu à l’État.

La TVA déductible

Contrairement à une TVA collectée, la TVA déductible est le montant de la TVA qu’une entreprise a payé sur ses achats. Elle la déduit par la suite sur sa déclaration de TVA. Si pour un achat de 50 euros HT, la TVA est de 20 %, la TVA déductible est de 10 euros. Elle peut donc être déduite de la déclaration de TVA.

La TVA à décaisser

La TVA à décaisser est la TVA à payer en fin d’une période. Il s’agit de la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Si en fin de période, une vente de 100 euros HT et un achat de 50 euros HT ont été effectués par l’entreprise par exemple, elle a gagné 50 euros (100 euros – 50 euros). Elle doit alors s’acquitter de la TVA à décaisser auprès de l’État, dont le montant correspond à 20 % des gains. Cela revient donc à un montant de 10 euros à payer à l’État.

Le crédit de TVA

Le crédit de TVA concerne les entreprises qui ont avancé plus de TVA qu’elle en a collectée. Supposons qu’en fin de période l’entreprise n’a effectué que des achats. Si elle a avancé la taxe sur ces acquisitions, l’État lui doit le montant qu’elle a déjà payé. 

Si elle a par exemple réalisé un achat de 50 euros HT, l’État lui doit les 10 euros qu’elle a déjà avancés.

Pour mieux gérer vos déclarations de TVA, utilisez un logiciel de facturation qui vous permettra d’effectuer facilement la mise à jour des montants de vos TVA. Muni de différentes fonctionnalités, Kwixéo est un logiciel de facturation facile à utiliser. Il vous permet de paramétrer mensuellement ou trimestriellement la déclaration de vos TVA

Il permet également de mieux gérer les encaissements et les débits. Par ailleurs, une liste des déclarations de TVA y est disponible. Elle permet à toute entreprise d’éviter les oublis et de payer à temps ce qu’elle doit à l’État.

La loi anti-fraude TVA a été mise en place par la loi de finances 2016. Désormais, elle impose aux entreprises de nouvelles obligations dont l’utilisation des systèmes de caisse certifiés et des logiciels de facturation. Qui est  concerné par la loi anti-fraude TVA et comment pourrait-elle réduire le détournement illégal d’un système fiscal ? Les réponses dans cet article.

Qui doit appliquer la loi anti-fraude TVA ?

La loi anti-fraude TVA doit être appliquée par toute personne physique ou morale assujettie à la TVA. Cela inclut toutes les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation pour enregistrer les règlements de leurs clients. 

Conçue pour renforcer la lutte contre la corruption, cette loi concerne toutes les entreprises établies en France. Même les entreprises B2C qui collaborent avec des clients particuliers doivent s’y plier. 

Par ailleurs, certaines micro-entreprises, dont le chiffre d’affaires dépasse un certain seuil, doivent respecter la loi anti-fraude TVA.

En quoi la loi anti-fraude TVA va modifier le processus de facturation d’une entreprise ?

Pour répondre aux exigences de la loi anti-fraude TVA, certaines modifications doivent être apportées aux logiciels de facturation des entreprises

En premier lieu, les logiciels de facturation doivent être en mesure de conserver les données contenues dans la facture. En cas de modification ou d’annulation d’une facture, toutes les opérations doivent être visibles et vérifiables. En outre, il est exigé d’assurer la sécurisation des données. D’ailleurs, elles doivent toutes être conservées pendant une période de six ans. 

Les logiciels de facturation doivent également disposer de fonctionnalités d’archivage. Cela permet à l’administration d’avoir accès à tous les dossiers archivés et les lire en cas de besoin. Enfin, l’entreprise doit être en mesure de présenter un certificat qui prouve qu’elle respecte les conditions imposées par la loi anti-fraude TVA. Il s’agit d’un certificat délivré par un organisme accrédité. 

À noter qu’une attestation individuelle peut également remplacer le certificat.

Est-il possible d’échapper à la loi anti-fraude TVA en réutilisant une facture établie à la main ?

Si vous choisissez de facturer vos clients en utilisant du papier et du stylo, aucun certificat de conformité ne sera exigé. Cependant, en cas de contrôle fiscal, les conséquences peuvent être impactantes. 

D’autant plus, votre entreprise pourra perdre en efficacité. Il serait difficile d’effectuer un suivi des facturations en temps réel. Les procédures de vérification pourront également prendre un temps considérable. Quant à l’État, il ne sera pas en mesure de réaliser à distance les contrôles fiscaux.

Quels sont les risques si une entreprise ne respecte pas la loi anti-fraude TVA ?

Si en cas de contrôle, l’entreprise ne dispose pas d’un document de conformité, elle doit payer une amende de 7 500 euros. Elle doit également fournir le document dans les 60 jours qui suivent. D’où la nécessité d’effectuer les démarches pour mettre à jour son logiciel de facturation. En revanche, si l’éditeur n’est pas conforme, l’amende devra toujours être payée par l’entreprise. En outre, elle doit installer un logiciel de facturation conforme dans les 60 jours.

Au cas où votre logiciel de facturation ne respecte pas encore la loi anti-fraude TVA, contactez un prestataire professionnel. Cela vous permettra de mieux gérer vos facturations et répondre aux exigences de la loi. 

Kwixéo vous propose une solution de facturation en ligne conforme à la loi anti-fraude TVA. Notre logiciel de facturation peut être utilisé sur différents supports. Il dispose d’une interface simple et intuitive. D’autant plus, il vous permet également de facturer vos documents en un seul clic. 

Pour différentes raisons, certaines opérations financières ne peuvent pas faire l’objet d’une facture. Le vendeur ou le prestataire est dans l’obligation de trouver d’autres moyens de les comptabiliser. Il peut alors établir des notes. Il en existe différents types qui varient en fonction de l’objet, de la destination et de l’émetteur de la note. Tel est le cas pour la note d’honoraires et la note de crédit. Tour d’horizon !

Note d’honoraires

À la différence des salariés, les professionnels libéraux ne perçoivent pas de salaire, mais des honoraires. Tel est le cas des avocats, des experts-comptables ou encore des agents immobiliers. Pour facturer leurs prestations, ils n’élaborent pas des factures classiques, mais des notes d’honoraires

Pour établir le montant de leurs honoraires, les professionnels prennent en compte plusieurs paramètres. Ils peuvent le fixer selon un taux horaire ou un forfait fixe. Pour éviter les risques d’abus, ils doivent mentionner la technique de facturation choisie dans le contrat qu’ils concluent avec leurs clients. 

À noter que le cas des professionnels œuvrant dans l’immobilier fait exception à cette règle. La loi Alur du 24 mars 2014 encadre les frais d’agence en location. Elle plafonne les honoraires des agences immobilières qui sont exclusivement à la charge des locataires. Avant l’application de cette loi, leur montant pouvait atteindre le prix d’un mois de loyer.

Il est important de préciser que la note d’honoraires doit se plier aux mêmes normes que les factures. Dans ce sens, elle doit comporter certaines mentions obligatoires :

  • Les informations relatives à l’émetteur dont le nom, les coordonnées et le numéro de Siret de ce dernier ;
  • Les informations sur le client à savoir son nom, ses coordonnées et son numéro de Siret ;
  • La date et le lieu de l’établissement de la note ;
  • Le numéro de la note ;
  • La nature de la prestation ;
  • Le montant de la prestation HT et TTC ;
  • Le taux de TVA applicable ;
  • L’échéance et la modalité de règlement de la facture.

Note de crédit

La note de crédit permet à l’entreprise de corriger les erreurs qu’elle a commises sur la facture envoyée au client. Elle doit indiquer que le créancier a crédité le compte de son débiteur, c’est-à-dire le client. 

Elle entraîne :

  • La réduction de la créance ;
  • La réduction du prix de la prestation ou des marchandises ;
  • La réduction du montant de la TVA dans le cas d’une vente.

La note de crédit doit indiquer le montant du solde concédé par le créancier. 

Comme la facture a déjà été comptabilisée par le client, sa modification doit faire l’objet d’une note de crédit. Même si elle comporte des erreurs, elle ne peut en aucune manière être supprimée.

Dans le cas où le débiteur n’a pas encore réglé la facture, celle-ci peut être acquittée en l’état. Par conséquent, aucune note de crédit n’est nécessaire. Les éventuels reliquats seront comptabilisés dans les escomptes.

En revanche, si le client a déjà payé la facture, le créancier doit impérativement établir une note de crédit. C’est indispensable pour assurer le respect de la loi en vigueur. 

Une tel document doit indiquer la mention « note de crédit » et le montant du solde en faveur du client. Les informations relatives à la facture qui fait l’objet de note de crédit, notamment le numéro, sont facultatives. Cependant, elles sont nécessaires pour faciliter les tâches de l’agent en charge d’enregistrer les opérations. Le document doit aussi préciser la modalité de compensation de l’avoir. Il doit en outre spécifier le taux de TVA utilisé ainsi que le montant de l’avoir HT et TTC. 

À noter que le créancier dispose de plusieurs options pour régler la note de crédit :

  • Remboursement par chèque ;
  • Réduction sur la facture…

Pour créer et gérer facilement des notes d’honoraires ainsi que des notes de crédit, il est recommandé de recourir à un logiciel de facturation.

Après avoir remarqué une erreur sur une facture, il est impossible de la supprimer. En revanche, vous pouvez la rectifier et l’annuler. L’important c’est de rester conforme à la loi. Pour annuler une facture, découvrez dans cet article comment procéder.

Comment annuler une facture ?

En cas d’erreur, deux différentes possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez annuler la facture si elle a déjà été acquittée ou la rectifier si ce n’est pas encore le cas.

Rectification d’une facture

Une facture non acquittée peut être rectifiée sans grandes conséquences. Il suffit d’en créer une nouvelle corrigée et l’émettre au client. Lors de l’envoi, avertissez-le afin qu’il ne considère plus la première facture qui lui a été parvenue.

Annulation d’une facture

Si vous constatez une erreur dans votre facture alors que le client l’a déjà payé, elle ne sera plus modifiable. Dans ce cas-là, il est nécessaire d’annuler la facture et établir une facture d’avoir. 

Si vous avez par exemple envoyé à un client une facture de 100 euros, faites une facture d’avoir sous un autre numéro. Quant au montant, il doit être de -100 euros. Par ailleurs, précisez bien la facture à laquelle vous faites référence ainsi que les services ou les produits concernés.

Que doit comporter une facture d’avoir ?

Une facture d’avoir correspond à un modèle de facture classique. Cependant, il est nécessaire de mentionner en tête du document le terme « avoir ». Concernant la numérotation, suivez les mêmes règles que celles appliquées pour l’élaboration d’une facturation classique. Il est également possible de créer une numérotation parallèle. 

Indiquez bien le montant en HT (hors taxes) et TTC (toutes taxes comprises) de l’avoir sans oublier de préciser les modalités de compensation. Et finalement, une facture d’avoir doit reprendre toutes les informations d’identification de l’entreprise ainsi que celles du client.

Qui doit annuler une facture ?

L’annulation ou la correction d’une facture doit être uniquement effectuée par la partie qui a fourni la prestation. Si c’est le client qui a remarqué l’erreur, il peut le notifier au fournisseur. Celui-ci va rectifier et annuler la facture

À noter que l’erreur peut être un simple oubli des mentions obligatoires ou un montant incorrect de la somme à payer. 

Annuler une facture : quelles sont les conséquences ?

Au lieu de laisser une erreur dans une facture, il est toujours recommandé de l’annuler. En procédant à sa correction, vous favorisez la régularisation des états financiers de votre entreprise. Si le fisc remarque une erreur ou un oubli, vous risquez de payer une amende de 15 euros par élément. 

En revanche, si vous relevez des fautes d’orthographe ou une légère coquille, il n’y a pas vraiment de quoi s’inquiéter. En règle générale, seules les factures présentant une certaine ambiguïté sont à annuler. 

Quelles sont les informations obligatoires dans une facture ?

Qu’il s’agisse d’une facture ordinaire ou d’une facture d’avoir, elle doit toujours comporter les éléments ci-dessous :

  • Le nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • Les coordonnées, l’adresse et le numéro Siret de l’acheteur ;
  • Le numéro d’identification à la TVA ;
  • La date démission de la facture ;
  • La date de la prestation ou de la vente ;
  • Le numéro de la facture ;
  • La désignation et la quantité de l’objet ;
  • Le prix hors TVA, le taux du TVA ainsi que le montant HT et TTC ;
  • Les réductions de prix ;
  • Les frais annexes ;
  • La mention « avoir » s’il s’agit d’une facture d’avoir.

Pour être conforme à la loi et annuler une facture comme il se doit, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation adéquat. Éditez directement votre facture sur Kwixéo et suivez de près les modifications effectuées. Sinon, accédez aux solutions proposées sur la plateforme pour annuler et rectifier correctement votre facture.

Les avantages d’un logiciel de facturation pour électricien

Les dirigeants et les entrepreneurs ont aujourd’hui à leur disposition une palette d’applications pour simplifier leurs tâches au quotidien. Le logiciel de facturation en fait partie. Cet outil vous permet notamment de gérer vos devis et factures.

Le logiciel de facturation est utile dans tous les secteurs d’activité, même pour un électricien. Pour ce dernier, il s’agit d’une solution pour optimiser la gestion des documents commerciaux, et de la relation client en général.

Une solution intuitive et professionnelle pour électricien

Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de facturation pour électricien, optez pour Kwixéo. Cet outil vous permet d’élaborer un devis, de suivre les demandes de prix, de créer des factures et de gérer les acomptes.

Nous mettons à votre disposition une interface ergonomique, facile à prendre en main. De nombreuses options de personnalisation vous sont également proposées pour vous aider à concevoir des documents à l’image de votre entreprise.

Les factures conçues avec Kwixéo contiennent déjà les mentions obligatoires prévues par la loi. Notre logiciel garantit en outre la conservation, la sécurisation et l’inaltérabilité des données, comme l’exige la loi antifraude.

Un outil permettant à un électricien de centraliser la gestion de la relation client

Les fonctions que vous propose le logiciel Kwixéo pour électricien ne se limitent pas à l’édition de devis et de factures. Vous pouvez vous en servir pour gérer votre tunnel de vente en général, de la prospection au paiement.

Grâce à notre logiciel de facturation, vous pouvez ainsi mettre en place un véritable suivi client. Il suffit d’utiliser la base de données pour créer un dossier clients et y ajouter les informations les concernant, les travaux réalisés, les encours et les impayés.

Kwixéo vous permet en outre d’effectuer les relances pour les clients qui n’ont pas fini de régler leur facture.

Pour faciliter l’édition de vos devis et factures, n’hésitez pas à mettre en place des bibliothèques de prix depuis le logiciel. Vous pouvez concevoir un catalogue de prix pour chacune de vos prestations, et un autre pour les équipements que vous proposez.

Ils vous serviront de référence afin de créer facilement et rapidement vos devis et factures.

Un logiciel de gestion complet pour électricien

Outre ses fonctions de gestion commerciale, le logiciel Kwixéo pour électricien met à votre disposition des fonctionnalités de gestion d’entreprise. De quoi suivre de près vos activités.

Vous travaillez avec plusieurs fournisseurs à la fois ? Vous pouvez vous servir de Kwixéo pour gérer vos relations avec eux.

Depuis notre logiciel, vous avez la possibilité de créer une base de données pour le suivi de vos achats et stocks. Mais il vous est également possible de vous en servir pour gérer les factures et les encours fournisseurs.

Le suivi de la trésorerie peut également se faire avec notre logiciel de facturation. D’ailleurs, le fait de centraliser les données sur vos prestations et vos achats sur une seule et même application le facilitera.

Pour un artisan électricien, Kwixéo constitue une alternative pour simplifier la gestion des relations commerciales. Notre logiciel vous libère des tâches chronophages telles que l’édition de factures ou la gestion des relances. Vous pouvez ainsi gagner du temps au quotidien et vous concentrer sur vos activités principales.

Grâce à notre logiciel de facturation, vous gérez votre entreprise de façon méthodique. Vous pouvez suivre de près vos contrats, les encours clients et fournisseurs, le revenu, les dépenses et le chiffre d’affaires. Vous évitez ainsi les erreurs d’inattention qui peuvent impacter la santé financière de votre entreprise.