Catégorie Facturation

Un logiciel de gestion et facturation pour les Indépendants

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Lorsque l’on pense à travailleurs indépendants ou à freelances, le premier mot qui vient à l’esprit est probablement liberté – liberté de mouvement, d’action, de choix.

Mais l’envers du décor est souvent moins doré et les indépendants ont l’obligation de savoir jongler entre les différentes tâches et de porter plusieurs casquettes s’ils veulent s’en sortir.

En tant que freelance, vous n’échapperez pas à la multitude de tâches administratives inhérentes au bon fonctionnement de votre activité – et l’édition de factures, de devis, la gestion de vos projets, tout cela représente souvent une opération fastidieuse et chronophage.

Kwixéo est probablement votre futur allié ! Notre logiciel de gestion et de facturation pour les indépendants va vous permettre de centraliser la gestion de vos activités commerciales, mais aussi administratives.

Les avantages d’un logiciel de gestion et facturation pour les Freelances

Notre logiciel de gestion et de facturation va vous permettre en premier lieu d’optimiser vos journées ! Grâce à une gestion centralisée de vos prospects, clients et contacts, le tout sur une même interface.

En effet, vos devis et factures sont créés en quelques clics et instantanément. Les outils les plus évolués permettent même de transformer un devis en facture automatiquement. Ils peuvent aussi servir pour l’envoi des documents commerciaux au client, ainsi que pour la gestion des relances.

Notre solution de facturation en ligne permet aux indépendants de tenir leur comptabilité en toute conformité, comme l’exige l’administration fiscale française depuis la mise en application de la loi anti-fraude TVA le 1er janvier 2018.

Vous aurez accès à des modèles préétablis, avec les mentions obligatoires de facturation. Il vous suffira simplement de les personnaliser en y ajoutant les informations nécessaires.

Cet outil vous est également utile pour centraliser la gestion de la relation client. De cette manière, vous avez une meilleure traçabilité des échanges. Vous pouvez suivre de près vos dépenses et vos revenus, issus de vos activités commerciales.

Kwixéo, le choix en toute liberté pour les Freelances !

Opter pour Kwixéo, c’est la garantie de vous doter d’un logiciel de gestion et de facturation pensé pour les freelances dont les fonctionnalités sont totalement adaptées à votre domaine et aux activités liées à votre statut d’indépendant.

Le logiciel Kwixéo vous permet de créer vos factures, facilement et rapidement, avec des modèles personnalisables. Vous pouvez également l’utiliser pour gérer les encaissements, faire un suivi des paiements et des impayés.

La facturation n’est qu’une infime partie des fonctionnalités proposées par Kwixéo.

C’est un outil de gestion complet qui offre une vue d’ensemble de vos activités commerciales, de la relation avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.

Grâce à son interface intuitive et ergonomique, notre logiciel de gestion et de facturation est facile à prendre en main,

Chez Kwixéo, la relation client nous tient à coeur, de ce fait vous serez accompagné par votre conseiller dédié qui vous formera à l’utilisation du logiciel de facturation et de ses différentes fonctionnalités.

Vous bénéficiez également d’un support en ligne gratuit pour vous assister dans l’utilisation de notre logiciel de gestion pensé pour les indépendants et freelances.

N’attendez plus et profitez d’un essai gratuit de 15 jours sans aucun engagement et découvrez Kwixéo !

Un logiciel de gestion et facturation pour les Startups

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Les Startups sont ce qu’on pourrait appeler les jeunes pousses de l’univers professionnel et lorsque que l’on se lance, l’aspect administratif peut paraître rébarbatif.

On aimerait vous dire que vous allez pouvoir faire l’impasse mais votre Startup n’échappera pas à la multitude de tâches administratives inhérentes à son bon fonctionnement – et l’édition des factures, de devis, la gestion de vos collaborateurs, des projets, tout cela représente souvent une opération fastidieuse et chronophage.

Kwixéo est probablement votre futur allié ! Notre logiciel de gestion et de facturation va vous permettre de centraliser la gestion de vos activités commerciales.

Les avantages d’un logiciel de gestion et facturation pour les Startups

Notre logiciel de gestion et de facturation va vous permettre en premier lieu d’optimiser vos journées ! Grâce à une gestion centralisée de vos prospects, clients et contacts, le tout sur une même interface.

En effet, vos devis et factures sont créés en quelques clics et instantanément. Kwixeo permet de transformer un devis en facture automatiquement et aussi servir pour l’envoi des documents commerciaux au client, ainsi que pour la gestion des relances.

Vous aurez accès à des modèles préétablis, avec les mentions obligatoires de facturation. Il vous suffira simplement de les personnaliser en y ajoutant les informations nécessaires.

Cet outil vous est également utile pour centraliser la gestion de la relation client. De cette manière, vous avez une meilleure traçabilité des échanges. Vous pouvez suivre de près vos dépenses et vos revenus, issus de vos activités commerciales.

Vous aurez accès à des modèles PDF complètement personnalisables et allez pouvoir créer un nombre illimité de PDF afin de couvrir vos différents besoins (multilingue, différentes marques, etc.).

Nous savons également que la sécurité et la confidentialité pour les Startups est un point important. Grâce à l’utilisation du protocole HTTPS, tous les échanges entre votre ordinateurs et nos serveurs sont cryptés.

Kwixéo, le choix optimal pour votre Startup !

Opter pour Kwixéo, c’est la garantie de vous doter d’un logiciel de gestion et de facturation pour les startups dont les fonctionnalités sont totalement adaptées à votre domaine et aux activités liées à votre association.

Le logiciel Kwixéo vous permet de créer vos factures, facilement et rapidement, avec des modèles personnalisables. Vous pouvez également l’utiliser pour gérer les encaissements, faire un suivi des paiements et des impayés.

La facturation n’est qu’une infime partie des fonctionnalités proposées par Kwixéo.

C’est un outil de gestion complet qui offre une vue d’ensemble de vos activités commerciales, de la relation avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.

Kwixéo vous propose des outils collaboratifs pour travailler en équipe de manière plus efficace tels que : l’agenda en ligne, la gestion des tâches intégrées, la messagerie interne, le partage de notes.

Grâce à son interface intuitive et ergonomique, notre logiciel de gestion et de facturation est facile à prendre en main,

Chez Kwixéo, la relation client nous tient à coeur, de ce fait vous serez accompagné par votre conseiller dédié qui vous formera à l’utilisation du logiciel de facturation et de ses différentes fonctionnalités.

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Un logiciel de gestion et facturation pour les PME

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En tant que dirigeant de PME ou de TPE, gérer votre structure au quotidien peut relever du véritable défi.

Faute de posséder des moyens comparables à ceux des entreprises de plus grande taille, vous êtes souvent amenés à jongler et à gérer une bonne partie de vos activités vous-mêmes.

Pas de panique ! Il est aujourd’hui possible d’alléger cette charge de travail et pour ce faire, il suffit d’opter pour un logiciel de gestion et de facturation pour les PME.

Pour la facturation et la gestion de votre entreprise, vous pouvez faire confiance à Kwixéo, un logiciel doté de fonctionnalités adaptées aux PME et TPE.

Quelles sont les fonctionnalités du logiciel Kwixéo PME ?

Le logiciel de facturation Kwixéo pour les PME et TPE vous permet d’établir tous types de documents de vente : devis et factures, factures d’acompte ou d’avoir.

Grâce à notre interface, vous allez pouvoir créer un catalogue de produits et prestations proposés par votre PME.

Kwixéo a été conçu pour vous fournir une vision globale de la relation avec les prospects et les clients. En plus de pouvoir éditer vos documents commerciaux, vous avez la possibilité de créer des dossiers clients depuis notre logiciel. Ils vous seront utiles pour effectuer un suivi de votre tunnel de vente.

Grâce à notre fonction CRM (customer relation management) vous aurez accès à une vision d’ensemble de votre base de clients ou prospects.

Vous pourrez y renseigner les coordonnées du client, les prestations demandées et l’état du paiement. En cas de retard, le logiciel possède une fonction dédiée pour la relance, qui vous permet de l’effectuer automatiquement.

Les avantages d’un logiciel de gestion et facturation pour les PME

En dehors de l’automatisation de vos tâches, un logiciel de gestion et de facturation pour les PME vous sera  d’une grande utilité afin de centraliser la gestion de la relation client.

En effet, vous disposez d’une base de données unique pour stocker vos fichiers clients et prospects.

Cette centralisation vous permet d’être plus efficace dans la gestion quotidienne de votre PME. Vous disposez ainsi d’informations complètes, fiables et à jour – ce qui va, entre autre, vous permettre de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Notre logiciel vous informe en temps réel de l’état de vos factures et de l’évolution de votre chiffre d’affaires. Vous pouvez les étudier afin de prendre des décisions stratégiques, indispensables au développement de votre entreprise.

Kwixéo, le choix idéal pour votre PME !

Opter pour Kwixéo, c’est la garantie de vous doter d’un logiciel de gestion et de facturation dont les fonctionnalités sont totalement adaptées à votre domaine et aux activités liées à votre PME.

Le logiciel Kwixéo vous permet de créer vos factures, facilement et rapidement, avec des modèles personnalisables. Vous pouvez également l’utiliser pour gérer les encaissements, faire un suivi des paiements et des impayés.

La facturation n’est qu’une infime partie des fonctionnalités proposées par Kwixéo.

C’est un outil de gestion complet qui offre une vue d’ensemble de vos activités commerciales, de la relation avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.

Kwixéo vous propose des outils collaboratifs pour travailler en équipe de manière plus efficace tels que : l’agenda en ligne, la gestion des tâches intégrées, la messagerie interne, le partage de notes.

Grâce à son interface intuitive et ergonomique, notre logiciel de gestion et de facturation est un jeu d’enfant à prendre en main.

Chez Kwixéo, la relation client nous tient à coeur, de ce fait vous serez accompagné par votre conseiller dédié qui vous formera à l’utilisation du logiciel de facturation et de ses différentes fonctionnalités.

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Un logiciel de gestion et facturation pour les associations

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Que votre association soit rattachée au sport, à la culture ou qu’elle soit caritative, vous vous devez d’être méthodique et organisé. C’est pour cela que la gestion de votre trésorerie et la relation avec vos membres et partenaires est un aspect qu’il faut prendre en compte.

De ce fait, votre association n’échappe pas à la multitude de tâches administratives inhérentes à son bon fonctionnement – et l’édition des factures, de devis, la gestion de vos collaborateurs, des projets, tout cela représente souvent une opération fastidieuse et chronophage.

Kwixéo est probablement votre futur allié ! Notre logiciel de gestion et de facturation pour les associations va vous permettre de centraliser la gestion de vos activités commerciales.

Pourquoi une association doit-elle se doter d’un logiciel de gestion et de facturation ?

Cette solution va vous permettre en premier lieu de gagner du temps.
En effet, vos devis et factures sont créés en quelques clics et instantanément. Les outils les plus évolués permettent même de transformer un devis en facture automatiquement. Ils peuvent aussi servir pour l’envoi des documents commerciaux au client, ainsi que pour la gestion des relances.

Vous aurez accès à des modèles préétablis, avec les mentions obligatoires. Il vous suffira simplement de les personnaliser en y ajoutant les informations nécessaires.

Cet outil vous est également utile pour centraliser la gestion de la relation client ou avec les partenaires. De cette manière, vous avez une meilleure traçabilité des échanges. Vous pouvez suivre de près vos dépenses et vos revenus, issus des dons reçus ou de vos activités commerciales.

Les avantages à utiliser un logiciel de gestion et de facturation pour les associations :

Grâce à notre logiciel, vous allez facilement pouvoir éditer vos documents commerciaux et les envoyer directement à vos clients, partenaires et fournisseurs. Les solutions les plus complètes vous permettent de gérer entièrement la relation avec ces derniers.

Vous pouvez ainsi créer des dossiers clients depuis votre logiciel et faire un suivi des ventes et des paiements.

Notre logiciel de gestion et de facturation pour les associations permet de gérer tout ou partie des opérations liées à votre secteur d’activité.

Kwixéo, le choix malin pour votre association !

Opter pour Kwixéo, c’est la garantie de vous doter d’un logiciel de gestion et de facturation dont les fonctionnalités sont totalement adaptées à votre domaine et aux activités liées à votre association.

Le logiciel Kwixéo vous permet de créer vos factures, facilement et rapidement, avec des modèles personnalisables. Vous pouvez également l’utiliser pour gérer les encaissements, faire un suivi des paiements et des impayés.

La facturation n’est qu’une infime partie des fonctionnalités proposées par Kwixéo.

C’est un outil de gestion complet qui offre une vue d’ensemble de vos activités commerciales, de la relation avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.

Kwixéo vous propose des outils collaboratifs pour travailler en équipe de manière plus efficace tels que : l’agenda en ligne, la gestion des tâches intégrées, la messagerie interne, le partage de notes.

Grâce à son interface intuitive et ergonomique, notre logiciel de gestion et de facturation est facile à prendre en main,

Chez Kwixéo, la relation client nous tient à coeur, de ce fait vous serez accompagné par votre conseiller dédié qui vous formera à l’utilisation du logiciel de facturation et de ses différentes fonctionnalités.

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Un logiciel de gestion et facturation pour les artisans

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L’artisan, comme toute entreprise, n’échappe pas à la multitude de tâches administratives inhérentes à son bon fonctionnement. L’édition des factures, des devis, la gestion de vos chantiers, des contrats, tout cela représente souvent une opération fastidieuse et chronophage, que vous devez souvent gérer tout seul. L’utilisation d’un logiciel de gestion et de facturation pour les artisans vous offre une solution qui va vous permettre de vous libérer de ces tâches sans pour autant les négliger. Grâce à l’automatisation des tâches, vous allez profiter d’un gain de temps inestimable.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion et de facturation pour vous, les artisans

Notre logiciel de gestion et de facturation pour les artisans permet de gérer tout ou partie des opérations liées à la votre secteur d’activité. Il dispose de fonctionnalités plus ou moins étendues selon le type de solution que vous choisissez.

Les outils les plus simples vous permettent de gérer vos devis et factures. Les plus complets, pour leur part, intègrent des modèles de gestion de relation client (CRM). Vous allez pouvoir vous en servir notamment, pour mettre en place un suivi client.

L’option CRM, vous permet de créer une base de données avec toutes les informations concernant vos clients. Leurs coordonnées, les devis en cours, le type de client, de projet, etc.

Dans le même temps, vous pouvez utiliser le logiciel de facturation pour effectuer un suivi commercial avec les informations sur les encaissements et les impayés.

Pourquoi un artisan doit-il se doter d’un logiciel de gestion et de facturation ?

La facturation ne représente qu’une infime partie de vos activités et tant qu’artisan, vous devez sûrement  avoir plusieurs cordes à votre arc. Vous êtes sur tous les fronts, tout le temps !

Pour ne pas perdre de temps à créer et à gérer vos devis et factures, il est préférable d’automatiser ces opérations au moyen d’un logiciel de facturation.

Cette solution va vous permettre en premier lieu de gagner du temps.

En effet, vos devis et factures sont créés en quelques clics et instantanément. Les outils les plus évolués permettent même de transformer un devis en facture automatiquement. Ils peuvent aussi servir pour l’envoi des documents commerciaux au client, ainsi que pour la gestion des relances.

Grâce au traitement automatisé, vous pouvez vous focaliser sur votre cœur de métier. Dans le même temps, vous évitez les erreurs de saisie sur les documents envoyés au client.

Cette rapidité d’exécution est d’autant plus indispensable avec les prospects. Vous pouvez dès lors élaborer votre devis plus rapidement et répondre à leurs requêtes instantanément.

Le logiciel de facturation est également utile afin d’éditer des documents conformes aux dispositions légales en vigueur. Votre facture doit contenir les mentions obligatoires de facturation prévues par la loi. Les modèles proposés par notre logiciel de facturation disposent déjà de ces champs obligatoires. Il vous suffira simplement de les compléter.

Kwixéo, un logiciel de gestion pensé pour les artisans

Actuellement sur le marché, vous avez le choix entre plusieurs logiciels adaptés à votre activité d’artisan. Il est toutefois important de choisir une application dont les fonctionnalités répondent aux besoins et aux spécificités de votre métier.

À cet égard, vous pouvez opter pour Kwixéo. Il s’agit d’un logiciel de gestion complet, qui intègre plusieurs fonctionnalités, en plus de la facturation. Avec notre application, vous pouvez ainsi gérer vos activités depuis une seule et même interface. Cette gestion centralisée vous permet de gagner en efficacité, grâce à une vue unique et globale de chacune de vos tâches.

Fini donc le temps perdu à rechercher les données dans des fichiers Excel et à renseigner chaque information à la main.

Avec Kwixéo, vous pouvez enregistrer vos prestations et leurs tarifs, éditer des devis et factures et les transmettre directement à vos prospects/clients.

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Faire une facture d’avoir

Communément connue sous le nom de “note de crédit”, la facture d’avoir est rédigée pour  annuler ou corriger une facture précédemment établie. Quelles sont les règles à suivre pour élaborer une facture d’avoir ? Dans quelles occasions l’entreprise doit émettre un avoir ? Et comment l’établir ? Ci-après les réponses à ces questions. 

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Pratiquement, une facture d’avoir constitue un document d’annulation. Dans celui-ci, l’entreprise reconnaît qu’elle a une dette envers son client. Cette facture l’oblige à restituer une partie ou la totalité du paiement dû par ce dernier lors d’un précédent achat. 

Deux situations peuvent expliquer cette créance. Soit le client a retourné les marchandises. Soit l’entreprise lui a accordé une réduction qui n’a pas été comptabilisée dans la facture précédente. Dans ce contexte, ce document lui permet de corriger une éventuelle erreur ou de faire un geste commercial.

Dans quel cas élaborer une facture d’avoir ?

Toutes les entreprises peuvent émettre une facture d’avoir. Cependant, cette pratique s’avère beaucoup plus courante dans les sociétés qui opèrent dans le commerce. Il existe plusieurs types d’avoirs :

Avoir commercial

L’avoir commercial est généralement rédigé dans le cas d’un conflit lié à la livraison du produit ou du service. Les faits pouvant être à l’origine du litige sont multiples : retard de livraison, non-conformité de la prestation, mauvaise qualité du produit…

S’il n’est pas possible de retourner le produit ou le service, l’entreprise peut effectuer un geste commercial pour fidéliser son client. Pour cela, elle peut réduire le prix de la marchandise ou de la prestation et émettre une facture d’avoir a posteriori. Elle doit alors établir un avoir partiel. Par conséquent, elle est obligée de restituer une partie de la somme versée par son client.

Avoir pour un retour de marchandise

En cas d’annulation ou de retour de marchandise, l’élaboration d’une facture d’avoir s’avère aussi nécessaire. À la différence de l’avoir commercial, l’entreprise doit rédiger un avoir total qui entraînera le remboursement intégral de la somme due par le client.

Avoir pour corriger une erreur

L’entreprise peut également corriger les erreurs commises sur une facture par le biais d’un avoir. Elle a la possibilité d’annuler une partie ou l’intégralité de la facture erronée. 

Ces erreurs peuvent se présenter sous plusieurs formes :

  • La facture a été adressée au mauvais destinataire ;
  • Le prix affiché est erroné ;
  • Le contenu de la facture est erroné ou a fait l’objet d’omission ;
  • L’entreprise a facturé deux fois le même achat. 

Comment rédiger une facture d’avoir ?

L’établissement d’un avoir doit respecter certaines règles. La facture d’avoir  doit notamment comporter un numéro. En effet, quelle que soit la raison pour laquelle il a été établi, il demeure une facture. Le vendeur peut alors choisir entre une numérotation continue ou séparée des factures. 

Le document en question doit mentionner :

  • Le terme « Avoir » pour éviter de le confondre avec la facture de doit ;
  • Le numéro de la facture initiale faisant l’objet d’avoir ;
  • Le montant de l’avoir ; 
  • La modalité de remboursement du montant dû au client.

Autres éléments à prendre en compte

Pour établir correctement l’avoir, le vendeur doit mentionner son montant HT et TTC. Les gestes commerciaux de l’entreprise peuvent se traduire par :

  • Une remise ;
  • Une ristourne ;
  • Un rabais ;
  • Un escompte.

Le vendeur peut utiliser des logiciels de facturation comme Kwixéo pour élaborer un avoir. Cet outil en ligne lui permettra d’opérer en toute sécurité et l’empêchera de commettre une nouvelle erreur. Complet et intuitif, il a aussi été pensé pour faciliter le processus de facturation. Le commerçant peut ainsi s’en servir pour établir un devis, assurer le suivi de ses activités commerciales, etc.

Modèle de facture pour une association

Les associations soumises à la loi du 1er juillet 1901 œuvrent dans un but non lucratif. Cela ne les empêche pas de vendre des produits et de proposer des services aux particuliers. Dans la mise en œuvre de leurs activités, elles peuvent émettre des factures. Parfois, cela constitue même une obligation. Focus sur la facture d’association. 

Une association peut-elle émettre une facture ?

Comme les associations ne sont pas autorisées à réaliser des activités lucratives, comment se fait-il qu’elles puissent émettre des factures ?

Les associations ont effectivement le droit de proposer des prestations de service et de vendre des produits. Elles peuvent donc émettre des factures dès lors qu’elles sont enregistrées auprès de la préfecture.

À noter qu’elles ont tout à fait la possibilité de percevoir les bénéfices issus de leurs activités. Cependant, les membres ne peuvent pas en profiter. Les bénéfices seront affectés à d’autres fins. Ils serviront par exemple à financer des activités sociales ou culturelles. Ils peuvent également alimenter le budget de fonctionnement de l’association.

Dans quels cas l’élaboration d’une facture est-elle obligatoire ?

Dans l’exercice de ses activités, une association légalement constituée doit se plier à certaines règles légales. Selon l’article L 441-3 du Code du commerce, l’association a l’obligation d’élaborer une facture dans le cas où le client :

  • Constitue une personne morale ;
  • Est une personne physique assujettie à la TVA ;
  • A versé un acompte ;
  • Est un particulier exerçant une activité imposée par la loi (vente aux enchères, à distance…)
  • Souhaite recevoir une facture.

Cependant, les cas suivants dérogent à cette règle. La facture n’est pas requise si l’activité consiste à vendre des marchandises aux particuliers lors d’un événement sportif ou culturel. Ces marchandises comprennent généralement des produits alimentaires.

À noter que les associations peuvent être soumises aux impôts commerciaux si elles pratiquent régulièrement des activités commerciales. 

Les mentions obligatoires dans une facture

L’association peut fournir une facture électronique ou sur papier, manuscrite ou imprimée. Elle doit être élaborée en deux exemplaires, l’une pour le client et l’autre pour le prestataire ou vendeur. 

La facture d’une association doit au minimum mentionner :

  • Le nom et l’adresse du prestataire ou du vendeur ;
  • Le nom et l’adresse du client ;
  • Le numéro de la facture ;
  • La date d’élaboration de la facture ;
  • L’objet de la facture ;
  • Le prix du produit ou de la prestation ;
  • Les éventuelles remises ;
  • Le montant à payer par le client ;
  • La date de paiement.

À noter que les associations loi 1901 ne sont pas assujetties à la TVA. Dans ce sens, les factures qu’elles émettent doivent indiquer la mention « TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts (CGI)». Ce qui implique qu’elles n’ont pas à faire la distinction entre le prix TTC et le prix HT.

Les remises peuvent comprendre les déductions issues d’une promotion, d’une ristourne, etc. 

Parce que l’édition des factures peut être chronophage et fastidieuse, il est recommandé de recourir à un logiciel de facturation comme Kwixéo. Accessible en ligne, notre outil facilite profite de diverses fonctionnalités qui faciliteront l’établissement de factures pour votre association.

Omission des mentions obligatoires

Le non-respect des obligations relatives aux mentions légales sur la facture émise par les associations peut entraîner des sanctions. L’association concernée peut faire l’objet :

  • D’une amende pénale pouvant atteindre 75 000 euros ;
  • D’une amende fiscale à hauteur de 15 euros pour chaque mention omise ou inexacte.

Il est important de préciser que la cumulation des deux peines est tout à fait possible. 

Selon l’article 1737 du CGI, le non-respect de l’obligation de facture peut être sanctionné d’une amende fiscale. Celle-ci est fixée à 50 % du montant de la facture. La même sanction pécuniaire s’applique également aux associations qui émettent de fausses factures ou des factures fictives. 

Tout comprendre sur la facture électronique

La loi Macron oblige désormais les entreprises à émettre des factures dématérialisées. Cela profite à ces dernières dans la mesure où l’utilisation de la facture électronique simplifie les tâches courantes. Y recourir contribue à une optimisation de la production. Et pourtant, les habitués des factures papiers ont parfois besoin de temps pour s’y familiariser. Afin de profiter pleinement des avantages de la facture électronique, il est important de bien comprendre son mode de fonctionnement.

Les avantages de la facture électronique pour une entreprise

L’utilisation de la facture électronique diminue la manipulation des documents et leur vérification. Son édition, son envoi et son archivage se fait en quelques clics. Il s’agit par ailleurs d’un moyen fiable pour sécuriser les envois. Au lieu d’engager des intermédiaires pour délivrer vos factures, elles arrivent directement aux destinataires par voie électronique. 

Le coût d’émission d’une facture électronique est beaucoup plus faible, comparé à celui d’une facture en papier. Par ailleurs, la facture dématérialisée permet à une enseigne de se distinguer de ses concurrents. Bien que toutes les entreprises soient désormais contraintes de l’utiliser, certaines prennent encore du temps à l’adopter. Et pourtant, il s’agit d’une alternative qui leur permet de mieux développer leur image de marque et d’augmenter leur notoriété.

L’obligation d’utiliser une facture électronique

L’utilisation de la facture électronique n’est plus une alternative qui concerne uniquement les entreprises intéressées. Devenue obligatoire, la loi Pacte, suivie de la loi Macron en août 2015, a dématérialisé le processus de facturation. 

Depuis, les entreprises privées n’ont plus le droit de refuser la réception de factures électroniques. D’ailleurs, l’État envisage également l’utilisation de la facture dématérialisée pour les transactions B2B. Et pour faciliter la collecte et le contrôle de la TVA, toutes les données d’une facture électronique doivent être transmises systématiquement à l’administration fiscale.

La garantie d’une facture électronique authentique

Avant d’abandonner l’utilisation des factures papiers, il est important de garantir l’authenticité de votre facture électronique. 

Tout d’abord, l’entreprise doit utiliser une signature électronique. Elle permet d’identifier les modifications apportées à un document signé. Ensuite, il est nécessaire d’effectuer les contrôles par rapport à la gestion des factures. 

C’est un moyen fiable pour classer les factures par ordre chronologique. Finalement, il est nécessaire d’établir une liste récapitulative des partenaires avec qui l’entreprise a déjà échangé des factures papiers. 

La conservation des factures électroniques

Tout comme les versions papiers, les factures électroniques doivent être conservées afin que l’État puisse procéder à une vérification. Toutes les documents envoyés doivent être sauvegardés sur une base de données afin qu’ils restent disponibles durant 3 ans. Les factures peuvent ensuite être transférées vers un autre support. Le but étant de les conserver 3 ans de plus. 

Pour le cas des factures qui comportent une signature électronique, les entreprises doivent garder les versions originales pendant 6 ans. Il en est de même pour celles qui sont émises en EDI (échange de données informatisées).

Les premiers pas pour utiliser une facture électronique

Pour une meilleure utilisation de la facturation électronique, commencez l’expérience avec vos nouveaux clients. 

  • Modifiez vos conditions générales de vente et vos contrats. Ce sera une manière d’informer vos nouveaux clients qu’ils recevront leur facture par voie électronique. 
  • Collectez les adresses e-mails de vos clients. 
  • Informez également vos anciens clients du changement. Commencez par exemple par joindre un courrier à la facturation papier pour pouvoir le supprimer définitivement.

Afin de mieux gérer vos factures électroniques, prévoyez déjà d’utiliser un logiciel de facturation simple. Cela va vous éviter d’effectuer différentes tâches à la fois. Kwixéo est un logiciel de facturation facile à utiliser. Spécialement destiné aux indépendants et aux dirigeants des entreprises, il dispose de plusieurs fonctionnalités. En quelques clics, vos factures électroniques seront prêtes pour être envoyées directement aux clients.

Récapitulatif sur la TVA : TVA collectée, TVA déductible…

La TVA est un impôt indirect prélevé par les entreprises auprès de leurs clients. Elle est par la suite versée à l’État. Entre TVA collectée, TVA déductible, TVA à décaisser… de nombreuses entreprises se perdent encore et ont du mal à comprendre les différences entre ces taxes à payer. Les essentiels à savoir dans cet article.

Les règles relatives à la TVA

La TVA est un impôt qui respecte un principe non cumulatif. Pour le compte de l’État, les entreprises la collectent auprès de leurs clients en les intégrant dans leurs facturations. Ensuite, elles la reversent au service des impôts. 

La TVA est un impôt neutre qui n’affecte pas le résultat de l’entreprise. Cependant, elle a une influence directe sur la trésorerie, d’où la nécessité de bien la gérer. Chaque mois ou chaque trimestre, l’entreprise verse à l’État la différence entre la TVA qu’elle a collectée et celle qu’elle a déduit. Et au cas où la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, l’entreprise bénéficie d’un crédit d’impôt de TVA.

Faire la différence entre les notions de TVA

TVA collectée, TVA déductible ou TVA à payer… ces notions se confondent assez souvent. Ci-dessous leurs points de différence.

La TVA collectée

La TVA collectée est le montant de la TVA qu’une entreprise a collecté sur ses ventes. Il s’agit d’une taxe prélevée par l’État à chaque service ou produit vendu. Si une entreprise a par exemple effectué une vente de 100 euros HT et que le taux de la TVA est de 20 %, la TVA collectée est donc de 20 euros. Il s’agit là du montant qui doit être rendu à l’État.

La TVA déductible

Contrairement à une TVA collectée, la TVA déductible est le montant de la TVA qu’une entreprise a payé sur ses achats. Elle la déduit par la suite sur sa déclaration de TVA. Si pour un achat de 50 euros HT, la TVA est de 20 %, la TVA déductible est de 10 euros. Elle peut donc être déduite de la déclaration de TVA.

La TVA à décaisser

La TVA à décaisser est la TVA à payer en fin d’une période. Il s’agit de la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Si en fin de période, une vente de 100 euros HT et un achat de 50 euros HT ont été effectués par l’entreprise par exemple, elle a gagné 50 euros (100 euros – 50 euros). Elle doit alors s’acquitter de la TVA à décaisser auprès de l’État, dont le montant correspond à 20 % des gains. Cela revient donc à un montant de 10 euros à payer à l’État.

Le crédit de TVA

Le crédit de TVA concerne les entreprises qui ont avancé plus de TVA qu’elle en a collectée. Supposons qu’en fin de période l’entreprise n’a effectué que des achats. Si elle a avancé la taxe sur ces acquisitions, l’État lui doit le montant qu’elle a déjà payé. 

Si elle a par exemple réalisé un achat de 50 euros HT, l’État lui doit les 10 euros qu’elle a déjà avancés.

Pour mieux gérer vos déclarations de TVA, utilisez un logiciel de facturation qui vous permettra d’effectuer facilement la mise à jour des montants de vos TVA. Muni de différentes fonctionnalités, Kwixéo est un logiciel de facturation facile à utiliser. Il vous permet de paramétrer mensuellement ou trimestriellement la déclaration de vos TVA. 

Il permet également de mieux gérer les encaissements et les débits. Par ailleurs, une liste des déclarations de TVA y est disponible. Elle permet à toute entreprise d’éviter les oublis et de payer à temps ce qu’elle doit à l’État.

La loi anti-fraude TVA et ce que cela implique pour les logiciels de facturation

La loi anti-fraude TVA a été mise en place par la loi de finances 2016. Désormais, elle impose aux entreprises de nouvelles obligations dont l’utilisation des systèmes de caisse certifiés et des logiciels de facturation. Qui est  concerné par la loi anti-fraude TVA et comment pourrait-elle réduire le détournement illégal d’un système fiscal ? Les réponses dans cet article.

Qui doit appliquer la loi anti-fraude TVA ?

La loi anti-fraude TVA doit être appliquée par toute personne physique ou morale assujettie à la TVA. Cela inclut toutes les entreprises qui utilisent un logiciel de facturation pour enregistrer les règlements de leurs clients. 

Conçue pour renforcer la lutte contre la corruption, cette loi concerne toutes les entreprises établies en France. Même les entreprises B2C qui collaborent avec des clients particuliers doivent s’y plier. 

Par ailleurs, certaines micro-entreprises, dont le chiffre d’affaires dépasse un certain seuil, doivent respecter la loi anti-fraude TVA.

En quoi la loi anti-fraude TVA va modifier le processus de facturation d’une entreprise ?

Pour répondre aux exigences de la loi anti-fraude TVA, certaines modifications doivent être apportées aux logiciels de facturation des entreprises. 

En premier lieu, les logiciels de facturation doivent être en mesure de conserver les données contenues dans la facture. En cas de modification ou d’annulation d’une facture, toutes les opérations doivent être visibles et vérifiables. En outre, il est exigé d’assurer la sécurisation des données. D’ailleurs, elles doivent toutes être conservées pendant une période de six ans. 

Les logiciels de facturation doivent également disposer de fonctionnalités d’archivage. Cela permet à l’administration d’avoir accès à tous les dossiers archivés et les lire en cas de besoin. Enfin, l’entreprise doit être en mesure de présenter un certificat qui prouve qu’elle respecte les conditions imposées par la loi anti-fraude TVA. Il s’agit d’un certificat délivré par un organisme accrédité. 

À noter qu’une attestation individuelle peut également remplacer le certificat.

Est-il possible d’échapper à la loi anti-fraude TVA en réutilisant une facture établie à la main ?

Si vous choisissez de facturer vos clients en utilisant du papier et du stylo, aucun certificat de conformité ne sera exigé. Cependant, en cas de contrôle fiscal, les conséquences peuvent être impactantes. 

D’autant plus, votre entreprise pourra perdre en efficacité. Il serait difficile d’effectuer un suivi des facturations en temps réel. Les procédures de vérification pourront également prendre un temps considérable. Quant à l’État, il ne sera pas en mesure de réaliser à distance les contrôles fiscaux.

Quels sont les risques si une entreprise ne respecte pas la loi anti-fraude TVA ?

Si en cas de contrôle, l’entreprise ne dispose pas d’un document de conformité, elle doit payer une amende de 7 500 euros. Elle doit également fournir le document dans les 60 jours qui suivent. D’où la nécessité d’effectuer les démarches pour mettre à jour son logiciel de facturation. En revanche, si l’éditeur n’est pas conforme, l’amende devra toujours être payée par l’entreprise. En outre, elle doit installer un logiciel de facturation conforme dans les 60 jours.

Au cas où votre logiciel de facturation ne respecte pas encore la loi anti-fraude TVA, contactez un prestataire professionnel. Cela vous permettra de mieux gérer vos facturations et répondre aux exigences de la loi. 

Kwixéo vous propose une solution de facturation en ligne conforme à la loi anti-fraude TVA. Notre logiciel de facturation peut être utilisé sur différents supports. Il dispose d’une interface simple et intuitive. D’autant plus, il vous permet également de facturer vos documents en un seul clic.