La collaboration avec l’expert-comptable fonctionne mieux lorsque chacun sait quelles données transmettre, sous quel format et à quel rythme. Le logiciel de facturation fournit les documents commerciaux et leur suivi ; le cabinet les intègre et les contrôle dans l’organisation comptable convenue. Voici comment préparer cet échange sans confondre export de ventes et comptabilité complète.
Définir ce que vous envoyez au cabinet
Convenez d’un calendrier qui suit vos déclarations et votre volume de factures. Le dossier peut comprendre les factures de vente et d’achat, les avoirs, les règlements, les relevés bancaires et les pièces qui expliquent les opérations particulières. Identifiez aussi les éléments manquants et les questions en attente.
- Fixez une date de transmission et un responsable de chaque côté.
- Définissez les journaux, comptes, codes de TVA et axes analytiques attendus.
- Choisissez un moyen de partage adapté à la confidentialité et au volume.
- Conservez une trace des lots déjà transmis pour éviter une double importation.
Export comptable et FEC : deux usages distincts
Un export issu de la facturation peut alimenter le journal des ventes du cabinet. Il ne contient pas nécessairement les achats, la banque, la paie, les immobilisations et les opérations de clôture.
Le fichier des écritures comptables, ou FEC, est un fichier réglementaire demandé lors de certains contrôles de comptabilités informatisées. Il porte sur les écritures de la comptabilité concernée selon les exigences fiscales. Un fichier ne devient pas un FEC complet parce qu’il présente les colonnes attendues ou parce qu’il est exporté au format CSV.
La documentation DGFiP sur les comptabilités informatisées précise ces exigences. Déterminez avec le cabinet quel outil tient la comptabilité et produit le FEC. Pour les échanges mensuels de ventes, demandez simplement le format d’import accepté par son logiciel.
Tester un lot représentatif avant de généraliser
Transmettez quelques factures ordinaires, un avoir, un acompte et un règlement partiel. Contrôlez que le cabinet retrouve les bons comptes et montants, avec le même traitement de la TVA. Vérifiez les devises et les opérations particulières si votre activité en comporte.
Rapprochez le nombre de documents, les totaux HT, la TVA et les montants TTC entre le logiciel et l’import. Les écarts doivent être expliqués avant de programmer des exports récurrents. Une automatisation conserve une erreur de paramétrage aussi facilement qu’une donnée correcte.
Partager les accès et les justificatifs
Si le logiciel le permet, créez un accès nominatif au cabinet avec les droits nécessaires, notamment consultation et export. Évitez les comptes partagés et vérifiez la révocation des droits lors d’un changement de prestataire. Ne communiquez pas les identifiants personnels de connexion bancaire.
Reliez les documents à l’opération qu’ils justifient : devis, commande, livraison, facture et règlement. Une reconnaissance automatique des montants ou une suggestion de rapprochement bancaire reste à contrôler. Un paiement groupé, des frais ou un avoir peuvent empêcher une correspondance simple.
Adapter le dossier à l’activité
- Prestations de services : indiquez les périodes facturées et les acomptes pour préparer le traitement comptable et fiscal.
- Bâtiment : joignez les situations, retenues et contrats de sous-traitance utiles à l’analyse de TVA.
- Plusieurs sociétés : conservez une comptabilité et des exports identifiés par entité. Un tableau de pilotage agrégé n’est pas un « FEC consolidé » remplaçant les obligations de chacune.
- Micro-entreprise : distinguez suivi des encaissements, déclarations de chiffre d’affaires et obligations de TVA.
Préparer la facturation électronique
Les entreprises assujetties concernées doivent pouvoir recevoir les factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. L’émission s’applique selon la taille en 2026 ou 2027, pour les opérations comprises dans la réforme. Le calendrier n’implique pas que tout justificatif PDF disparaisse dès septembre 2026.
Décidez qui choisit la plateforme agréée, qui traite les rejets et comment les données arrivent dans la comptabilité. Produire un format Factur-X et transmettre une facture par le circuit réglementaire sont deux étapes distinctes.
Évaluer les gains avec vos propres chiffres
Mesurez le temps de préparation, les pièces manquantes et les imports à corriger avant et après le changement. Une meilleure transmission ne garantit ni un pourcentage de baisse d’honoraires ni un nombre d’heures économisées : la lettre de mission et les travaux confiés au cabinet déterminent son intervention.
Découvrez le logiciel de facturation Kwixéo et testez un export avec votre expert-comptable avant de valider l’organisation. Précisez aussi les possibilités d’archivage et de récupération des données en fin d’abonnement.
