Une facture échue mérite un suivi organisé : vérifier la dette, contacter le bon interlocuteur et documenter les réponses. Voici une séquence amiable en cinq étapes pour les relations entre professionnels. Les dates sont des repères à adapter au montant, au contrat et aux risques du dossier ; il n’est pas obligatoire d’attendre 38 jours avant d’agir.
Avant toute relance : vérifier le dossier
Contrôlez l’échéance, le montant restant dû, les avoirs et les paiements en cours de rapprochement. Réunissez la commande, la preuve d’exécution et la facture transmise. Distinguez retard administratif, contestation et difficulté financière. Aucune méthode ne garantit un taux universel de récupération.
1. Premier rappel après l’échéance
Contactez le client dès qu’un retard est identifié, selon votre organisation. J désigne ici la date d’échéance, pas la date d’émission. Un rappel à J+7 est un exemple, pas un délai légal ni un optimum valable pour tous.
Modèle : « Bonjour [nom], sauf erreur, la facture [numéro], échue le [date], présente un solde de [montant] € TTC. Vous en trouverez une copie jointe. Pouvez-vous nous confirmer sa réception et la date de règlement prévue ? Si le paiement a déjà été effectué, merci de nous communiquer sa référence. »
2. Demande écrite d’une date de paiement
Sans réponse, envoyez une relance plus précise, par exemple à J+15. Rappelez le solde, l’échéance et les échanges précédents. Demandez si une pièce manque ou si une ligne est contestée. Une transmission en pièce jointe prouve ce que vous avez envoyé, sans garantir à elle seule la réception ou l’accord du destinataire.
Modèle : « Nous revenons vers vous au sujet de la facture [numéro], toujours en attente de règlement après notre message du [date]. Merci de nous indiquer avant le [date] la date prévue du paiement ou le motif précis du blocage. »
Adaptez les modèles de relance par email et téléphone aux échanges déjà intervenus et à la situation du client.
3. Appel et confirmation de l’engagement
Un appel, par exemple à J+22, peut identifier le valideur ou un problème concret. Demandez si la facture est reçue, validée et programmée. Consignez ensuite par courriel le montant et la date annoncés. Un engagement verbal ne dispense pas de vérifier l’arrivée du règlement.
4. Formaliser la demande
Une demande écrite avec preuve d’envoi et de réception peut être utile, par exemple à J+30. Un recommandé n’est pas une catégorie juridique différente selon qu’il est appelé « amiable » ou « officiel » : son contenu peut déjà constituer une mise en demeure s’il réclame suffisamment clairement l’exécution de l’obligation.
Une mise en demeure peut être rédigée par le créancier ; le recours à un avocat n’est pas systématiquement obligatoire. Les frais éventuels dépendent de la prestation choisie. Fixez un délai raisonnable et annoncez uniquement des suites réellement envisagées.
Le modèle de mise en demeure de payer détaille les informations et les pièces à vérifier avant l’envoi.
5. Examiner un accord ou la suite du dossier
Si le client reconnaît la dette mais rencontre une difficulté passagère, examinez un échéancier écrit. Précisez les sommes, les dates et le traitement des pénalités. Une remise de dette n’est pas implicite. Si aucun accord ne paraît possible, préparez la procédure adaptée sans laisser expirer un délai d’action.
Pénalités, litiges et procédure collective
Entre professionnels soumis au régime général, les pénalités sont dues dès le lendemain de l’échéance sans rappel préalable. À défaut de taux convenu, le taux de référence est celui de la BCE majoré de dix points ; un autre taux contractuel doit respecter le minimum légal de trois fois le taux de l’intérêt légal. L’indemnité forfaitaire de 40 € s’applique dans les conditions prévues pour ces relations.
Une contestation doit être examinée et la relance automatisée adaptée. Elle n’efface pas automatiquement l’exigibilité de toute la facture ni les pénalités. Identifiez la part réellement discutée et conservez les preuves.
En cas de procédure collective, les règles de déclaration de créance et d’arrêt des poursuites individuelles remplacent le recouvrement ordinaire des créances concernées. Le délai de déclaration est généralement de deux mois après publication au BODACC, avec des cas particuliers. Une déclaration tardive n’entraîne pas simplement l’extinction de la créance : examinez rapidement les conséquences et un éventuel relevé de forclusion.
La relance interrompt-elle la prescription ?
Une simple relance, même recommandée, et une mise en demeure ne suffisent généralement pas à interrompre la prescription. Les causes d’interruption comprennent notamment une reconnaissance de dette, une demande en justice ou certains actes d’exécution. Consultez les règles sur les actes d’exécution et faites vérifier le délai applicable : cinq ans est une référence fréquente en B2B, mais des prescriptions spéciales existent.
Suivre les résultats et conserver les pièces
Mesurez les sommes encaissées après relance, l’âge des créances et le temps passé, avec des définitions stables. Archivez facture, commande, justificatifs, CGV applicables et échanges. Un dossier complet facilite l’examen sans garantir une durée de procédure.
Pour organiser vos factures et leur suivi, consultez les fonctions de trésorerie Kwixéo. Vérifiez les scénarios de relance disponibles, la gestion des paiements partiels et la suspension des messages lorsqu’un dossier nécessite une intervention.
Le suivi du DSO permet de compléter ce bilan par une mesure du délai moyen d’encaissement.
