Catégorie Gestion d’Entreprise

Ces dernières années, le sport au travail s’est doucement mais sûrement immiscé dans la vie des entreprises françaises. Aujourd’hui c’est près de 13 % des Français qui pratiquent le sport dans le cadre de leur entreprise. Une tendance qui ne cesse de croître, et à raison, puisque les bienfaits du sport au travail sont nombreux : productivité, gestion du stress, forme physique et esprit d’équipe. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sport au travail.

Les bienfaits du sport au travail sur la santé des salariés

On nous l’a dit et redit : le sport est bon pour la santé ! En ce sens, le premier bénéfice du sport au travail pour les salariés, est celui d’améliorer leur forme physique. Chaque séance de sport permet d’éliminer les toxines accumulées dans l’organisme, de stimuler les muscles et le cœur, pour garder une bonne forme générale. Le sport en entreprise est notamment un très bon moyen de prévenir les problèmes de santé dus à la sédentarité, comme les tendinites, les problèmes de dos, etc.

Et puisque la santé physique ne fait pas tout, le sport est aussi un indispensable pour une bonne santé psychique. Le sport au travail permet de relâcher les tensions, d’évacuer, et de mieux gérer son stress. Ainsi, le sport permet de prévenir les troubles du sommeil, et de diminuer les risques de burn-out et de dépression. Par ailleurs, c’est aussi une belle manière de stimuler votre cerveau : lorsque vous faites du sport, le cerveau est oxygéné et bénéficie ainsi d’une meilleure productivité.

Au-delà de l’impact sur la santé, le sport permet aussi aux salariés d’être mieux dans leurs baskets au quotidien. Une activité physique en groupe permet de mieux s’intégrer dans l’entreprise et de créer du lien. Aussi, intégrer le sport à son temps de travail, c’est récupérer du temps sur sa vie personnelle, que l’on peut réserver pour d’autres occupations.

Sport au travail : des bénéfices multiples pour les entreprises

Si la mise en place du sport au travail offre de nombreux bienfaits aux salariés, les avantages ne sont pas moindres pour l’entreprise. En contribuant à améliorer la santé physique et mentale des salariés, l’entreprise diminue significativement (de 30 à 40 %) le taux d’absentéisme.

Le sport au travail donne une image plus humaine et dynamique aux entreprises, qui bénéficient ainsi d’un meilleur engagement de la part des salariés. Ils se sentent mieux accueillis, mais aussi plus intégrés : le sport permet de renforcer l’esprit d’équipe et de créer une véritable cohésion de groupe.

Avec des équipes dynamiques, soudées, et qui peuvent se stimuler, la productivité en est bien souvent accrue. De plus, le sport permettant de stimuler l’activité cérébrale, les salariés pratiquant une activité physique régulière sont en moyenne 12 % plus productif qu’un salarié sédentaire.

Bien sûr, le sport au travail n’est pas réservé aux salariés : les dirigeants peuvent également en profiter ! C’est d’ailleurs une très bonne idée pour une meilleure relation patron-salarié.

En effet, le sport au travail permet aux chefs d’entreprise de « briser la glace » : lors d’une activité sportive. La hiérarchie n’a plus lieu d’être, et il est plus facile d’apprendre à connaître ses salariés et à tisser des liens.

Comment mettre en place le sport en entreprise ?

Le sport en entreprise peut être mis en place de différentes façons. Pour l’employeur, il faut garder à l’esprit que proposer le sport au travail sera un atout considérable lors des recrutements, avec une image dynamique et un véritable plus pour le salarié. C’est aussi un bon pas en avant vers les salariés actuels, pour les fidéliser et les garder dans vos équipes.

Pour les entreprises qui disposent d’un peu de budget, il est tout à fait possible d’installer une petite salle de sport dans vos locaux : un rameur, quelques tapis de course et quelques vélos elliptiques seront parfaits. Les salariés pourront en profiter avant d’attaquer la journée, entre midi et deux, ou pour évacuer les tensions en fin de journée. Vous pouvez notamment faire appel à un coach sportif une à deux fois par semaine, pour des cours groupés de fitness, de yoga, ou de cardio, par exemple. Dans ce cas, n’hésitez pas à réaliser un sondage auprès de vos employés pour savoir quelle discipline leur conviendrait le mieux !

Si votre budget est plus réduit, vous pouvez mettre en place un partenariat avec un club de sport local : soit pour la mise à disposition d’une salle une à deux fois dans la semaine, soit pour des réductions sur l’inscription de vos salariés.

Les évènements sportifs comme les tournois en interne, mais également en interentreprises, constituent également un très bon challenge pour se motiver et fédérer l’esprit d’équipe. N’hésitez pas à en proposer dans votre entreprise.

le sport au travail

C’est au 1er janvier 2018 que la loi finances de 2016 impose à la majorité des entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié.  Mais qu’en est-il réellement ? Quelles sont les entreprises réellement concernées par cette nouvelle obligation ? Et quelles sont les sanctions en cas de non-utilisation de logiciel certifié ?

La loi de finances de 2016, pourquoi et dans quel but ?

L’objectif principal de cette loi est de lutter contre les fraudes à la TVA. Sur l’année 2015, ces fraudes représentaient un manque à gagner estimé à 17 milliards d’euros selon le Ministère de l’Économie et des Finances.

Devant un tel manque à gagner, fin 2015, l’État a pris la décision d’interdire à partir du 1er janvier 2018, tout système qui permet d’effacer ou de modifier la comptabilité d’une entreprise. En effet, jusqu’à maintenant, de nombreux logiciels permettaient de modifier et de supprimer librement les tickets, factures et encaissements.

Les logiciels de facturation, exclus puis réintégrés à la loi de finances de 2016

Initialement inclut dans la loi, en juin 2017, un revirement s’opère afin que la loi se recentre uniquement sur les logiciels de caisse, principaux vecteurs de la fraude à la TVA, et exclus ainsi tous les logiciels de facturation et de comptabilité.

Mais fin novembre 2017 a lieu un nouveau revirement qui annule les dispositions prises en juin 2017, obligeant ainsi une grande partie des entreprises à s’équiper de logiciel certifié au 1er janvier 2018.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié ?

Un logiciel de facturation certifié est un système qui satisfait à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

  • L’inaltérabilité : Le logiciel doit conserver toutes les données d’origines relatives aux documents de vente et aux encaissements tout en assurant leur inaltérabilité. Toute modification doit être conservée et datée précisément afin d’assurer un traçage complet de toutes les actions de l’utilisateur.
  • La sécurisation : Les données stockées doivent être protégés contre toute modification. Kwixéo a choisi d’utiliser une empreinte numérique avec le chaînage des enregistrements afin de garantir l’intégrité des données dans le temps.
  • La conservation : Tout logiciel de facturation certifié doit proposer une fonction de clôture afin d’empêcher toute action sur une période passée. Cette clôture doit être au minimum annuelle ou par exercice lorsque celui-ci n’est pas calé sur l’année civile. Pour chaque période clôturée, des données cumulatives doivent être enregistrées dans le logiciel.
  • L’archivage : Le logiciel doit permettre d’archiver les données (par période maximum d’1 an) et de garantir l’intégrité de ces archives dans le temps. Ces archives doivent pouvoir être facilement exploitables par l’administration. Une fois archivées, les données peuvent être purgées du logiciel.

Qui est donc concerné par l’utilisation de logiciel de facturation certifié ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de facturation permettant d’enregistrer les règlements de leurs clients sont concernées. Les entreprises facturant uniquement des professionnels ne sont pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cependant, si une seule facture est émise au nom d’un particulier, alors l’entreprise se doit d’utiliser un logiciel certifié.

Pour les entreprises non concernées par cette loi, il reste quand même conseiller d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

En cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable. Celui-ci sera à même de vous apporter une réponse qualifiée et vous accompagner dans le changement de votre logiciel.

Comment justifier l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié ?

L’État a donné deux possibilités aux éditeurs de logiciels :

  • Faire certifier leur logiciel par un organisme accrédité.
  • Délivrer eux-même une attestation individuelle à chaque client.

Kwixéo a choisi de garantir la certification de son logiciel de facturation par attestation individuelle. Celle-ci est fournie automatiquement depuis l’espace abonnement du logiciel.

Attention, l’entreprise doit conserver les certificats ou l’attestation pour chaque version du logiciel utilisée. Pensez donc à télécharger votre attestation à chaque fois que Kwixéo est mis à jour.

Quelles sont les mesures de contrôle ?

L’Administration a mis en place une toute nouvelle mesure de contrôle afin de s’assurer que l’entreprise possède bien les justificatifs nécessaires. Ce contrôle vise à vérifier que l’entreprise utilise un logiciel de facturation certifié conforme à la loi « Anti-fraude à la TVA ». Il ne sera pas question de contrôle plus poussé mais la non-présentation du certificat peut amener à un contrôle fiscal ultérieur.

Quelles sanctions en cas de non-utilisation d’un logiciel de facturation certifié ?

Toute entreprise qui n’utilise pas de logiciel de facturation certifié au 1er Janvier 2018, s’expose à une amende de 7500 € et sera dans l’obligation de s’équiper d’un logiciel certifié dans les 60 jours suivant le contrôle par l’administration fiscale. De plus, dans ce cas de figure, les contrôleurs pourront effectuer un contrôle fiscal avec comme possibilité, d’avoir un éventuel redressement.

Toutefois, dans un premier temps et devant les multiples modifications de la loi, une confusion a été créée dans l’esprit des entreprises et des éditeurs. L’administration fiscale devrait dans un premier temps, faire preuve de prévention et de pédagogie. Celle-ci devrait accompagner les entreprises dans le changement de leur logiciel plutôt que d’appliquer des sanctions financières.

Vous êtes concernés par la loi de finances 2016 et vous n’utilisez pas un logiciel de facturation certifié conforme ?

Les équipes de Kwixéo peuvent vous accompagner dans le changement de votre logiciel de facturation. Sachez qu’il est possible d’importer tout votre historique sous conditions que votre logiciel actuel permet d’exporter les données sous le bon format, ce qui est généralement le cas.

N’hésitez pas à essayer Kwixéo gratuitement et sans engagement pendant 15 jours et découvrez un logiciel de facturation certifié, simple et intuitif.

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/actualites/A12301

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2017/12/30/CPAX1723900L/jo/article_105

La création de factures sur Excel sont dorénavant interdites depuis le 1er janvier 2018. Toutes les personnes assujetties à la TVA y compris les auto-entrepreneurs doivent se munir de logiciels de caisse et de facturation certifiés. A cause de l’impossibilité de rendre les factures intangibles et de rendre les écritures irréversibles, établir des factures  Excel est proscrite. Evidemment les personnes qui tiennent toujours leur gestion à la main ne sont pas concernées.

Les entités fiscales et administratives recommandent donc activement d’utiliser des logiciels de facturation et de tenue de caisse certifiés. Il n’est pas toujours facile de changer ses habitudes et Kwixéo a conçu un logiciel simple à prendre en main.

Découvrez comment créer vos factures avec Kwixéo

En quelques clics seulement vous pouvez créer vos devis et gérer votre facturation. Contrairement à Excel, Kwixéo vous facilitera la tâche en vous permettant notamment de transformer un devis en factures en deux clics. Vous pourrez également générer tous vos documents de vente : devis, factures, avoirs, bons de commande, bons de livraison.

Kwixéo vous accompagne dans le changement

Notre équipe vous accompagnera dans votre migration et votre utilisation de Kwixéo. De plus, sachez qu’il est possible d’importer l’historique de vos données sur notre logiciel. Grâce à un support réactif, vous trouverez les réponses à toutes vos questions en cas de difficultés.

Le statut d’auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) est un statut très attractif car il s’agit du statut choisi par la moitié des entreprises françaises selon l’INSEE. C’est un régime simplifié de l’entreprise individuelle qui offre la possibilité de créer simplement une société à but lucratif.

Auto-entrepreneur, un statut ouvert à tous

Ce statut permet de lancer son activité en profitant de démarches administratives et de procédures fiscales et sociales simplifiées. Tout d’abord, ce statut est ouvert à tous puisqu’il faut seulement respecter les critères suivant pour créer sa micro-entreprise :

  • Etre majeur ou mineur émancipé
  • Ne pas être déjà travailleur non salarié
  • Créer une entreprise individuelle sous la forme d’une EIRL
  • Exercer une activité commerciale, artisanale ou libérale
  • Avoir une adresse en France
  • Pour les ressortissants hors Union-Européenne, être titulaire d’une carte de séjour temporaire autorisant l’ouverture d’une auto-entreprise en France (se renseigner auprès de votre préfecture)

A noter que l’on peut devenir auto-entrepreneur à titre principal (exemple : un chômeur qui veut se relancer et créer une entreprise dans la peinture) ou à titre complémentaire (exemple : un étudiant ou un retraité peut créer une entreprise dans le cadre d’un projet tout en gardant son statut principal).

Il n’est pas non plus nécessaire de se justifier d’un diplôme pour bénéficier de ce statut. Certaines professions sont tout de même soumises à autorisation et il faut donc se renseigner avant de lancer sa micro-entreprise.

Auto-entrepreneur, le bon statut pour se lancer

Il permet d’avoir un régime fiscal, comptable et social simplifié. L’ensemble des démarches administratives de l’auto-entrepreneur peut se faire sur internet. Pour se déclarer auprès de toutes les instances administratives, sociales et fiscales, il suffit de remplir le formulaire en ligne de déclaration de début d’activité. Rien de plus simple !

En plus des démarches de création simplifiées, les avantages ne manquent pas :

  • Pour commencer, l’auto-entrepreneur n’a pas de TVA à déclarer. Il peut donc pratiquer des prix plus attractifs que la concurrence qui, elle, est généralement soumise à la TVA. Il n’est donc pas possible de déduire la TVA qui a été payée aux fournisseurs.
  • Pour limiter les coûts de l’auto-entrepreneur, il est aussi exonéré de Contribution Economique Territoriale (CET).
  • Il n’a pas de Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) à payer pendant la première année civile.
  • Les titulaires d’indemnités (ARE, ASS, RSA…) continuent de les percevoir et peuvent bénéficier d’exonérations de cotisations sociales ou d’autres aides telles que l’ACCRE qui permet de réduire les charges sociales.
  • Une comptabilité allégée : simple obligation de tenir un registre recettes/dépenses le cas échéant, de conserver toutes vos factures et d’ouvrir un compte bancaire dédié.
  • La possibilité de modifier votre activité ou de la cesser grâce à un unique formulaire.
  • Pas besoin d’apport de capital.

C’est presque un « traitement de faveur » qui est offert aux bénéficiaires de ce statut qui ne peuvent tout de même pas croitre éternellement sous ce statut.

L’auto-entrepreneur limité par son CA

Il s’agit d’un statut simple qui cumule de nombreux avantages mais pour en bénéficier il ne faut pas dépasser le seuil de chiffre d’affaires suivant : le CA annuel maximum est de 33 100€ pour les prestations de service et 82 800€ pour les activités commerciales jusqu’à maintenant. Si ce seuil est dépassé, l’auto-entrepreneur bascule directement dans le régime classique de l’entreprise individuelle.

Mais pourquoi brider nos auto-entrepreneurs dans leur création de valeur ?

Simplement parce que ce statut dispose de nombreux avantages qu’il ne faudrait pas étendre à de grandes structures, qui doivent avoir des obligations plus robustes.

L’auto-entrepreneur voit sa marge de manœuvre s’étendre

Au cours de l’année 2018, ces seuils devraient être doublés pour atteindre 70 000€ pour les prestations de service et 170 000€ pour les activités commerciales. Ceci n’a rien de surprenant puisqu’il s’agit d’une des promesses de campagne d’Emmanuel Macron.

Une aubaine pour les entrepreneurs qui ne pouvaient plus bénéficier de ce statut privilégié à cause d’un trop fort CA et pour ceux qui se bridaient afin de garder ce statut. Cette réforme offre donc à nos entrepreneurs une plus grande marge de manœuvre pour piloter leurs activités.

Il est donc nécessaire de savoir que ce statut est lié en tous points au CA. Les cotisations et les contributions sociales sont calculées en fonction du chiffre d’affaires de l’entreprise et selon le type d’activité :

  • Achat – revente, vente de produits à consommer directement et prestations d’hébergement : 13,4% en métropole et 8,9% en outre-mer
  • Prestations de services et locations de locaux d’hébergement meublés : 23,1% en métropole et 15,4% en outre-mer
  • Activités libérales : 22,9% en métropole et 15,3% en outre-mer.

De plus, l’auto-entrepreneur a le choix de régler ses prélèvements de charges sociales et fiscales mensuellement ou trimestriellement. Ce choix se fait selon la préférence de chacun.

Il s’agit d’un statut qui offre de la souplesse et des marges de manœuvre aux indépendants qui en ont besoin pour lancer leur activité sereinement et efficacement. Chaque activité a des spécificités et des possibilités de développement uniques. Elles conduiront l’auto-entrepreneur à conserver ce statut sur du long terme ou à changer de statut pour poursuivre sa lancée.

Rappelons tout d’abord que SaaS signifie « Software as a Service », ou en français « logiciel en tant que service ». Il s’agit d’un modèle d’exploitation commerciale des logiciels basés sur le Cloud (serveur à distance). Le SaaS s’oppose donc aux logiciels que l’on doit acheter et installer sur son propre serveur. En effet les clients du SaaS n’achètent pas de licence et ont accès au logiciel en ligne par abonnement. Alors pourquoi choisir un logiciel de gestion d’entreprise en ligne plutôt qu’une solution classique ?

L’accessibilité, un grand avantage des logiciels de gestion d’entreprise en ligne 

Ces logiciels hébergés sur le cloud sont très tendances puisqu’ils sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel type de plateforme sans installation.

Pour les PME et les TPE, c’est un modèle d’exploitation très utile, pour les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs, c’est presque du sur-mesure. Cela leur permet d’allier mobilité et efficacité. En effet, il suffit d’avoir un appareil muni d’une connexion internet pour accéder aux différentes fonctionnalités du logiciel .

Les outils de gestion d’entreprise, de facturation et de CRM en ligne ont donc l’avantage de permettre aux entreprises, d’évoluer loin du bureau, en télétravail. A noter évidemment que les données sont automatiquement synchronisées entre vos différents appareils.

Les logiciels SaaS, un modèle économique avantageux 

Choisir un logiciel en mode SaaS c’est aussi choisir une formule à la carte où l’on ne paye que ce que l’on consomme. Le plus souvent, ces abonnements sont sans engagement pour permettre au client de trouver la solution qui lui convient le mieux. Les logiciels en mode SaaS proposent généralement une période d’essai gratuite pour offrir la possibilité de tester toutes les fonctionnalités de l’interface sans s’engager.

Il est généralement avantageux d’opter pour ce type de logiciel plutôt que d’investir dans une solution classique. En effet, les licences fixes peuvent entraîner l’achat de matériels coûteux en plus de la problématique de la sécurité des données. C’est particulièrement bénéfique pour les petites entreprises car cela leur permet de préserver leur trésorerie et se concentrer sur leur gestion d’entreprise.

La mise à jour des logiciels SaaS

Les logiciels en ligne sont très évolutifs car c’est le prestataire qui se charge des mises à jour. Celles-ci sont installées de manière automatique et transparente sans que cela ne requiert d’action de l’utilisateur. Cela permet aux clients des logiciels SaaS d’avoir l’avantage de se concentrer uniquement sur leur activité, l’expérience utilisateur se voit donc être nettement améliorée.

Ces logiciels de gestion d’entreprise en ligne sont donc parfaitement adaptés aux PME, TPE ainsi qu’aux indépendants.

Les données de votre entreprise sont-elles sécurisées ?

Tous les points cités précédemment sont essentiels au succès de ce modèle de logiciels mais il n’en serait rien si les données stockées en ligne n’étaient pas sécurisées.

Peut-être êtes-vous méfiants vis-à-vis des logiciels en ligne mais c’est surement sans connaître le Cloud Computing. Les données sont généralement très sécurisées et les sauvegardes multiples afin de garantir l’intégrité et la sécurité des données du client. De plus, les logiciels SaaS proposent généralement des exports complets de vos données afin de vous permettre d’effectuer des sauvegardes supplémentaires de votre côté.

Comment choisir son logiciel de gestion d’entreprise ?

Comme la plupart des logiciels SaaS proposent une période d’essai gratuite et sans engagement, nous vous conseillons d’essayer un maximum d’outils avant de faire votre choix. Il reste très délicat de changer de logiciel parce que cela nécessite de reformer toutes les équipes.

Le Régime Social des Indépendants qui ne faisait pas unanimité vis-à-vis de ses affiliés est en train d’être progressivement supprimé à l’horizon du 1er janvier 2020.

Comment seront assurés les travailleurs indépendants ?

Dès le 1er janvier 2018, le RSI tel que nous le connaissons a été supprimé marquant un long processus de ré-affiliation de ses indépendants au régime général. Le nouveau RSI baptisé SSI (Sécurité Sociale des Indépendants) situe le tournant emprunté par le gouvernement pour améliorer la protection des indépendants. Nouveau logo, nouvel en-tête et nouvelle adresse du site internet sont les principaux changements effectués.

Le régime général, oui, mais pas pour tout de suite…

Une période de transition d’une durée de deux ans a donc débuté au 1er janvier 2018 pour parvenir à ajuster la sécurité sociale des indépendants par rapport au régime général. L’objectif est que les indépendants disposent donc d’une qualité de service égale à celle des salariés.

Quelles améliorations pour les indépendants et les travailleurs non-salariés ?

Bien que les spécificités de leur protection sociales soient conservées, que le mode de calcul des cotisations ne soit pas revu et que les numéros de téléphones soient inchangés, le gouvernement est à pied d’œuvre pour faciliter les démarches des indépendants : amélioration des outils informatiques, possibilité de paiement par carte bancaire et unifications des déclarations fiscales et sociales seront mis en place durant la période transitoire.

Ces améliorations sont minces comparées aux attentes des travailleurs indépendants qui se lassent de ce système incompréhensible. Ils auraient probablement préféré une révision du mode de calcul de leurs cotisations mais ces améliorations sont tout de même notables.

Un groupement d’intérêt économique est tout de même prévu pendant la transition afin de préparer les outils informatiques mis en place et de veiller à ce que tout fonctionne correctement.

Pour conclure :

Le véritable changement ne se ressentira qu’à l’issue de cette période de transition au moment ou la Sécurité Sociale des Indépendants sera supprimée pour mettre en place un guichet destiné aux indépendants pour chacune des trois caisses du régime général (CPAM, Urssaf et Carsat).

Avant de faire le choix d’un achat, il n’est pas rare que les consommateurs sollicitent les entreprises pour obtenir des devis. Quelles formalités les entreprises doivent-elles prendre en compte pour la création d’un devis ? Pour quelles raisons un devis peut-il être demandé ? Encore faut-il savoir ce que signifie exactement le mot « devis ».

 

Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est un document écrit, généralement gratuit, établit par un fournisseur ou un prestataire de services à l’attention de son client ou de son prospect avant l’achat d’un produit ou d’une prestation de services.

Le devis n’engage un client qu’à partir du moment où il a signé en bas du devis.

Quelles en sont les obligations ?

Avant l’achat d’un produit ou d’un service, le consommateur qui peut être un particulier ou un professionnel doit être en capacité de connaitre toutes les informations relatives au prix, au produit ou service ainsi que la date et/ou le délai de livraison. Ces mentions doivent être inscrites sur le devis avant l’acte d’achat.

Le devis en ligne doit décrire toutes les actions nécessaires à la prestation ainsi que le prix définitif du produit ou de la prestation. Dès lors que le montant de l’achat dépasse 1500€ pour tout service ou produit, le devis devient obligatoire. Pour certaines prestations, le devis est même obligatoire pour un montant inférieur.

Pourquoi établir des devis ?

La réalisation d’un devis a plusieurs intérêts pour les deux parties :

  • Le devis permet d’éviter toute incompréhension dûe au produit ou à la prestation
  • Possibilité de comparer les prix ainsi que la prestation proposée entre fournisseurs ou prestataires
  • Sécurité des deux parties vis-à-vis de leurs engagements car le fournisseur à l’assurance d’être payé et le client de recevoir son produit sinon ils ont une preuve en cas de non-paiement ou de non-livraison
  • Le devis apporte une crédibilité avant l’acte d’achat et permet de créer des rapprochements entre les deux parties

Il est possible de demander ou de proposer plusieurs devis avec des options ou des spécifications différentes afin de se rapprocher le mieux possible de la préférence du client ou du prospect.

Quelles sont les mentions obligatoires sur un devis ?

Le document doit tout d’abord porter le nom de « devis » ou de « proposition commerciale » afin de clarifier ce qu’il est. De plus des informations légales obligatoires doivent y figurer :

  • Date et durée de validité du devis
  • Nom, adresse et raison sociale de l’entreprise prestataire
  • Statut et forme juridique de l’entreprise
  • Numéro individuel d’identification à la TVA
  • Nom et adresse du client
  • Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation
  • Prix horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre
  • Frais de déplacement éventuels
  • Décompte détaillé et description de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire
  • Modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
  • Modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment)
  • Somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables

Pour le commerçant le numéro de RCS ainsi que la ville dans laquelle se situe le GREFFE doit être indiqué et pour l’artisan il faut le numéro de répertoire des métiers.

A savoir : tout manquement aux obligations légales du devis peut conduire à une amende s’élevant à 3000€ pour les personnes physiques et 15000€ pour les personnes morales.

Avec Kwixéo, établir un devis en ligne est très rapide et intuitif pour vous faire gagner un maximum de temps. En effet, le logiciel de facturation pré-remplie automatiquement certains champs du devis par le biais des données collectées sur votre compte. Il ne vous reste plus qu’à ajouter le nom de votre client et le produit que vous souhaitez. Kwixéo se chargera du reste.

Si vous êtes déjà utilisateur de Kwixéo et que vous avez des difficultés pour établir votre devis en ligne, n’hésitez pas à vous rendre sur notre page d’aide consacrée aux devis : https://aide.kwixeo.fr/devis-factures-et-avoirs/

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commercial est une formalité en principe obligatoire.

Le contenu du dépôt des comptes annuels

Le dossier de dépôt des comptes annuels comporte :

  • les comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes.
  • le rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d’administration ou le directoire).
  • les documents portant sur l’affectation du résultat.
  • le rapport du commissaire aux comptes, s’il y a lieu.
  • le procès verbal de l’assemblée d’approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d’affectation du résultat et la résolution de l’affectation votée (ou la décision d’affectation prise).

L’ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.

Quand déposer les comptes annuels ?

Le dépôt des comptes doit être effectué dans le mois qui suit l’assemblée qui statue sur l’approbation des comptes pour les dépôts au greffe ou dans les deux mois qui suivent l’assemblée qui statue sur l’approbation des comptes pour les dépôts électroniques.

Les cas de non-dépôt des comptes annuels

Seules les entreprises individuelles et les SCI ne sont pas concernées par le dépôt des comptes.

Demander la confidentialité du dépôt des comptes annuels

Les micro-entreprises peuvent demander à ce que leurs comptes restent confidentiels, et ce, sur simple demande. Pour cela, vous devez joindre une déclaration de confidentialité des comptes annuels lors du dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce. Dans ce cas, les comptes annuels ne pourront être transmis qu’aux autorités judiciaires et administratives ou à la Banque de France.

Une entreprise peut se définir comme micro-entreprise si elle ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :

  • Le total du bilan n’excède pas 350 000 €.
  • Le chiffre d’affaire ne dépasse pas 700 000 € HT.
  • Le nombre moyen de salariés ne dépasse pas 10.

Des alternatives aux dépôts des comptes ?

Toutes les autres entreprises n’ont pas d’autres choix que de déposer leurs comptes annuels et de les rendre public. La seule alternative consiste à ne pas déposer ses comptes annuels mais cette pratique est en théorie sanctionnée d’une amende.

Les risques liés aux non-dépôt des comptes annuels

Toute entreprise qui ne dépose pas ses comptes reçoit généralement une relance dans les 2 mois qui suivent la date limite du dépôt des comptes. Le non-dépôt des comptes est punissable d’une amende de 1 500 euros pouvant être portée à 3 000 euros en cas de récidive.

Si la société ne dépose pas ses comptes, le ministère public peut demander au président du tribunal de commerce :

  • d’enjoindre sous astreinte aux dirigeants sociaux de procéder au dépôt de ces documents.
  • ou de désigner un mandataire chargé d’effectuer ce dépôt.

Ces sanctions ne sont que très rarement appliquées. Le risque reste important pour les entreprises qui sont en difficultés financières afin que les partenaires et les fournisseurs de l’entreprise ne subisse pas de préjudice.

Lors de l’exercice de son activité, l’entreprise peut être soumise à un très grand nombre de risques très divers. Ces risques peuvent être qualifiés de corporels, matériels ou d’immatériels. Les dommages, qui peuvent être causés par l’entreprise, représentent un danger économique. Afin de se prémunir contre ces éventuels accidents, toute entreprise se doit de souscrire un contrat d’assurance responsabilité civile.

Qu’est-ce que l’assurance responsabilité civile ?

L’assurance responsabilité civile d’une entreprise permet de réparer tous dommages causés à un tiers ou un client par les biens ou les personnes qui dépendent d’elle, et cela pendant l’exercice de son activité. Elle concerne également les préjudices qui pourraient intervenir après la livraison d’un bien ou d’un service. Il existe de nombreux cas de figure où la responsabilité de l’entreprise peut être engagée.

Dans quelles circonstances la responsabilité civile de mon entreprise peut-elle être engagée ?

La responsabilité de l’entreprise peut être engagée sous plusieurs formes : sa responsabilité contractuelle et sa responsabilité délictuelle.

La responsabilité contractuelle

Cette responsabilité peut être engagée lorsque l’entreprise a manqué à ses obligations définie dans le contrat conclu avec le client.

Ce manquement peut prendre deux formes :

  • La non-exécution d’un contrat : l’entreprise ne réalise pas la tâche pour laquelle elle avait été missionnée.
  • La mauvaise exécution d’un contrat : l’entreprise ne réalise pas une prestation qui correspond à ce quoi elle était tenue.

Exemple : Un garagiste doit effectuer une vidange et changer les filtres d’une voiture. Le client s’aperçoit que seule la vidange a été faite et non le changement des filtres. Après plusieurs relances, celui-ci peut alors engager la responsabilité du garagiste et demander à percevoir des dommages et intérêts au titre de la responsabilité contractuelle.

La responsabilité délictuelle

Cette responsabilité est engagée lorsque l’entreprise commet un préjudice ou un dommage en dehors du cadre d’un contrat conclu avec un client. Cette responsabilité concerne donc un grand nombre de cas de figures qui peuvent subvenir. Cette responsabilité peut être engagée par n’importe quel tiers et pas seulement par les clients de l’entreprise.

Exemple : Un ouvrier pose une échelle contre un mur. Un passant se blesse accidentellement avec cette échelle. L’entreprise verra donc sa responsabilité engagée afin de réparer le préjudice causé au passant.

Comment choisir son assurance responsabilité civile ?

Comme tout contrat d’assurance, vous vous devez de comparer les tarifs et les garanties proposées. Selon le secteur d’activité, il sera plus ou moins facile de trouver une compagnie d’assurance. Utilisez internet et des comparateurs pour trouver l’assurance la plus adaptée à vos besoins tout en proposant un tarif correct mais prenez garde au montant des franchises et aux plafonds des indemnisations.

L’expert comptable est un professionnel qui vous accompagnera dans les grandes étapes de votre entreprise. Son rôle ne se limite pas au bilan annuel de votre entreprise, il vous conseillera également lors des décisions que vous aurez à effectuer au sein de votre entreprise.

Définir ses besoins pour bien choisir son expert comptable

Avant de rechercher un expert comptable, vous devez vous poser la question sur vos besoins. Sont-il de type juridique, fiscal ou uniquement comptable… ? Certains experts comptables peuvent être spécialisés dans un ou plusieurs domaines. N’hésitez pas à en rencontrer plusieurs et à leurs poser une multitude de questions avant de vous engager.

Un expert comptable indépendant ou un gros cabinet ?

Ce choix dépend surtout de votre structure et du nombre de salariés que vous avez. Sachez qu’un gros cabinet ne veut pas forcément dire que les services rendus seront de meilleure qualité. Cependant ne privilégiez pas un cabinet de 2 personnes pour une entreprise de 50 salariés.

La relation de confiance

Un point essentiel est la relation de confiance que vous entretiendrez avec votre expert comptable. C’est lui qui s’occupera de vos comptes, vous le consulterez sur l’impact financier et fiscal de vos décisions. N’hésitez pas à demander autour de vous si l’on peut vous recommander un expert comptable.

La lettre de mission

L’expert comptable établira une lettre de mission, c’est un contrat qui définira le travail qu’il effectuera pour votre entreprise. Pensez donc à bien la lire pour ne pas avoir de surprise par la suite car tout travail supplémentaire sera facturé.

Combien coûte un expert comptable ?

Les tarifs appliqués diffèrent selon le type d’entreprise et la charge de travail que vous leurs confiez. Certains experts comptables pratiques des forfaits en fonction d’une moyenne de facture annuelle, d’autres en fonction du chiffre d’affaire de l’entreprise. Nous ne pouvons vous conseiller ces deuxièmes car la tarification peut être élevée si vous faite très peu de facture mais que vous réaliser un chiffre d’affaire élevé, la tarification ne serait donc pas proportionnelle à la charge de travail réalisée par l’expert comptable.

Chaque expert comptable pratique des tarifs différents donc n’hésitez pas à comparer de nombreuses offres avant de signer car vous vous engagerez sur 1 an.