Pour faire une facture, partez de l’opération réalisée, identifiez le client, attribuez les références et les dates, détaillez les prix et la TVA, puis vérifiez les conditions de règlement avant émission. La facture doit ensuite être transmise par le circuit applicable, suivie et conservée.
Ce guide vous accompagne dans ces étapes avec deux exemples de calcul et une trame à compléter. Accédez directement à l’exemple de facture commenté. Pour comparer les outils, consultez notre guide de choix d’un logiciel de facturation.
1. Déterminez ce que vous facturez et à quel moment
Une facture détaille une vente ou une prestation et sert de justificatif comptable. Elle ne prouve pas, à elle seule, que le client a payé. Rassemblez le devis accepté ou la commande, les éléments de livraison ou de réalisation et les éventuelles modifications convenues.
Entre professionnels, chaque vente de biens ou prestation doit être facturée, généralement lors de la livraison ou de la réalisation. Des règles particulières existent, notamment pour les acomptes et les factures récapitulatives. Avec un particulier, les obligations dépendent de l’opération. Consultez les règles de facturation présentées par Service Public.
Choisissez le bon document : facture d’acompte, facture correspondant à l’opération ou facture de solde, par exemple. Identifiez ce qui a déjà été facturé pour éviter un doublon. Le devis et la facture ont des rôles différents ; transformer les données du devis ne dispense pas de ce contrôle.
2. Préparez les références et les informations obligatoires
Attribuez à chaque facture émise un numéro unique dans une séquence chronologique et continue. Une référence comme F2026-023 est un exemple de présentation, pas une séquence imposée. Si vous utilisez plusieurs séries, leur organisation doit être justifiée et maîtrisée ; ne réutilisez pas une référence pour remplacer discrètement un document.
Indiquez la date réelle d’émission et celle de la livraison, de la prestation ou de l’acompte lorsque requise. La date d’échéance sert au paiement : elle ne remplace aucune de ces dates.
Préparez les informations suivantes et vérifiez les mentions applicables à votre situation :
- Émetteur : identité, adresse et identifiants ; mentions adaptées à la forme juridique, notamment EI ou forme sociale et capital selon le cas.
- Client : identité et adresses utiles ; numéro de TVA lorsque requis, référence du bon de commande si l’acheteur en a établi un.
- Opération : désignation, quantités, prix unitaires, remises et frais, taxes ou mentions d’exonération, totaux.
- Règlement : échéance, conditions d’escompte et mentions relatives au retard selon le type de client.
Les obligations peuvent aussi dépendre de votre métier ou du bien vendu. Par exemple, ne recopiez pas les mentions d’un modèle de société sur une facture d’entrepreneur individuel. Vérifiez les informations de votre entreprise et celles du client avant de les enregistrer dans un modèle réutilisable.
La réforme ajoute notamment le SIREN du client professionnel, l’adresse de livraison des biens si elle diffère, la nature des opérations et la mention de l’option pour la TVA sur les débits lorsqu’elle s’applique. La DGFiP présente ces nouvelles mentions. Leur entrée en vigueur suit le calendrier concerné : grandes entreprises et ETI en septembre 2026, PME et micro-entreprises en septembre 2027. Préparez les champs sans confondre leur collecte avec une obligation déjà applicable à tous.
3. Détaillez les lignes et calculez HT, TVA et TTC
Multipliez chaque quantité par son prix unitaire, appliquez les réductions prévues et ajoutez les frais convenus. Calculez ensuite la TVA selon la base et le taux applicables. Si plusieurs taux figurent sur la facture, contrôlez les montants par taux avant le total général.
Premier exemple : contrôler un total
Dans cet exemple fictif de prestations de garage, on suppose une TVA de 20 % sur les deux forfaits. Les montants servent uniquement à illustrer le calcul.
| Prestation | Quantité | Prix HT | Total HT |
|---|---|---|---|
| Révision du véhicule, selon détail convenu | 1 forfait | 220 € | 220 € |
| Remplacement des plaquettes, selon détail convenu | 1 forfait | 160 € | 160 € |
Total HT : 380 € · TVA : 76 € · Total TTC : 456 €.
Dans votre document réel, détaillez les pièces et la main-d’œuvre au niveau nécessaire. Contrôlez les arrondis au centime et la cohérence entre lignes, bases de TVA et totaux. Le détail retenu doit permettre au client de reconnaître l’opération convenue.
Si votre opération relève de la franchise en base de TVA
Le régime micro-entrepreneur ne signifie pas automatiquement que toute facture doit être sans TVA. Si vous bénéficiez effectivement de la franchise en base pour l’opération, vous ne facturez pas de TVA et indiquez la mention correspondante. La DGFiP précise les obligations de TVA des micro-entrepreneurs et les références utilisables, dont « TVA non applicable, article L. 223-3 du CIBS » dans le cadre de la recodification.
Ne cumulez pas une TVA calculée à 20 % et une mention de franchise pour la même opération. À prix total convenu de 158 € sans TVA, le montant à payer serait de 158 €, et non de 189,60 €. Une exportation ou une autoliquidation relève d’autres règles : sélectionnez le traitement approprié, sans recopier une mention générique.
4. Fixez l’échéance et les conditions de règlement
Reprenez les conditions convenues et inscrivez une date d’échéance précise. Entre professionnels, le délai de principe est de 30 jours à partir de la réception des marchandises ou de la réalisation de la prestation, avec des possibilités d’accord et des limites, ainsi que des règles sectorielles. Consultez les délais de paiement et pénalités applicables.
Précisez les conditions d’escompte, le taux des pénalités et l’indemnité forfaitaire de recouvrement lorsque ces mentions s’appliquent. L’indemnité forfaitaire B2B est de 40 € : ce n’est pas un minimum à facturer à tous les clients, et elle ne concerne pas les consommateurs. Les frais supplémentaires éventuels relèvent de conditions et justificatifs distincts.
Si un acompte a déjà été facturé, faites apparaître sa référence et sa déduction dans le solde, avec un traitement cohérent de la TVA. Par exemple, sur une opération de 456 € TTC dont 120 € TTC ont déjà été facturés en acompte, le solde est de 336 € TTC. Conservez les documents liés pour expliquer ce rapprochement. Consultez aussi notre exemple de facture d’acompte et de solde pour suivre les montants HT, TVA et TTC ainsi que les paiements.
5. Exemple de facture commenté : les champs à compléter
Voici un exemple de facture commenté pour un garage facturant une entreprise en France. Les références et les chiffres sont fictifs : ils montrent où placer les informations, avec une TVA supposée de 20 % sur toutes les lignes et sans acompte. Les champs entre crochets restent à compléter ; cette trame pédagogique n’est pas une facture prête à émettre.
En-tête et références
- Émetteur : [dénomination], [forme juridique et capital si société], [adresse], [SIREN et immatriculation applicable], [numéro de TVA si requis].
- Client : [identité ou dénomination], [adresse], [adresse de facturation si différente], [identifiants requis] ; commande : [référence si établie par le client].
- Facture : F2026-023 à adapter à votre séquence ; émission et prestation : 7 septembre 2026 dans cet exemple.
- Objet : entretien du véhicule [référence utile pour identifier l’intervention].
Lignes de facturation
| Désignation | Quantité | Prix HT | Total HT |
|---|---|---|---|
| Vidange moteur et filtre | 1 | 89 € | 89 € |
| Changement des bougies | 1 | 45 € | 45 € |
| Produit d’entretien | 2 | 12 € | 24 € |
Total HT : 158 € · TVA à 20 % : 31,60 € · Total TTC : 189,60 €.
Précisez dans votre facture réelle le détail des fournitures et prestations, les unités, ainsi que le traitement fiscal des lignes. Les libellés ci-dessus illustrent le calcul ; ils ne remplacent pas les descriptions propres à votre intervention.
Règlement et vérifications finales
Pour cet exemple B2B : paiement par virement à 30 jours, échéance le 7 octobre 2026 ; escompte pour paiement anticipé : néant ; pénalités : [taux conforme aux conditions applicables] ; indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 € en cas de retard. Ajoutez les champs liés à la réforme lorsqu’ils sont applicables, ainsi que les autres mentions propres à votre activité.
| Repère de l’exemple | Ce qu’il faut contrôler |
|---|---|
| F2026-023 | Le numéro identifie une facture unique ; il doit appartenir à votre séquence réelle. |
| 7 septembre et 7 octobre 2026 | La première date décrit ici l’émission et la prestation ; la seconde est l’échéance de règlement. |
| 89 € + 45 € + 2 × 12 € = 158 € HT | Relisez quantités, prix et descriptions ; les deux unités à 12 € représentent bien 24 €. |
| 31,60 € de TVA ; 189,60 € TTC | À l’hypothèse de 20 %, la TVA est calculée sur 158 € HT ; le total TTC correspond à la somme des deux montants. |
| 189,60 € à régler | Aucun acompte ni paiement préalable dans ce cas. Ce montant ne prouve pas que la facture est déjà réglée. |
- Le client et les références correspondent-ils à la bonne commande ?
- Les dates sont-elles cohérentes et le numéro encore disponible dans la séquence ?
- Les quantités, prix, remises, taxes et acomptes donnent-ils le bon total ?
- La facture décrit-elle bien les biens livrés ou la prestation réalisée ?
- Le règlement, les mentions particulières et les éventuelles annexes sont-ils complets ?
Gardez cette vérification avant la validation définitive, même lorsque les informations sont reprises automatiquement depuis un devis. Faites relire les cas inhabituels par la personne qui suit votre comptabilité.
6. Émettez et transmettez la facture par le bon circuit
Selon le calendrier de la DGFiP, les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. L’émission des opérations concernées et l’e-reporting s’appliquent aux grandes entreprises et ETI depuis cette date ; aux PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Pour une opération dans le champ de la réforme, utilisez une plateforme agréée ou une solution compatible qui y est raccordée. Un PDF ordinaire envoyé par courriel ne répond pas à lui seul à ces exigences : la DGFiP distingue PDF envoyé par mail et facture électronique. La transmission au client et celle des données fiscales font partie du circuit ; il ne s’agit pas simplement d’envoyer toutes vos factures par mail à l’administration. Le guide du format Factur-X explique la différence entre le document lisible et les données structurées associées.
Les opérations avec des particuliers, des clients étrangers ou des organismes publics ont leurs règles propres. Retrouvez le périmètre et les démarches dans notre dossier sur la facturation électronique. Après l’envoi, contrôlez la bonne transmission et traitez les éventuels rejets ; un document émis n’est pas nécessairement reçu ni payé.
7. Corrigez, archivez et suivez le paiement
Une facture encore en préparation peut être corrigée. Après émission, ne modifiez pas directement le document. Selon le moment et le motif, utilisez une facture rectificative qui annule et remplace l’original, ou un avoir ; après paiement, la correction passe par un avoir. La fiche Service Public détaille ces corrections. Chaque document doit rester identifiable et relié à l’original.
Les factures, comme pièces justificatives comptables des entreprises concernées, se conservent 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Le délai fiscal de six ans applicable en 2026 évolue pour les pièces concernées par la réforme de 2027. Retrouvez les règles, la transition et les contrôles dans notre guide de conservation et d’archivage des factures. Organisez l’accès aux originaux, leur lisibilité, leur intégrité et les sauvegardes ; un export ne démontre pas à lui seul que l’archivage est assuré.
Suivez séparément le montant facturé, l’échéance et les paiements reçus. Avant une relance, vérifiez un éventuel règlement partiel ou une contestation. Adaptez votre calendrier au dossier client : les relances à cinq puis quinze jours ne sont pas une règle universelle. Le suivi de marge nécessite aussi vos coûts ; le chiffre d’affaires seul ne mesure pas la rentabilité.
Pour préparer vos documents et suivre leur règlement dans un même outil, découvrez le logiciel de facturation Kwixéo. Kwixéo est payant et propose un essai gratuit de 14 jours pour tester vos propres opérations avant de choisir une formule. Il n’existe pas d’offre gratuite permanente.