Pour émettre une facture Factur-X, préparez les données dans votre logiciel, générez le document hybride puis contrôlez sa cohérence avant sa transmission dans le circuit prévu. Ce tutoriel vous aide à vérifier un exemple, à distinguer une erreur de données d’un problème de transmission et à préparer un signalement exploitable.
Un fichier Factur-X associe un PDF lisible et des données XML embarquées. Pour choisir un profil ou comparer les formats, commencez par notre guide du format Factur-X. Ici, nous suivons un cas concret de contrôle, sans supposer que les menus et fonctions de tous les outils sont identiques.
1. Préparer un exemple représentatif dans votre logiciel
Commencez par un cas que vous facturez réellement. Dans cet exemple fictif, une entreprise établit une facture de prestation de 1 000 € HT, avec une TVA de 20 %, sans remise ni acompte. La TVA attendue est donc de 200 € et le total TTC de 1 200 €. Ces hypothèses servent au calcul ; elles ne déterminent pas le régime de votre activité.
| Donnée de l’exemple | Valeur attendue | Origine à contrôler |
|---|---|---|
| Référence | TEST-2026-001 | Numérotation du document d’essai |
| Client | Client de démonstration | Fiche client et identifiants vérifiés |
| Prestation | 10 unités à 100 € HT | Opération commerciale retenue |
| Total HT | 1 000 € | Quantité multipliée par le prix unitaire |
| TVA | 200 € | Base de 1 000 € à 20 % dans cet exemple |
| Total TTC et montant à payer | 1 200 € | Aucun acompte ni autre ajustement dans l’exemple |
Utilisez un environnement de test convenu avec votre prestataire pour ce document fictif. Sur une facture réelle, la numérotation, les dates, l’identité et toutes les mentions obligatoires doivent correspondre à votre situation. Une fois ce cas simple maîtrisé, ajoutez vos remises, acomptes, avoirs ou taux multiples.
2. Générer et récupérer le document hybride original
Dans l’outil, identifiez la fonction qui produit ou exporte effectivement du Factur-X. Demandez quel profil et quelle version elle utilise. L’option « imprimer en PDF » ne prouve pas que le fichier résultant contient les données structurées de la facture.
Récupérez l’original sans le réimprimer ni le convertir en image. Certains lecteurs PDF permettent d’inspecter les pièces embarquées et de constater la présence du XML ; d’autres n’affichent pas cette fonction. Son absence dans l’interface du lecteur ne permet donc pas de conclure que le document est incomplet.
Le FNFE-MPE publie la documentation et les exemples de référence Factur-X. Utilisez ces ressources avec votre prestataire pour identifier le document produit. Ne renommez pas un PDF ordinaire en « Factur-X » : changer le nom du fichier ne change pas son format.
3. Comparer les informations lisibles et les données structurées
Demandez au logiciel ou au prestataire une lecture des données embarquées. Vous n’avez pas besoin de modifier le XML : l’objectif est de comparer les informations qu’il transporte avec celles du PDF et de votre opération d’origine. Le détail disponible dépend du profil utilisé et des exigences applicables.
| Contrôle sur notre exemple | PDF lisible | Données attendues | Résultat |
|---|---|---|---|
| Référence | TEST-2026-001 | TEST-2026-001 | Même facture |
| Total HT | 1 000 € | 1 000 € | Cohérent |
| Montant de TVA | 200 € | 200 € | Cohérent |
| Total TTC | 1 200 € | 1 200 € | Cohérent |
| Montant restant à payer | 1 200 € | 1 200 € | Cohérent en l’absence d’acompte |
Contre-exemple : le PDF indique 1 200 € TTC mais les données portent 1 020 €. Le document doit être examiné avant envoi. Vérifiez la saisie, le calcul puis la génération ; ne corrigez pas seulement le texte affiché sur le PDF. Une correction purement visuelle pourrait laisser les données utilisées par le destinataire inchangées.
Contrôlez aussi le client, les dates, la devise, les bases et taux de TVA, ainsi que les références utiles. Deux totaux égaux ne prouvent pas que la facture est adressée à la bonne entreprise ou décrit la bonne prestation.
4. Faire vérifier la structure et les règles métier
Le contrôle précédent est un rapprochement métier. Il doit être complété par la validation du document : structure PDF et XML, profil annoncé, règles de calcul et exigences françaises applicables. Les ressources techniques du FNFE-MPE et les normes référencées par la DGFiP permettent au prestataire de situer ces vérifications.
Demandez un résultat daté indiquant le fichier contrôlé, les règles utilisées et les erreurs ou avertissements. Une simple mention « XML valide » peut ne couvrir que la structure ; faites préciser le périmètre. À l’inverse, une validation technique ne peut pas savoir à votre place si la prestation facturée a réellement été effectuée.
Si une erreur est détectée sur un brouillon, corrigez sa donnée d’origine puis regénérez et contrôlez le document. Pour une facture déjà émise, appliquez la procédure de rectification adaptée en conservant sa trace. Ne retouchez pas manuellement un original émis pour masquer une erreur.
5. Tester l’envoi et suivre le retour de traitement
Pour une opération B2B privée entrant dans la réforme, identifiez le raccordement à la plateforme agréée et l’adressage du client. Le rôle du logiciel, de la PA et du PPF doit être clair : le portail public ne constitue pas une autre voie d’envoi direct pour remplacer la PA dans ce circuit.
Dans l’environnement adapté, suivez l’essai jusqu’au retour de traitement et vérifiez l’accès au document côté réception. Conservez la référence, la date et le message obtenu. Un fichier valide peut rencontrer une erreur d’adressage ; un document transmis n’est pas nécessairement accepté commercialement ni payé.
| Symptôme | Vérification à mener | Élément à transmettre au support |
|---|---|---|
| Le lecteur n’affiche pas de XML | Capacité du lecteur et nature de l’export | Fichier original et méthode d’export |
| PDF et données se contredisent | Données sources et génération | Champ concerné, valeurs attendue et obtenue |
| Une validation échoue | Profil, version et règle signalée | Rapport exact de validation |
| L’envoi est bloqué | Adressage, activation et circuit | Référence de transmission et message exact |
6. Conserver une fiche de résultat pour vos prochains essais
Notez le cas testé, le document original, les contrôles effectués, les anomalies et leur correction. Rejouez le cas après une modification du modèle ou du paramétrage. Complétez votre échantillon quand un nouveau type d’opération apparaît dans l’activité.
Cette méthode vous donne un résultat vérifiable : ce qui a été testé, avec quelles données et à quelle étape le parcours a abouti. Pour choisir le service qui assure ces échanges et préciser les responsabilités, utilisez la grille de choix d’une plateforme agréée.
Informations vérifiées le 7 septembre 2026. Les exemples sont fictifs ; les sources officielles sont indiquées dans le texte.
Questions fréquentes
Conservez le fichier original et faites vérifier son conteneur, ses données XML, son profil et les règles applicables. La présence d’une pièce jointe dans un lecteur PDF est un indice, pas une validation complète.
Une impression PDF ordinaire ne suffit pas. Il faut un outil qui génère le document hybride et ses données structurées. Vérifiez la fonction d’export réellement utilisée et contrôlez le fichier obtenu.
Non. La validité du fichier, son acheminement, son traitement par le client et le règlement sont des étapes différentes. Contrôlez les retours du circuit de transmission et suivez ensuite le paiement.
