Marché public BTP : facturer une collectivité en 2026

Code de la commande publiquecertificat de paiementchantier un bailleur social, c’est entrer dans un univers de facturation à part : Chorus Pro obligatoire, signature électronique du mandatement, situation à la place de la facture intermédiaire, délais de paiement encadrés, pénalités automatiques en cas de retard. En 2026, le dispositif est stabilisé mais ses subtilités piègent encore les entreprises du BTP qui débutent en marché public. Voici le mode d’emploi complet pour facturer proprement et se faire payer dans les délais.

Chorus Pro : l’obligation depuis 2017-2020

La loi n° 2014-1545 du 20 décembre 2014 et l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 ont posé le principe : toute facture à destination d’une personne publique doit être déposée sur Chorus Pro, plateforme gérée par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE). Le décret 2016-1478 du 2 novembre 2016 a précisé les modalités et le calendrier d’entrée en vigueur :

• 1er janvier 2017 : grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et personnes publiques.
• 1er janvier 2018 : ETI (250 à 5 000 salariés).
• 1er janvier 2019 : PME (10 à 250 salariés).
• 1er janvier 2020 : TPE (moins de 10 salariés).

Depuis 2020, plus aucune entreprise ne peut envoyer une facture papier ou un PDF par email à une administration publique française. Le dépôt sur Chorus Pro est la seule voie. Une facture envoyée hors plateforme est réputée non reçue, ce qui signifie que le délai de paiement ne court pas.

L’inscription sur Chorus Pro est gratuite. Elle nécessite un SIREN, un compte utilisateur, et le rattachement d’une structure (votre entreprise) au profil utilisateur. Comptez 30 à 60 minutes pour la création complète du compte.

Les trois formats acceptés sur Chorus Pro

Trois modes de dépôt coexistent, à choisir selon vos volumes et votre logiciel :

1. Mode portail (PDF) : saisie en ligne du formulaire facture, joint en PDF. Adapté aux faibles volumes (moins de 10 factures par mois). Manuel, chronophage.
2. Mode structuré (XML CII ou UBL) : dépôt d’un fichier XML respectant la spécification européenne EN 16931. Adapté aux volumes moyens à élevés, nécessite un logiciel de facturation compatible.
3. Mode mixte (PDF + données structurées) — Factur-X : dépôt du PDF lisible avec un XML embarqué. C’est aujourd’hui le format recommandé : human-readable et machine-readable.

Pour un dépôt en mode EDI (machine to machine), une convention technique est signée avec l’AIFE et le flux passe en automatique : c’est l’option des entreprises avec gros volumes.

Les étapes du circuit de paiement

Une fois la facture déposée sur Chorus Pro, elle suit un parcours strict côté administration. Le comprendre permet d’identifier les points de blocage potentiels :

1. Réception et accusé d’envoi par Chorus Pro : instantané, horodaté. C’est cet horodatage qui fait courir le délai de paiement.
2. Validation du service fait par le pouvoir adjudicateur (le maître d’ouvrage public) : c’est la reconnaissance que la prestation ou le bien a été livré conformément au marché. Étape critique en BTP : sans certificat de service fait, pas de mise en paiement.
3. Mandatement : l’ordonnateur (maire, président d’EPCI, directeur d’hôpital) signe l’ordre de payer. Étape souvent informatique aujourd’hui via Hélios/CHORUS-Pro.
4. Mise en paiement : le comptable public (Trésor) exécute le virement.

Chacune de ces étapes peut bloquer la facture. Chorus Pro propose un suivi en temps réel des statuts (« déposée », « mise à disposition », « service fait », « mandatée », « mise en paiement », « comptabilisée »). En cas de blocage prolongé, le tableau de bord du portail permet d’identifier le service responsable et de relancer.

Les délais légaux de paiement

Les délais de paiement des marchés publics sont fixés par l’article R2192-10 du Code de la commande publique. Ils varient selon la nature du pouvoir adjudicateur :

• 30 jours : État, collectivités territoriales et leurs établissements publics administratifs (mairies, départements, régions, EPCI).
• 50 jours : établissements publics de santé (EPS) et établissements du service de santé des armées.
• 60 jours : entreprises publiques mentionnées à l’article L2192-10 (EPIC, certaines entités publiques économiques).

Ces délais courent à compter de la date de réception de la facture sur Chorus Pro (date d’horodatage), pas de la date d’émission ni de la date de signature du contrat. C’est pourquoi déposer rapidement la facture après validation du service fait est crucial.

À noter : si le service fait est validé après le dépôt de la facture, le délai court à compter de la date la plus tardive entre la réception de la facture et la validation du service fait (article R2192-14 du Code de la commande publique).

Pénalités de retard automatiques

C’est l’avantage majeur du marché public : les intérêts moratoires sont automatiques et de droit, sans relance ni demande de la part du créancier (article L2192-13 du Code de la commande publique).

Le taux applicable est celui de la BCE majoré de 8 points (taux de référence applicable au 1er juillet ou au 1er janvier selon le semestre concerné). Pour le second semestre 2026, sur la base du taux BCE refi en vigueur début 2026 (autour de 2,15 %), le taux des intérêts moratoires atteint environ 10,15 % annuel (taux susceptible d’évoluer chaque semestre selon le taux BCE). C’est bien supérieur aux pénalités de retard du B2B privé.

S’y ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement par facture en retard (article D2192-35 du Code de la commande publique), automatique également.

L’administration doit ces sommes sans demande préalable. Dans la pratique, les services ordonnateurs ne les calculent pas spontanément : l’entreprise doit émettre une facture complémentaire d’intérêts moratoires, en se référant à la facture initiale et au nombre de jours de retard. Chorus Pro accepte ce type de facture comme document distinct.

Spécificités BTP : situations, certificat de paiement, retenue de garantie

Le BTP ajoute au cadre général des marchés publics plusieurs particularités qui structurent la facturation :

La situation mensuelle ou périodique

Sur un chantier qui dure plusieurs mois, on ne facture pas en une seule fois en fin de travaux. On émet des situations — généralement mensuelles — qui constatent l’avancement physique des travaux. Chaque situation, après validation par la maîtrise d’œuvre, donne lieu à un certificat de paiement signé par le maître d’œuvre puis transmis au maître d’ouvrage.

C’est ce certificat, et non la situation brute, qui sert de base à l’émission de la facture sur Chorus Pro. La facture déposée doit faire référence au certificat : numéro, date, montant validé.

Acompte initial et avance forfaitaire

Le Code de la commande publique (article R2191-3 et suivants) prévoit une avance obligatoire lorsque le marché dépasse 50 000 € HT et que sa durée d’exécution dépasse 2 mois (le seuil est calibré pour les PME). Le taux minimum est de 5 % du montant TTC du marché pour les pouvoirs adjudicateurs, 20 % pour les marchés conclus par l’État avec une PME.

Cette avance se déclenche dès la notification du marché, doit être versée dans le délai légal de 30 jours, et donne lieu à un appel d’avance déposé sur Chorus Pro. Elle se rembourse ensuite progressivement sur les situations suivantes.

Retenue de garantie

L’article R2191-32 autorise une retenue de garantie de 5 % maximum du montant TTC du marché, prélevée sur chaque paiement, destinée à couvrir les réserves éventuelles à la réception. Cette retenue est remboursée à l’expiration du délai de garantie de parfait achèvement (1 an).

L’entreprise peut substituer à la retenue une garantie à première demande ou une caution personnelle et solidaire d’un établissement financier (article R2191-33). C’est presque toujours préférable : cela préserve la trésorerie.

Sous-traitance déclarée et paiement direct

En marché public, le sous-traitant déclaré dans l’acte d’engagement et accepté par le maître d’ouvrage bénéficie du paiement direct (article L2193-10 du Code de la commande publique) au-delà de 600 € TTC. Il facture directement la collectivité via Chorus Pro, et non l’entreprise principale. C’est une sécurité de paiement majeure pour les sous-traitants BTP.

Conseils pratiques pour une facturation marché public sans accroc

Cinq réflexes qui font la différence :

1. Vérifier les références obligatoires avant dépôt : numéro de marché, numéro d’engagement juridique, code service exécutant. Une référence manquante ou erronée bloque la facture en attente d’enrichissement.
2. Joindre les pièces justificatives au format demandé : décompte général définitif, attestation de service fait signée, photos en BTP, plan de récolement si exigé.
3. Suivre les statuts sur Chorus Pro chaque semaine. Une facture en « suspendue » sans relance peut le rester des mois.
4. Facturer les intérêts moratoires en cas de retard avéré. C’est votre droit, c’est dissuasif pour les futurs marchés, et c’est une recette nette.
5. Outiller le suivi : un logiciel de gestion de chantier qui pilote situations, certificats, dépôts Chorus Pro et statuts évite l’éparpillement entre tableurs et e-mails.

Le marché public n’est pas un client commode mais c’est un client solvable, structuré et durable. La rigueur administrative est le prix à payer pour accéder à un volume de commande significatif et à une garantie de paiement quasi-automatique.

Pour aller plus loin

• Logiciel de gestion de chantier Kwixéo : situations, certificats, facturation
• Dossier complet sur la facture électronique
• Dossier : comment faire une facture conforme