Facturer une collectivité pour des travaux suppose de suivre le circuit prévu au marché : préparer la demande de paiement, transmettre les pièces dans Chorus Pro et suivre leur validation. Les situations de travaux, l'avance et la retenue de garantie ont chacune un rôle distinct. Voici les points à contrôler pour éviter qu'une erreur administrative ne retarde le règlement.
Chorus Pro : le point d'entrée des factures publiques
Depuis 2020, l'obligation de facturation électronique des fournisseurs du secteur public concerne aussi les plus petites entreprises. Chorus Pro permet de saisir ou déposer des factures et de transmettre les documents de facturation des marchés de travaux. Vérifiez le SIRET destinataire, le numéro d'engagement et le code service demandés par votre acheteur.
Le portail, les échanges par API et les échanges EDI sont des modes de transmission. PDF, Factur-X ou fichiers XML sont des formats de documents : il ne faut pas confondre ces deux notions. Le format et le cadre de facturation retenus doivent être compatibles avec le circuit de votre marché.
Préparer une demande de paiement de travaux
Commencez par lire l'acte d'engagement, le CCAP et, lorsqu'il est visé au contrat, le CCAG-Travaux. Identifiez les intervenants : titulaire, maître d'œuvre et maître d'ouvrage. Demandez au service comptable le circuit Chorus Pro à utiliser avant votre premier dépôt.
- Établissez le projet de décompte à partir des travaux réellement exécutés et des prix contractuels.
- Faites apparaître le cumul des travaux, les montants déjà demandés, les révisions éventuelles, le remboursement de l'avance et la retenue applicable.
- Joignez les justificatifs demandés et déposez le document dans le cadre de facturation adapté.
- Suivez les demandes de correction et les statuts jusqu'au règlement bancaire.
Dans le circuit de travaux, un projet de décompte peut être déposé avant validation par le maître d'œuvre. Il n'existe donc pas de règle générale imposant d'attendre un « certificat de paiement » pour tout dépôt. Le portail documentaire Chorus Pro décrit les cadres de facturation selon le rôle de chaque intervenant.
Les délais de paiement
Le délai est généralement de 30 jours pour l'État et les collectivités territoriales, de 50 jours pour les établissements publics de santé et de 60 jours pour certaines entreprises publiques. Le statut exact de l'acheteur compte : tous les établissements publics ne relèvent pas du même délai.
Le point de départ dépend notamment de la réception de la demande et de l'exécution des prestations. Des règles propres aux décomptes de travaux et aux demandes incomplètes peuvent intervenir. Conservez les preuves de dépôt, de réception et de correction, plutôt que de calculer systématiquement le délai depuis la date d'émission de votre facture.
En cas de retard, les intérêts moratoires et l'indemnité forfaitaire de 40 € sont dus de plein droit. Le taux des intérêts correspond au taux de référence BCE applicable au premier jour du semestre concerné, majoré de huit points. Vérifiez le taux du semestre ; une estimation faite en janvier ne suffit pas pour juillet. Le guide officiel du paiement des marchés publics précise les délais et le calcul.
Si ces sommes ne sont pas versées, adressez une demande chiffrée au service compétent en rappelant la demande initiale, son échéance et la date du règlement. Leur exigibilité ne dépend pas de l'émission d'une nouvelle facture commerciale.
Avance et acompte : deux étapes différentes
L'avance finance le démarrage avant l'exécution des prestations ; l'acompte rémunère des prestations déjà réalisées. Une avance est prévue, sous les conditions du Code de la commande publique, lorsque le montant initial dépasse 50 000 € HT et que la durée d'exécution dépasse deux mois. Le titulaire peut la refuser.
Le minimum général de 5 % ne couvre pas toutes les situations : pour une PME titulaire d'un marché de l'État, le minimum est de 30 %. D'autres minima existent selon l'acheteur. L'assiette, les garanties et le remboursement doivent être vérifiés dans les pièces du marché et les règles relatives aux avances des PME.
Retenue de garantie et sous-traitance
Une retenue de garantie doit être prévue au marché. Son plafond général est de 5 %, avec un plafond réduit à 3 % pour certaines PME selon l'acheteur et les conditions réglementaires. Elle ne diminue pas le prix des travaux : elle diffère une partie du paiement. La garantie à première demande peut la remplacer ; une caution personnelle et solidaire nécessite l'accord de l'acheteur public.
Le sous-traitant de premier rang accepté, dont les conditions de paiement sont agréées, bénéficie en principe du paiement direct à partir de 600 € TTC. Il suit le circuit de validation prévu pour la sous-traitance. Le paiement par la collectivité ne transforme pas celle-ci en client contractuel du sous-traitant et ne dispense pas du contrôle du titulaire.
Une vérification avant chaque dépôt
- Le destinataire et les références du marché sont exacts.
- La demande correspond à la bonne période et ne reprend pas une somme déjà facturée.
- Les pièces justificatives sont lisibles et complètes.
- Les avances, retenues et révisions sont calculées séparément.
- Une personne suit les retours du maître d'œuvre et de l'acheteur.
Un logiciel de gestion de chantier aide à regrouper devis, situations et règlements. Vérifiez séparément les possibilités de transmission à Chorus Pro proposées par votre équipement.
