Les congés peuvent ralentir la validation des factures et le traitement des règlements. Préparer les contacts et les échéances aide à limiter ces blocages. Voici un calendrier réellement réparti sur quatre semaines après l’échéance, à adapter au contrat et à la situation du client.
Avant les départs : préparer le circuit de paiement
Vérifiez que la facture a été reçue et que les pièces nécessaires sont disponibles. Identifiez le remplaçant du valideur, les périodes de fermeture et les virements déjà programmés. Cette vérification préalable ne signifie pas que la facture est en retard avant son échéance.
Le calendrier : J est la date d’échéance
| Période | Action | Résultat recherché |
|---|---|---|
| Semaine 1 : J+1 à J+7 | Vérification et rappel courtois | Confirmer la réception et le solde dû |
| Semaine 2 : J+8 à J+14 | Relance écrite précise | Obtenir une date ou un motif de blocage |
| Semaine 3 : J+15 à J+21 | Appel au bon interlocuteur | Formaliser un engagement ou identifier le litige |
| Semaine 4 : J+22 à J+28 | Décider de la suite | Accord écrit, mise en demeure adaptée ou autre action |
Ces dates sont des repères d’organisation, pas une obligation d’attendre avant d’agir. Une prescription proche, une procédure collective ou un risque important demande un traitement spécifique.
Semaine 1 : rappeler les faits
Après avoir contrôlé les paiements reçus, envoyez un message bref avec la facture et l’échéance.
Modèle : « Bonjour [nom], sauf erreur, la facture [numéro], d’un montant restant dû de [montant] € TTC et échue le [date], n’a pas encore été réglée. Pouvez-vous confirmer sa réception et la date prévue du paiement ? Si le virement est déjà effectué, merci de nous transmettre sa référence. »
Semaine 2 : demander une réponse précise
Sans réponse ou règlement, rappelez l’échange précédent. Demandez si le paiement est programmé ou si une pièce manque. Évitez les formules vagues qui ne donnent ni montant ni échéance.
Modèle : « Nous revenons vers vous après notre message du [date] concernant la facture [numéro]. Merci de nous confirmer avant le [date] la date du règlement ou de nous préciser le point qui empêche sa validation. Vous trouverez à nouveau les documents utiles en pièce jointe. »
Semaine 3 : appeler et consigner l’engagement
Demandez si la facture est reçue, validée et programmée. Identifiez le décideur disponible pendant les congés. Confirmez par écrit le montant et la date annoncés, puis prévoyez un contrôle du règlement. Si une contestation apparaît, adressez-la à la personne capable de la résoudre.
Semaine 4 : choisir la suite du dossier
Examinez les réponses et les risques. Un échéancier écrit peut convenir à une difficulté passagère. Une mise en demeure peut être adaptée si le paiement reste absent ; elle doit identifier la dette, réclamer clairement le règlement et fixer un délai raisonnable. Un envoi permettant de prouver sa réception facilite la constitution du dossier.
La mise en demeure ne déclenche pas les pénalités B2B qui courent déjà de plein droit après l’échéance. Elle n’interrompt pas, à elle seule, la prescription. Ne laissez pas une série de relances retarder une action nécessaire pour préserver vos droits.
Garder un ton professionnel et un circuit fiable
- Personnalisez les messages et restez factuel.
- Traitez séparément un litige et la partie non contestée du solde.
- Formalisez tout paiement partiel ou échéancier accepté.
- Utilisez les coordonnées bancaires vérifiées. Contrôlez tout changement par un canal connu.
- Désignez un remplaçant interne pour suivre les réponses pendant vos propres congés.
Vérifier les règles de paiement applicables
Pour les relations B2B relevant du régime général, le délai par défaut est de trente jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation, et non après réception de la facture. Des délais convenus et des règles sectorielles peuvent s’appliquer.
Les factures et conditions de règlement doivent comporter les mentions requises. À défaut de taux de pénalité convenu, le taux de référence est celui de la BCE majoré de dix points. Un autre taux convenu doit respecter le minimum de trois fois le taux de l’intérêt légal. L’indemnité de 40 € concerne les relations professionnelles prévues par les textes, pas les consommateurs. Voir les règles de délais de paiement.
Automatiser avec des contrôles
Les modèles et rappels peuvent faciliter le suivi. Vérifiez que les paiements partiels, avoirs et règlements groupés sont correctement rapprochés avant l’envoi. Suspendez les messages automatiques lorsqu’un litige ou une procédure collective demande une intervention.
Suivez les montants échus, les promesses tenues et l’âge des créances. Comparez les résultats à vos périodes précédentes sans appliquer un objectif de DSO universel. Pour organiser ces informations, découvrez les fonctions de trésorerie Kwixéo et testez le scénario sur vos propres factures.
