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TOP 5 des meilleurs outils pour la bonne gestion de votre entreprise

Bien gérer son entreprise, ce n’est pas toujours facile. En tant qu’entrepreneur ou dirigeant d’une entreprise, vous accumulez les responsabilités et multipliez les imprévus. De ce fait, deux options se présentent à vous. Vous pouvez déléguer, voire délaisser certaines tâches, ou perdre beaucoup de temps, et parfois trop, à tout vouloir faire vous-même. Certains s’en sortent de cette manière, d’autres pas. Et si vous faîtes partie des autres, nous avons une bonne nouvelle pour vous ! Il existe de nombreux outils très performants qui vous accompagnent dans la gestion de votre entreprise. Quelques uns d’entre eux sont accessibles gratuitement, beaucoup s’avèrent abordables… Mais chacun d’entre eux se révèle être indispensable pour l’entrepreneur que vous êtes.

Pour vous aider dans vos premières recherches, nous vous proposons un rapide top 5 des outils indispensables à la bonne gestion de votre entreprise. N’hésitez pas à essayer les outils proposés pour trouver celui qui est fait pour vous !

Misez sur un bon logiciel de gestion commerciale

Si vous êtes un jeune entrepreneur en phase de lancement, vous comprendrez bien qu’il faut procéder étape par étape. Avant de vouloir à tout prix investir dans des outils de gestion de projet ou de paie, vous allez devoir vous concentrer sur votre gestion commerciale. Comment organiser sa prospection commerciale ? Quel est le meilleur moyen pour transformer rapidement ses prospects en clients ? Comment facturer ses premiers clients ?

A l’inverse, si vous bénéficiez déjà d’une belle et longue expérience en tant qu’entrepreneur, vous cherchez certainement à gagner du temps en automatisant un maximum de tâches. Les outils de gestion d’entreprise ou de gestion commerciale, ça vous parle. Mais les interrogations persistent : Comment acquérir de nouveaux clients tout en fidélisant les anciens ? Quel est le logiciel le plus adapté à mon entreprise ?

Tant de questions auxquelles un seul et même outil peut répondre ! Kwixeo est un outil développé par un entrepreneur pour aider ses confrères à gérer leur entreprise. Accessible, simple d’utilisation et complet en termes de fonctionnalités, il fait partie des premiers outils de gestion d’entreprise à essayer et à adopter ! Adapté à de nombreux secteurs d’activité, il vous aide à optimiser votre gestion commerciale grâce à de nombreux modules. Son outil CRM vous permet de gérer votre prospection et la conversion de vos clients. Le module contrats et abonnements permet d’automatiser la relance de vos factures et le suivi de leur règlement. Enfin, en plus des autres fonctionnalités disponibles, vous pouvez créer tous vos documents de ventes et gérer sereinement toute la facturation de votre entreprise.

Organiser au mieux vos différents projets

Selon votre secteur d’activité, et la taille de votre entreprise, vous êtes amenés à travailler sur différents projets avec vos équipes. Qu’il s’agisse de projets à court ou long terme, les outils de gestion de projet vont vite devenir indispensable à votre entreprise.

Pourquoi ? Simplement parce qu’ils vous font gagner un temps fou. Les outils de gestion de projet pour entreprise, tels que Trello ou Asana, vous aident notamment à vous organiser facilement et rapidement. En effet, ces solutions vous permettent de gagner en rigueur et de communiquer efficacement avec vos équipes. Avec ces outils, vous pourrez lister et suivre la réalisation de nombreuses tâches. Vous serez également capable d’attribuer des missions et des tâches à chacun de vos collaborateurs, tout en communiquant avec eux en temps réel. Enfin, vous pourrez intégrer tous les documents et notes nécessaires à la mise en place de votre projet.

Finalement, ces outils, souvent disponibles dans une version gratuite mais limitée, vous permettent de réaliser un projet, en équipe, de A à Z. Ils réduisent considérablement les problèmes de communication ou de suivi. Mieux encore, il vous font gagner en efficacité et en rigueur.

Gérer les paies en ligne

Si vous évoluez seul pour le moment, ces outils ne vous concernent pas. Pas encore, du moins. Ils deviendront utiles lorsque vous aurez embauché votre premier salarié. Si cela fait partie de vos projets, vous pouvez consulter notre article à ce sujet : Comment procéder pour embaucher son premier salarié ?

Pour les PME / TPE, par contre, il s’agit d’un sujet important et parfois éprouvant. Ici encore, vous pouvez faire face à deux cas de figure. En effet, vous pouvez faire le choix d’externaliser ou d’internaliser la gestion des paies. Si dans le premier cas, vous n’avez pas grand chose à faire, vous avez tout intérêt dans le second à miser sur un outil de gestion de paie. Oui, c’est un outil incontournable. Mais c’est surtout un outil obligatoire ! Vous ne devez donc pas passer à coté de ces outils pour gérer votre entreprise.

En plus de vous éviter des frais considérablement élevés liés aux services d’un expert comptable, ces outils vont vous permettre de :

  • Simplifier toutes vos démarches administratives
  • Réduire au maximum le risque d’erreurs lors du traitement des données
  • Gagner beaucoup de temps, par conséquent.

Si vous n’avez pas encore investi dans un outil de gestion de paie pour votre entreprise, nous vous conseillons de parcourir cet article. Il vous aidera à en saisir les enjeux et à identifier l’outil fait pour vous.

Plateforme marketing : l’un des meilleurs outils pour votre gestion d’entreprise

Gestion des paies : check. Votre gestion commerciale ? C’est désormais un jeu d’enfant grâce à Kwixeo. Enfin, la gestion de projet n’a plus de secret pour vous depuis que vous avez découvert Asana et Trello. Il est désormais temps de songer à des solutions pour faire évoluer votre entreprise et sa communication. Ainsi, parmi les outils indispensables à la bonne gestion d’entreprise, il nous est impossible de passer à coté des plateformes marketing, et plus particulièrement des outils emailing.

Ces derniers participent à l’élaboration d’outils de communication destiné à vos prospects et clients :

  • Créez et envoyez vos newsletters auprès d’une base de données que vous aurez constituée dans les règles
  • Communiquez rapidement et largement sur vos actualités, vos offres ou les promotions en cours
  • Automatisez la prise de contact avec vos prospects pour les convertir en clients sans effort

Nous vous conseillons naturellement Mailchimp ou Mailjet, qui restent les plus connus sur le marché. Ils sont très simples à prendre en main, et permettent de réaliser et envoyer facilement de nombreux supports. Vous n’avez plus qu’à observer les résultats.

Choisir des outils pour gérer vos réseaux sociaux et garder un oeil sur la réputation de votre entreprise

Dernier outil pour assurer la gestion de votre entreprise, et pas des moindres : les plateformes de gestion des réseaux sociaux. Avant de s’intéresser à ces outils et à ce qu’ils peuvent vous apporter, vous devez saisir l’intérêt pour votre entreprise d’être présente et visible sur le web. Oui, c’est un vrai conseil : investissez dans les réseaux sociaux ! On vous explique ici pourquoi.

Ces outils ont un double intérêt pour vous. D’abord, ils permettent à la personne qui s’occupe des réseaux sociaux de gagner énormément de temps. Ils offrent effectivement la possibilité de gérer la totalité de vos réseaux sur une seule et même plateforme. Vous pouvez y programmer vos futures publications et interagir directement avec votre communauté en quelques clics.

Mais ce n’est pas tout ! Les plateformes telles que Hootsuite ou Buffer, spécialisées dans la gestion de réseaux sociaux, vous permettent surtout de garder un oeil sur votre entreprise et celle de vos concurrents. Vous pouvez ainsi suivre les retours positifs et/ou négatifs sur votre entreprise. Vous pourrez également surveiller la communication des entreprises concurrentes, et éventuellement vous en inspirer.

Enfin, ces outils vous permettront d’étudier les résultats de votre communication digitale et d’estimer votre retour sur investissement. Vous pourrez ainsi établir des rapports, et optimiser autant que nécessaire votre communication sur vos réseaux sociaux.

Ca y est, vous avez désormais tous les outils en main pour bien gérer votre entreprise. Il s’agit désormais de tester nos propositions et d’adopter celles qui vous conviennent le mieux.